La preparación es la primera y más importante de las cinco etapas que debe tener una reunión para que sea productiva para los asistentes y para la organización.
Si queremos que una reunión laboral sea verdaderamente efectiva, debemos hacer un buen esfuerzo en su preparación. Muchas personas, especialmente en nuestra cultura, no lo hacen y por ello terminan participando en reuniones eternas en donde no se decide nada y que consumen gran parte de la jornada laboral.
Las reuniones, como todo en la vida, sino se planean adecuadamente, terminan requiriendo más tiempo para su ejecución. Sin embargo, la mayoría de las veces obviamos esta etapa porque nos da pereza, porque sentimos que nos quita mucho tiempo, pensamos que hacerlo no es productivo porque no estamos realmente “haciendo” algo. Pero la omitimos sin ser conscientes de los males ello nos trae, no solo en nuestra productividad, sino en la de todas las personas invitadas y hasta en la organización completa.
Hace unas semanas escribí en este blog un artículo sobre las etapas y roles que deben tener todas las reuniones. Pues bien, la preparación es la primera de estas etapas y el gran responsable de que suceda de manera exitosa y de activarla es el líder de la reunión. Recordemos que el líder no es el participante con mayor jerarquía, sino la persona que decide convocar a un grupo para reunirse.
"Al preparar una reunión, su líder debe definir el objetivo, los asistentes, el orden del día y las normas."
Lo primero que el líder debe hacer es definir los objetivos de la reunión. Esto no equivale a definir simplemente el nombre de la convocatoria, sino la meta o lo que quiere lograr al reunirse. Este, por ser el primer paso, por ser la base de la estructura, es la más importante. Sin embargo la mayoría de las veces se obvia o se cree que con el nombre de la reunión es suficiente. O peor aún, dado que citamos a reuniones periódicas las nombramos de manera genérica con algo como ‘Comité de gerencia’, ‘Grupo primario’, ‘Comité proyecto especial’ y no les cambiamos el objetivo (si es que lo creamos), sabiendo que cada sesión debería tener un objetivo único y diferente.
Una vez se tengan los objetivos que se esperan lograr en la reunión, se deben identificar las personas necesarias para poder lograrlo. De nuevo, no porque sea una reunión periódica se requiere que todos los participantes del comité asistan a todas las sesiones. Quizás algún objetivo en particular no tienen nada que ver con ellos y al no invitarlos hacemos más productivo no solo su tiempo sino el de todos los asistentes a la reunión.
Con los dos insumos anteriores se debe proceder a crear el orden del día. Es decir, el listado de temas que se van a tocar, junto con el resultado esperado de dicha discusión y el responsable de prepararlo y presentarlo. Porque esto también es clave, al estructurar una reunión se deben asignar responsabilidades a los participantes, pues como su nombre lo indica es una reunión y no una conferencia dictada por el organizador de la misma. Teniendo en cuenta el tiempo que tomará la presentación, discusión y toma de decisiones frente a cada tema, se le deba asignar en el orden del día un tiempo específico.
Al finalizar la actividad anterior, se podrá calcular el tiempo requerido para tratar los temas listados. A este tiempo, debemos adicionarle un 25% más como colchón, para asegurar que tendremos en la reunión flexibilidad y tiempo suficiente para tratar temas que se alarguen más de lo estimado o para incluir algo extemporáneo que surja. Así, se alcanzará a cubrir toda la agenda sin tener que pedirles a los asistentes que se queden unos minutos más en caso de no haber terminado.
"El orden del día de toda reunión debe contar con un espacio disponible, sin tema asignado, para poder sortear imprevistos o la extensión de algún tema."
Es el momento de evaluar qué tan larga está quedando la reunión. La recomendación es que no supere las dos horas y media porque la concentración de las personas será muy difícil de mantener y además porque la haría poco productiva. Es mejor repartir los temas en dos sesiones más cortas que tratar de abarcar mucho en una sola sesión.
Por último, el líder de la reunión debe definir las normas que van a regir la reunión en lo referente a preparación, manejo del tiempo, uso de celulares y computadores dentro de la sala, duración de las intervenciones, entre otros. Podrás conocer más detalles sobre normas y reglas de las reuniones en una próxima publicación.
Ahora es el momento de que el líder solicite al facilitador (en caso de que este rol lo realice una persona diferente) que coordine todo lo referente con la logística de la sesión: disponibilidad de sala para el número de asistentes definido, tipo de acomodación requerida para las sillas y mesas, equipos y material necesario para el desarrollo de los temas, adquisición o coordinación de las bebidas y la alimentación.
Asimismo, el facilitador, por delegación del líder, es el responsable de coordinar o solicitar la producción del material necesario para que los asistentes se preparen para la reunión. Puede ser la copia de un artículo, un informe de desempeño, un análisis del mercado, por ejemplo.
Luego, el facilitador debe convocar a los asistentes informándoles el lugar, la fecha de la reunión, la hora de inicio, la hora de fin, los objetivos de la reunión, el orden del día (con temas, responsables y duración de cada uno), las normas de la reunión y adjuntarles o hacerles llegar los materiales que requieran leer o conocer antes de la reunión.
Finalmente, el último rol que juega un papel en la etapa de preparación de las reuniones es el de los participantes. Tienen dos obligaciones: confirmar su disponibilidad para asistir a la reunión y prepararse para ella. La preparación va más allá de simplemente separar el espacio en su agenda para asistir. Deben leer y ser conscientes del objetivo de la sesión y cómo pueden contribuir a él. Entender el orden del día e identificar los temas de los cuales son responsables para prepararlos y llevarlos listos el día de la reunión. Además, deben leer el material que les envíen como insumo para su preparación y hacer expedita reunión.
Las reuniones son el reflejo de la cultura organizacional. Cuando los participantes no lleguen preparados, la reunión se debería cancelar.
Como ven, la etapa de preparación demanda no solo trabajo de parte del líder, sino también de todos los asistentes. Además demanda tiempo, mucho tiempo. Por ello hacer reuniones de un día para otro parece muy práctico y da la sensación de agilidad, pero es poco productivo porque no hay tiempo de que el líder las estructure ni se les puede dar tiempo a los asistentes para que se preparen. Y por ello terminan todos juntos haciendo cosas, como leer un reporte o hacer unos cálculos, que pudieron y debieron haber hecho de manera individual.
Quizás no todas las reuniones las vayas a terminar preparando de una manera tan estructurada, pero te aseguro que en las que apliques esta forma de preparación van a ser mucho más productivas. Piensa en las sesiones de las Juntas Directivas de las compañías. Cuando son bien preparadas funcionan de una manera bien similar a la anteriormente descrita.
Atrévete a preparar una reunión que lideres de esta manera y cuéntanos qué cambios percibiste en la productividad de la reunión.