Si no mides en qué gastas tu tiempo, no podrás implementar acciones efectivas para manejarlo mejor. Mide cómo lo gastas para que puedas empezar.
Peter Drucker decía que lo que no se mide no se puede mejorar. Esto es cierto en todos los aspectos de la vida y mucho más en el manejo del tiempo. Si no mides cómo te estás gastando tu tiempo, ninguna herramienta que apliques para tratar de utilizarlo mejor te va a servir.
Podría decir que no conozco a nadie que se pase su día haciendo un seguimiento estricto de todo lo que hace para registrarlo y luego poderlo analizar. Es más, creería que nadie se la pasa midiendo de manera detallada a qué dedica cada minuto de su día. Sin embargo conozco varias personas que hacen un seguimiento detallado de cada uno de los gastos que realizan para poder identificar en qué y cómo se gastan su dinero.
¿No les parece paradójico? El dinero se puede volver a conseguir. Podemos trabajar más, montar un negocio, hacer inversiones, recibirlo de regalo y hasta ganarnos la lotería. Hay muchísimas formas de obtener dinero. Mientras que el tiempo es irremplazable y no existe forma de obtener más. Nadie nos lo puede regalar ni podemos comprarlo en ninguna parte. Hay personas que dicen incluso que los años que tenemos no son los que hemos vivido, sino los que nos quedan por vivir. Esto tiene sentido dado que hora que gastamos, hora que no podemos volver a recuperar.
“Hay más personas midiendo en qué gastan cada peso, que personas midiendo en qué gastan cada minuto.”
No vayan a creer que lo que pretendo sugerir entonces es que en adelante se vuelvan unos maniáticos del Excel llevando un registro minucioso de cada uno de los minutos que gastan en sus vidas –aunque no sería mala idea–. Lo que les sugiero que lo hagan al menos durante una semana para que se den cuenta de cómo gastan sus días. Que se den cuenta qué es lo que hacen con su tiempo. Esta es una idea que no se me ocurrió a mí, lo leí de Laura Vanderkam, una experta en el manejo del tiempo y autora de varios libros sobre el tema, quien lo realizó durante un año completo.
Se deben estar preguntando qué sentido tiene medir durante un año –o una semana– lo que hacen. Es más, deben estar pensando que con todo lo que tienen por hacer a qué horas van a sacar tiempo para poder medir cada actividad. Pero les aseguro que no les va a tomar más de 5 minutos al día y que en cambio se darán cuenta que en general su vida no es tan agitada como creen. Ni todas las semanas del año son como la más ocupada.
Todos tenemos picos en nuestros trabajos o en nuestro estudio. Eso es claro. Pero así como hay semanas llenas de entregas, de trasnochadas y que demandan un mayor esfuerzo, también tenemos semanas en donde estamos menos ocupados, podemos salir más temprano, pedimos permisos para ir a una reunión personal o un evento. Semanas en las que nos tiramos en la cama a ver televisión o a hacer una siesta. Momentos en los que no tenemos “nada” qué hacer.
Sin embargo, nuestras mentes están preparadas para trabajar con base en lo que les digamos. Y como nos encanta alardear de los esfuerzos que hacemos, de lo mucho que trabajamos, de las quedadas hasta tarde, de la gran trasnochada para tener listo el informe y de lo mucho que hacemos para mostrarnos trabajadores, la mente empieza a creer que todos nuestros días y todas nuestras semanas son así. Y aunque es verdad que algunas lo son, no en todas nos comportamos de esta manera. Algunas veces podemos celebrar fechas especiales con los compañeros de la oficina aun en horario laboral, podemos ir al acto cívico en el colegio de nuestros hijos a media mañana, podemos trabajar desde la casa toda una tarde. Pero como son cosas que no nos muestran como trabajadores ante los demás, no se las contamos a casi nadie y por falta de repetirlo varias veces, al cerebro se le olvidan y actúa como si nunca hubiera pasado.
“Nos mostrarnos ocupados ante los demás, porque pensamos que eso demuestra que somos productivos.”
Al hacer la medición, lo que se logra es conciencia de todo el tiempo del que disponemos para hacer lo que queramos. Porque de verdad que es mucho. En una semana regular tenemos tanto tiempo libre (después de dormir, comer, trabajar, transportarnos, arreglarnos, ir al baño), como el que dedicamos a trabajar. ¿Eres consciente de eso? Estoy seguro de que no lo eres; es más, debes estar haciendo cuentas para tratar de demostrar que estoy equivocado. Pero no lo estoy.
Lo que pasa es que en el día a día el tiempo se nos escurre de las manos sin darnos cuenta. Entramos cinco minutos a Instagram o Facebook unas ocho o diez veces al día. Atendemos 20 a 30 conversaciones de WhatsApp, muchas de ellas personales, las cuales nos quitan al menos uno a dos minutos cada una. Revisamos Twitter o cualquier portal de noticias al menos una vez al día durante unos 10 minutos. En fin. Hacemos un montón de pequeñas cosas las cuales duran tan poco que creemos que no nos quitan tiempo, pero en realidad, al sumarlos, nos llegan a quitar una, dos, tres o hasta más horas al día.
Por ello te invito a que midas durante una semana cómo gastas tu tiempo. Para hacerlo, puedes descargar aquí de manera totalmente gratuita el formato que usamos en Time Es Cool para ello.
“Descarga la Bitácora de uso del tiempo de Time Es Cool para que midas durante una semana en qué gastas tu tiempo.”
Si haces la medición de manera juiciosa, podrás darte cuenta de cómo se te van tus días; de como se te va tu vida. Podrás darte cuenta de cuánto tiempo realmente dedicas a trabajar. Cuánto a atender reuniones (la mayoría improductivas). Cuánto a hacer ejercicio, leer, meditar o practicar un hobby que te guste. Cuánto a dormir y descansar. Cuánto a compartir con tu pareja, hijos, padres y amigos. Cuánto a navegar en Internet y en las redes sociales.
En fin, puedes usar las categorías que quieras para detallar tu medición. Lo importante es que te sea de utilidad para que te des cuenta de a qué le estás dedicando tiempo y a qué le quisieras dedicar más. Con ello podrás establecer un plan de acción para que vivas la vida que quieres vivir y no la que “te tocó”.