Antes de empezar de lleno con una reunión, debe ejecutarse la etapa de Apertura, para asegurar la sintonía y alineación de todos los participantes.
Desde que publiqué hace algunas semanas en este blog los artículos sobre Etapas y Roles de las Reuniones y Preparación de una Reunión, varios lectores me han escrito pidiéndome que publique con prontitud los artículos con las siguientes etapas que debe tener una reunión. Para darles gusto, hoy les voy a detallar la segunda etapa de toda reunión: La Apertura.
Esta etapa es una que por lo general se omite o se da de manera muy incipiente en las reuniones laborales. Las principales razones para ello son que por ser un grupo que se conoce creemos que no se requiere ningún protocolo para empezar y que por estar a la carrera, y sentir que tenemos la agenda tan llena de cosas, decidimos empezar de una vez con el desarrollo de la reunión –tercera etapa de las reuniones–, en lugar de hacer una adecuada ambientación de los participantes y de los temas.
La apertura de la reunión es responsabilidad única del líder de la misma. Los demás roles que intervienen en la reunión –facilitador, redactor y participantes– juegan un rol pasivo en ella. Por esto, del líder depende que esta etapa sea provechosa y continúe construyendo sobre las bases creadas en la etapa de Preparación.
FUNCIONES DEL LÍDER
1. INICIO: la reunión debe empezar a tiempo, según la hora indicada en la convocatoria. Este es quizás uno de los errores más comunes en la etapa de apertura. Las culturas organizacionales se van a acostumbrando a esperar 5 o 10 minutos tarde, lo cual crea un círculo vicioso porque en lugar de premiar a los cumplidos se premia a los impuntuales. Y como las personas empiezan a conocer la dinámica de las empresas y saben que no pasa nada si llegan tarde, es más, que si llegan temprano van a perder su tiempo, entonces todos empiezan a llegar un poco más tarde y el inicio de las reuniones se retrasa cada vez más.
Muchas personas se quejan de esto, pero dicen que es un problema de su empresa. Lo ven como algo ajeno a ellos. Lo que no son conscientes es que la empresa no es un edificio. Las empresas son las personas y todos como miembros de una compañía formamos la cultura de la organización. De manera si activa o pasivamente acolitamos o permitimos que las reuniones empiecen tarde, nosotros también hacemos parte del problema. No somos ajenos a él.
2. PRESENTACIÓN: para empezar la sesión, se deben presentar los participantes. Esto es especialmente válido para reuniones en las cuales no todas las personas se conozcan. Si por el contrario, todos son conocidos, se puede obviar este actividad de la etapa de Apertura.
Cuando se hace la presentación, entre más dinámica y fuera de lo común se haga mucho mejor, porque predispone positivamente a los asistentes y les cambia el estado de ánimo con el cuál llegaron, sacándolos de la rutina y haciéndolos enfocar en el tema de la sesión.
3. ACTIVACIÓN: una vez presentados, llega el momento de activar a los asistentes. Todos somos personas y tenemos muchas facetas en nuestras vidas. Podemos tener un pariente enfermo, haber tenido un choque camino al trabajo, estar pendientes de la visita de los técnicos del Internet en nuestras casas o estar esperando una llamada importante de un cliente. En fin, son múltiples las cosas que nos pueden distraer o preocupar.
Por ello, es deber del líder asegurarse de saber en qué estado están y cómo se siente cada uno de los asistentes. Indagar si tienen una preocupación o algo que les incomoda. Determinar si su mente puede estar de verdad en la reunión y no en otro lado.
4. OBJETIVO: ya que todo el mundo está concentrado en el aquí y el ahora, se debe validar el objetivo de la sesión. Si bien, este fue enviado en la citación y ya es conocido por todos, es un paso que no se debe obviar pues de él depende la alineación colectiva ante el propósito común y por ende el buen desenvolvimiento de la reunión.
5. ORDEN DEL DÍA: asimismo, el líder recuerda el orden del día –que también fue enviado en la convocatoria–, con los tiempos disponibles para cada tema, y así asegurar que todos los participantes sean conscientes de la agenda establecida y participen en el control de tiempos.
6. REGLAS: además, en esta etapa el líder debe socializar –o recordar– las reglas que regirán a todos los asistentes mientras estén reunidos. Es el momento de solicitar apagar celulares y cerrar computadores, si es que hacen parte de las reglas. Es cuando todos los participantes validamos lo que se podrá y lo que no se podrá hacer para asegurar la efectividad y productividad del momento.
7. REDACTOR: cómo podrán recordar, al definir las Etapas y los Roles de las Reuniones les hablé del rol de redactor, que es quien documenta el acta durante la sesión. Sin embargo, hasta este momento, no había detallado nada sobre él. Y esto se debe a que el redactor se nombra justo al inicio de la sesión.
Recomiendo que sea un rol rotativo, pues hacer actas es de las funciones más aburridas y desagradecidas –desde mi punto de vista–. Y también recomiendo que el rol no lo ejerza nunca el líder de la reunión, porque es muy complejo ejecutar todas las funciones del líder de una manera adecuada y al mismo tiempo realizar la documentación.
8. COMPROMISOS: finalmente, para terminar la etapa de apertura y antes de dar inicio con el Desarrollo de la reunión, se debe hacer el seguimiento de los compromisos cuya fecha de ejecución ya venció. Esta actividad obviamente solo se realiza en las reuniones periódicas o que hayan tenido una sesión previa en la cual se hayan acordado pendientes con una fecha de vencimiento anterior a esta nueva sesión.
En este momento cada responsable de los compromisos debe indicar si lo cumplió como fue acordado, o de ser necesario, negociar con el grupo una nueva fecha para cumplirlo o unas nuevas condiciones de satisfacción.
"Anímense a realizar la apertura de sus reuniones de esta manera y verán lo productivas que se vuelven."