Define las normas que vas a utilizar en tus reuniones y las herramientas lúdicas que utilizarás para su gestión, de manera que sean un espacio agradable pero productivo.
Hace algunos meses publiqué en este mismo blog las recomendaciones sobre cómo preparar una reunión laboral. Ahí, especifiqué que es labor del líder de toda reunión definir las normas que van a regir la sesión. Específicamente deben establecerse normas relacionadas con la preparación previa de los participantes, el manejo del tiempo, el uso de celulares y computadores dentro de la sala, la duración de las intervenciones y el comportamiento en general, con el ánimo de hacer de la reunión un espacio productivo y agradable para todos.
Debido a que he recibido muchas inquietudes con respecto a cuáles son las normas más comunes que deben aplicarse para asegurar que una reunión sea verdaderamente efectiva, ya que la reunionitis es uno de los dolores más grandes en la mayoría de las organizaciones, no solo por la cantidad de reuniones que se tienen, sino también por lo largas y poco productivas que son, voy a detallar las normas que considero más útiles para hacer más efectivas las reuniones y algunas herramientas que pueden utilizar para aplicarlas de una manera más agradable.
NORMAS
Lo primero que debes tener en cuenta es que las normas son como un portafolio de opciones. Están disponibles para ser usadas cuando se requieran, pero no hay que usarlas todas ni en todo momento. Las que vayas a usar dependerán del tipo de reunión, de los participantes, de las dificultades que se tengan y del comportamiento de los asistentes. Evalúalas, analiza y escoge solo aquellas que crees que potenciarán la productividad de tu reunión y que estén acordes con tu personalidad y estilo. Te recomiendo no usar más de tres o cuatro en cada reunión:
Escuchar a los demás: a veces sucede que mientras una persona está hablando los demás están atendiendo el celular o mirando otras cosas en el computador. Esto no solo es una falta de respeto sino que hace que los argumentos se repitan una y otra vez para actualizar a aquellos que estaban distraídos.
Pedir la palabra: parece una norma básica que no requiere ser impuesta, sin embargo en muchas organizaciones no se respeta la palabra y las personas empiezan a hablar cuando otros lo están haciendo o cuando aún no se han terminado de exponer los argumentos para poder empezar el debate.
No hacer comentarios particulares: cuando en medio de una reunión empiezan a darse conversaciones o reuniones paralelas, esto no solo distrae a quién está exponiendo sino que también provoca que quienes estén conversando pierdan la concentración y después carezcan de argumentos suficientes para aportar debidamente en la toma de las decisiones.
Ser breve; no hacer discursos: esta norma ayuda mucho cuando entre los participantes se cuenta con personas que les gusta sentarse en la palabra y repetir una y otra vez sus argumentos, dando vueltas al rededor del tema, en lugar de ser directos y concretos. Aparentemente estas personas están ayudando al desarrollo de la reunión, pero en realidad están haciendo que sea más larga y menos efectiva.
No ausentarse: cuando se está en una reunión uno no debe salirse a atender al teléfono ni llamados de terceros. Cualquier ausencia provoca a su regreso la repetición de los temas expuestos, la suspensión temporal de la reunión o hasta la disolución de la misma. Aplica esta norma si en tu empresa las personas se se salen y entran continuamente durante las reuniones para atender otras cosas.
No temer expresar opiniones o desacuerdos: este recurso es válido para espacios en los que las personas no se sienten cómodos hablando o expresando desacuerdos, pues hacerlo una vez finalizada la reunión no agrega ningún valor para la toma de decisiones del grupo. Además, si somos invitados a una reunión, es porque nuestra opinión y punto de vista son valiosos, de manera que debemos expresarlos.
Aceptar el aporte de los demás: uno de los objetivos de las reuniones es construir de manera colectiva a partir del aporte y puntos de vista de los demás, integrando conocimientos y experiencias diferentes. Por ello, es importante mantener apertura mental y evitar rechazar de manera categórica los argumentos o exposiciones de los otros.
No interrumpir: si en tus reuniones es común que unos se interrumpan a otros y no dejar que las personas terminen de exponer sus argumentos, esta norma podría ser muy valiosa. No solo ordena las intervenciones sino que hace sentir mejor a aquellos que tienen menor rango o una personalidad menos arrolladora.
No repetir lo ya dicho: esta norma siempre ahorra tiempo, pero es especialmente útil cuando todos los asistentes llegan a algún acuerdo y, aún después de ello, las personas empiezan a repetir argumentos a favor de la decisión que ya se ha tomado y los beneficios que tendría el implementarla. Si no se tiene nada nuevo que decir, es mejor no decir nada.
Mantenerse enfocado: irse por las ramas o abordar temas nuevos que vayan surgiendo durante la reunión es muy común. Muchas veces terminamos incluso por abandonar, sin darnos cuenta, los temas de la agenda de la reunión por hablar de otros que fueron surgiendo en el camino, que aunque quizás son importantes, no eran el objetivo por el cual se convocó y por tal motivo las personas no están debidamente preparadas para tratarlo. Y peor aún, aquel tema para el cual se prepararon queda en el olvido para ser atendido en una nueva citación, creando sensación de desazón y pérdida de tiempo.
HERRAMIENTAS
En este momento te estarás preguntando, ¿cómo voy a hacer para implementar estas normas sin terminar pareciendo una persona psicorrígida o amargada? Primero que todo, recuerda que solo debes aplicar entre tres y cuatro normas por reunión. Escoge aquellas que más te servirían en cada grupo. Y además, para hacerlo, te recomendamos usar elementos que ayuden a hacer más amable la implementación de las normas. Es decir, utiliza recursos que vuelvan la aplicación de las normas más un juego que una sanción. Y que la sanción, si se da, sea de carácter social, es decir, que esté a cargo de todos los participantes de la reunión y no solo del líder de la misma.
Algunas de las herramientas que recomendamos poner a disposición para ser utilizadas por todos los asistentes de una reunión son:
Parqueadero de celulares: ubicar una caja o bolsa para que todos los asistentes dejen sus celulares durante la reunión y así evitar que se distraigan fácilmente con sus notificaciones, mensajes y llamadas.
Cronómetro: contar con un cronómetro manual o reloj de arena que limite el tiempo que las personas pueden intervenir. Esto ayuda no solo a controlar tiempos, sino también a que algunas personas terminen dominando la reunión.
Pelota o posta: cualquier elemento que se pueda manipular fácilmente y pasar entre los asistentes sirve para controlar quién habla, pues solo puede hacerlo el que tenga el elemento y, además, ayuda a mantener atentos, despiertos y concentrados a los asistentes, pues en cualquier momento puede caerles la pelota para que participen, haciendo que los callados hablen y los que intervienen mucho se deban controlar.
Libretas y lapiceros: ubicar libretas, tacos de notas o post-it y lapiceros al alcance de todos los asistentes es una buena ayuda para que las personas no interrumpan cuando otros están hablando, para que tomen notas y ordenen sus ideas antes de hablar y para que controlen los argumentos sobre los cuales ya se ha expuesto. Además, evitan los muy usados ‘se me olvidó lo que iba a decir’ y ‘voy a decir algo antes de que se me olvide’, porque si se anota, no se les va a olvidar.
Tarjetas de efectividad: disponer sobre la mesa de juntas un juego de tarjetas de efectividad de Time Es Cool como las de la foto de esta publicación, las cuales puedes conseguir aquí, para que cualquiera de los asistentes las levante en el momento que considere necesario para controlar tiempos, retomar el curso o el foco de la reunión, detener a aquellos que se están alargando en sus discurso o atraer a quienes se están distrayendo de alguna manera.
Recuerda que la clave de toda reunión es la preparación. Por ello, cuando estés planeando tu próxima reunión, identifica las normas que vas a implementar y prepara las herramientas lúdicas que vas a utilizar para su gestión. ¡Cuéntanos cómo te va!
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