Seguro has escuchado el adagio popular ¡El tiempo es oro! Acá te comparto tres mecanismos para que midas cómo gastas tu tiempo y puedas saber si lo cuidas como el dinero.
En nuestra vida diaria, el tiempo es el recurso más valioso y limitado que tenemos. Sin embargo, la mayoría de las veces no somos conscientes de cómo lo estamos utilizando.
Medir cómo gastamos nuestro tiempo no es solo una práctica útil, sino una necesidad en el mundo acelerado de hoy. Nos permite mejorar nuestra productividad, eficiencia y calidad de vida en general.
Y aunque decimos con frecuencia que el tiempo es oro, pocas personas dedican tanto tiempo y esfuerzo a analizar cómo gastan su tiempo como el que dedican al manejo de su dinero. Soy un convencido de que todos, sin hacerlo conscientemente, desperdiciamos nuestro tiempo y nuestro dinero; aunque sea, mínimas cantidades del mismo.
Aquí te explico por qué es esencial llevar un registro de tus actividades diarias para descubrir esas pérdidas o fugas de tiempo y cómo este hábito puede transformar tu vida.
1. Aumenta la Productividad
Al saber exactamente en qué estas invirtiendo tu tiempo, podrás identificar fácilmente cuáles actividades son productivas y cuáles no lo son. Es decir, cuáles te demandan mucho tiempo pero te generan pocos resultados y cuáles te dan grandes resultados con una poca inversión de tiempo. Esta claridad te permitirá enfocarte en tareas que realmente contribuyen a tus objetivos y eliminar o reducir el tiempo dedicado a actividades que no añaden valor. Además, un seguimiento constante del uso que haces de tu tiempo puede revelarte esos momentos en los que te distraes sin darte cuenta y te ayudará a redirigir tu energía hacia lo que realmente importa.
2. Mejora la Gestión del Tiempo
Con una comprensión clara de cómo usas tu tiempo, organizar mejor las tareas y horarios se vuelve una tarea más sencilla. Esto te ayuda a ser más eficiente, a evitar el desperdicio de tiempo y a asegurar que cada minuto cuente. Planificar y priorizar con base en datos reales te da una ventaja significativa a la hora de cumplir con tus plazos y compromisos, pues muchas veces subestimamos o sobrestimamos el tiempo que una tarea nos toma y esto puede ser contraproducente en términos de sobrecomprometernos y quedar mal con los demás o ser impuntuales.
3. Facilita el Equilibrio de vida
Medir cómo gastas el tiempo y a qué actividades se lo dedicas, te permite asegurarte de que estás dedicando suficiente tiempo a tus responsabilidades laborales sin descuidar tus aspectos personales y familiares. Un buen equilibrio es esencial para mantener una buena salud mental y un bienestar general y somos nosotros mismos los que lo debemos propiciar. Saber cuánto tiempo pasas en cada área de tu vida te ayudará a hacer ajustes necesarios para lograr una armonía saludable. Recuerda que el tiempo es una cantidad fija que no podemos estirar y si queremos dedicarle tiempo a unas actividades tenemos que quitárselo a otras.
4. Identificación de Patrones y Hábitos
Llevar un registro de tus actividades diarias te permite identificar patrones y hábitos que pueden ser mejorados. Por ejemplo, puedes descubrir que pasas demasiado tiempo en redes sociales y no suficiente en actividades físicas. O que pasas semanas y hasta meses sin verte o conversar con familiares o amigos que son importantes para ti. E incluso que nunca tienes tiempo para ti porque se te dificulta poner límites y antepones siempre el bienestar de los otros a tu propio bienestar. Esta autoconciencia es el primer paso para implementar cambios positivos y desarrollar hábitos más saludables y productivos.
5. Facilita el Alcance de Metas
Establecer y alcanzar metas requiere de una planificación y seguimiento cuidadosos del tiempo. Al medir cómo gastas tu tiempo, puedes asegurarte de que estás dedicando el tiempo adecuado a los objetivos personales y laborales que tienes, de manera que estés avanzando hacia su logro de una manera constante y efectiva. Tener una visión clara de tu progreso te motivará a seguir adelante y te permitirá hacer los ajustes necesarios para mantenerte en el camino correcto. La vida pasa muy rápido y si no dedicamos tiempo a lo que nos importa, algo más nos lo ocupará, pues los vacíos de tiempo no existen.
6. Reduce el Estrés
Una mejor gestión del tiempo puede ayudar reducir el estrés al evitar que la procrastinación y las prisas de última hora se apoderen de ti. Saber que estás utilizando tu tiempo de manera eficiente aumenta tu sensación de control y reduce la ansiedad que produce el no saber con cuánto tiempo contamos o si será suficiente para todo aquello que tenemos por hacer. Planificar con anticipación y ser consciente de tus tiempos te permite abordar tus tareas con calma, seguridad y oportunidad.
7. Fomenta la Mejora Continua
Manejar bien el tiempo no es un fin sino un modo de vida. Medir el uso que haces de tu tiempo te permite realizar ajustes continuos en tus rutinas y métodos de trabajo para ser más eficiente. Una vez sabes cuánto tiempo te toma una actividad, puedes experimentar con diferentes enfoques, técnicas y herramientas de manejo del tiempo y determinar cuáles son los más efectivos para ti. Puedes ensayar realizar una misma actividad en diferentes días y horarios para identificar en qué momento y cómo eres más productivo realizándola. Esta actitud de mejora continua te mantiene en constante evolución y te permite adaptarte a nuevos desafíos con mayor facilidad.
HERRAMIENTAS PARA MEDIR CÓMO GASTAS TU TIEMPO
Como puedes concluir, medir cómo gastas tu tiempo puede ser un cambio de juego en términos de productividad y bienestar. Así que si aún no lo mides, empieza a llevar un registro de tus actividades diarias y descubre cómo esta simple acción puede transformar tu vida.
Por ello, si quieres mejorar el uso que le das al tiempo y lograr que este te rinda más, empieza a medir cómo lo gastas, ya que como decía Peter Drucker, “lo que no se mide, no se mejora”.
Para hacerlo, puedes utilizar alguna una aplicación que te lo facilite o una de estas tres herramientas que pongo a tu disposición y que encuentro bien útiles:
1. BITÁCORA DE USO DEL TIEMPO
Herramienta diseñada por Laura Vanderkam, una experta en productividad de mujeres, conferencista y autora de numerosos libros. En algún momento de su vida decidió medir durante todo un año a qué dedicaba su tiempo llevando un registro en bloques de media hora. Después de este tiempo se sentó a analizar y a ser consciente de cómo gastaba el mismo.
Ahora, no es necesario que lo hagas durante un año. Con que lo hagas durante siete días podrás empezar a tener indicios de tus fugas y consumidores de tiempo. Si embargo, entre mayor sea el tiempo que lleves el registro más reales serán los datos pues no estarán sesgados por una semana muy ocupada o por circunstancias especiales que se te presenten.
Acá puedes descargar la bitácora diseñada por Laura y su herramienta de análisis.
2. CUADRÍCULA DE 100 BLOQUES
Para quienes media hora es un periodo de tiempo muy largo para indicar solo una actividad realizada, Tim Urban diseñó una parrilla o cuadrícula de 100 bloques. Estos bloques corresponden a la división de los 1.000 minutos que en promedio una persona pasa despierta diariamente (entre 16 y 17 horas si se tiene en cuenta que dedicamos entre 7 y 8 horas a dormir) en bloques de 10 minutos.
Aquí, en el blog Wait but Why, puedes descargar una versión imprimible de la cuadrícula. De la misma manera que la bitácora de Laura, se debe asociar cada bloque de tiempo a la actividad que se realizó en ella, otorgando un seguimiento más detallado del uso que haces del mismo.
3. 144 BLOQUES
Para quienes consideran que 100 bloques de 10 minutos diarios no son suficientes para registrar todo lo que hacen o para quienes prefieren una herramienta un poco más digital, Brendan Joe inventó 144 bloques inspirado en la Cuadrícula de 100 bloques, abarcando así las 24 horas del día.
Esta herramienta funciona igual que la anterior pero te deja llevar el registro de todos los minutos del día, incluso aquellos en los que estás durmiendo (igual que la bitácora de Laura), pero a través de una página web sencilla y fácil de usar.
Implementa alguna de estas herramientas en tu vida diaria o al menos cuando sientas que el tiempo no te alcanza y observa cómo tu productividad y bienestar mejoran de manera significativa. Recuerda que el primer paso hacia una gestión del tiempo efectiva comienza con la conciencia de en qué y cómo lo estamos gastando.
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