Empezar el día haciendo lo más importante es una técnica recomendada por todos los expertos en manejo del tiempo. Pero, ¿cómo saber qué es lo más importante?
Uno de los aspectos más básicos para ser productivo y manejar mejor el tiempo es aprender a clasificar las actividades que se tienen por hacer según su nivel de importancia. Todas las técnicas de productividad y manejo del tiempo hacen referencia a empezar siempre el día trabajando en aquello que tenga mayor importancia.
Sin embargo, identificar qué es lo más importante qué tenemos por hacer en nuestra lista de pendientes es muy difícil. No solo porque es un concepto bastante relativo, sino porque tendemos a confundir lo importante (aquello que nos ayuda a cumplir nuestras metas y objetivos) con lo urgente (aquello que se requiere hacer ya porque el plazo para hacerlo está venciendo).
Y esto último sí que es complejo. Pues, aunque aplicando la técnica de la matriz de manejo del tiempo de Stephen Covey parece algo más sencillo, en realidad no lo es. Tendemos a pensar que todo aquello que hay que hacer porque el plazo se está venciendo es algo muy importante. Pero no todo lo es. La importancia no cambia con la inminencia del vencimiento, mientras que la urgencia sí. Algo es importante aunque falte un año o un minuto para entregarlo.
Por otro lado, el nivel de urgencia sí evoluciona con el tiempo. Algo que debo entregar en un mes, hoy no es urgente. Pero el día antes de su entrega, si no lo he empezado a hacer, se me volvió urgente.
"La matriz de manejo del tiempo de Stephen Covey ayuda a clasificar los pendientes según su grado de urgencia e importancia."
Lo que nos pasa a la mayoría de las personas es que nos encanta (porque es más fácil), atender todo aquello que es urgente, sin importar qué tan importante es. En lugar de abordar de manera productiva nuestros pendientes según su importancia. Por ello, cuando hay muchas cosas urgentes, corremos de un lado para otro y tenemos la agenda llena terminando todo lo que tenemos por hacer. No nos detenemos a pensar qué debo hacer sino que abordo lo que el nivel de urgencia me vaya indicando.
Pero los días en los que no tenemos nada urgente qué hacer, es decir, en los que nada es inminente, nos sentimos relajados y con menor carga laboral, dejando que el tiempo pase sin realmente sacar mucho adelante. Cuando en realidad son aquellos los días en que más productivos podemos ser al dedicarnos a atender lo importante y no urgente que tenemos por hacer.
¿Cómo identificar entonces lo más importante de la lista de pendientes? En general, la forma más adecuada de hacerlo, es analizando qué es lo que más impacto tiene en el logro de tus objetivos, bien sea personales o laborales. El problema es que no todos tenemos claramente identificados nuestros objetivos y mucho menos somos capaces de comparar el impacto que las actividades tendrán sobre ellos.
"Para saber qué es lo más importante de tu lista de pendientes busca aquello que te genere dolor de barriga, que hayas procrastinado mucho o que es lo que harías si solo pudieras hacer una cosas."
Si te identificaste con la afirmación anterior o si se te dificulta identificar qué es lo más importante de tu lista de pendientes (sin pensar en su nivel de urgencia), te damos a continuación tres calves para que lo hagas fácilmente:
1. DOLOR DE BARRIGA
Repasa toda tu lista de pendientes. Recuerda que debe ser única y centralizada, para que puedas visualizar el panorama completo con todo aquello que tienes por hacer (ver artículo sobre manejo de pendientes).
Después de darle esta mirada concienzuda, identifica la actividad que te da más pereza abordar o hacer. Generalmente esto se asocia con un dolorcito o vacío en la barriga. De esas que siente uno cuando va a hablar en público, cuando va a una entrevista de trabajo o cuando se enfrenta a algo desconocido o difícil.
Pues ese pendiente que más dolor de barriga te genere, seguramente es lo más importante que tienes por hacer.
2. PROCRASTINADO
Si eres de los que no siente ningún malestar ni incomodidad al leer tu lista de pendientes, te tengo otra clave. Repasa de nuevo detalladamente la lista de pendientes y analiza cuál es el que más has procrastinado. Es decir, cuál es el que más has estado evadiendo, sin abordarlo o sin terminarlo, dejándolo pasar de un día para el otro, de una semana para la otra, sabiendo que lo tienes que hacer pero te ocupas mejor en otras cosas que en ello.
Bien, ese pendiente que más hayas procrastinado debe ser, de tu lista, el que más importancia tiene.
3. SOLO UNA COSA
Si ninguna de las dos técnicas anteriores te funciona, tengo una última. Revisa tu lista de pendientes bajo la siguiente óptica. Si te fueran a operar mañana y fueras a quedar incapacitado durante el resto del año, cuál sería la actividad que realizarías que crees que le aportaría más a las responsabilidades y funciones de tu cargo.
Debes escoger solo una. Piensa en aquella que haría que tu jefe te valorara más, que pensara que eres definitivamente la persona indicada para ese trabajo y que no ve la hora de que regreses de tu incapacidad para volver a contar contigo.
Ese pendiente que identificaste cómo el que harías si solo pudieras hacer una cosa de todo tu listado es lo más importante que tienes por hacer.
Aplicar de manera recurrente estas técnicas para identificar la importancia de los pendientes, ayuda a priorizar lo que tenemos por hacer, permitiéndonos ser más productivos y obtener más y mejores resultados. ¡Inténtalo! Y si quieres aprender más técnicas para priorizar e identificar lo importante, realiza ya nuestro curso online Clínica del Tiempo haciendo clic aquí.