• Juan P. Lema

Reuniones más cortas y productivas

En la forma cómo se controle y ejecute el Desarrollo de una reunión, radica gran parte de la productividad de la sesión y del equipo.

Hace algunos meses expliqué en este blog las etapas que debe tener una reunión: Preparación, Apertura, Desarrollo, Cierre y Extensión. Ya he detallado en publicaciones anteriores las dos primeras etapas, al igual que las normas que pueden usarse para hacer más productiva una reunión. Ahora explicaré con detenimiento la tercera etapa del proceso de las reuniones: el Desarrollo de la sesión.


Por lo general, esta es la única etapa que con seguridad tienen todas las reuniones que se realizan, pues casi todas carecen de Planeación y Extensión, mientras que las etapas de Apertura y Cierre, si bien existen, se realizan de una manera muy incipiente. Pero la etapa de Desarrollo, por ser el centro, la esencia del trabajo en equipo, nunca hace falta. Lo que hace falta, por lo general, es que se realice de una manera adecuada, organizada y bajo lineamientos que hagan el espacio productivo para los asistentes, el equipo y la organización.


Antes de detallar cómo debe ser el Desarrollo de la reunión, es importante que recordemos que una reunión se debe realizar solo para tomar decisiones o llegar a acuerdos, es decir, para hacer de manera conjunta aquello que no se puede hacer de manera individual. Y acá radica el principal problema de la etapa de Desarrollo de las reuniones, pues se usa para lo que no es. Muchas veces en esta etapa los equipos se ponen a leer informes de manera conjunta, a mirar documentos o presentaciones que cada uno de los asistentes pudo y debió haber mirado de manera individual durante la etapa de Preparación de la reunión y por esto es que las reuniones se alargan tanto. En lugar de esto, las reuniones deben ser únicamente para debatir o analizar lo leído de manera individual, para comparar puntos de vista, para contrastar posiciones y, finalmente, llegar a acuerdos o tomar alguna decisión al respecto.


Además, no olvidemos que previo al Desarrollo, acaba de suceder la Apertura de la reunión. Momento en el cual se revisaron el objetivo y la agenda de la reunión. Se recordaron las normas que regirían la sesión. Y se hizo seguimiento a compromisos de reuniones anteriores, entre otras cosas. Todas estas actividades estando a cargo del líder de la misma.


Al pasar al Desarrollo de la reunión, ya no es solo el líder, sino que todos los roles empiezan a jugar un papel más activo. Veamos:


1. El redactor es quien se encarga de la ingrata labor de tomar notas para elaborar el acta. Mi recomendación – como lo dije en una publicación anterior –, dado que es una actividad tan dura y poco agradecida, es que se rote entre todos los asistentes a la reunión, excepto el líder, pues quien ejerce el rol de líder tiene tantas otras funciones que hacer durante esta etapa, las cuales veremos más adelante, que si se pone a tomar nota para realizar el acta no termina haciendo nada bien.


2. Los participantes deben, como el nombre de su rol lo dice, participar. Las actitudes pasivas no son útiles. Si alguien fue invitado a una reunión es porque su punto de vista a partir de su conocimiento, su experiencia, su jerarquía o su rol son vitales para tomar la decisión que se está analizando y por ello el quedarse cayado o no participar no es una opción para ninguno de los participantes. Además, deben permanecer concentrados, sin distraerse con celulares ni computadores ni salirse para atender otros asuntos. Deben estar en el aquí y el ahora.


3. Finalmente, el líder de la reunión es quien tiene más responsabilidades durante esta etapa, –y por ello es que no debe encargarse de tomar notas para realizar el acta – porque no solo es líder sino que también es participante y debe intervenir activamente compartiendo sus puntos de vista y opiniones, pero además en él recae la responsabilidad de mantener el control y el orden para que la sesión sea productiva, agradable y enriquecedora.


En detalle, el líder debe:

  • Controlar tiempos: dado que el líder fue quien diseñó la agenda y definió desde la etapa de Preparación el tiempo que se dedicaría a debatir y analizar cada tema, debe mantener durante toda la sesión un control estricto del tiempo dedicado a cada uno, evitando que se alargue y, finalmente, la agenda se salga de control, llevando a incumplir los objetivos planeados.

  • Mantener el foco: con el fin de alcanzar el objetivo de la reunión, debe además estar alerta a momentos en los cuales las discusiones tomen rumbos inesperados o se salgan del tema principal que se está tratando, para volverla a centrar, retomar y, de ser necesario, llevar estos nuevos temas al parqueadero de temas para ser tratados más adelante si hay tiempo o en una futura sesión en la que se incluya como parte de la agenda de discusión.

  • Concluir discusiones: como muchas personas son propensas a excederse en ejemplos, historias o explicaciones, a decir lo ya dicho, a repetir lo que otros ya han expuesto y, en algunos casos, a hablar, hablar y hablar pero sin llegar a ningún acuerdo ni conclusión, es responsabilidad del líder identificar cuál es el momento propicio para cortar la argumentación y propiciar la conclusión de los debates, para llegar al acuerdo que se requiere tomar.

  • Impedir dominantes y desapercibidos: al hacer la lista de los invitados a la reunión, seguramente se eligió cada uno de ellos por su nivel de conocimiento, experiencia y autoridad. Por ello, el líder debe velar porque todos participen y ninguno se quede en silencio sin aportar sus puntos de vista, pues son valiosos y necesarios para la discusión. Además, debe evitar que uno o dos participantes dominen la conversación y sean los únicos que se hagan sentir para tratar de imponer sus puntos de vista, intereses o deseos.

  • Evitar distracciones e interrupciones: aunque la implementación de las normas es una labor colectiva, la mayor responsabilidad recae en el líder, pues cada vez que alguien se sale de la reunión para atender algo más, cada que alguien se distrae en su teléfono o en su computador, está haciendo que la sesión sea menos productiva y que al final el tiempo requerido para tratar el tema sea mayor. Por ello, el líder es el primero que debe, no solo dar ejemplo, sino también controlar las distracciones e interrupciones de otros durante la sesión.

  • Incorporar invitados: planear la agenda de una reunión en la que no todos los participantes tienen que estar durante toda la sesión, sino que pueden llegar solo para los temas en los cuales son requeridos, es una de las maneras más fáciles y prácticas para hacer productiva una reunión. Una agenda temática bien construida y un control de tiempos adecuado, ayudará a que la incorporación de invitados en momentos específicos sea fácil de implementar y una práctica bien acogida por todos en la organización.

  • Asignar responsables y fechas: finalmente, cuando se llegue a acuerdos o se tomen decisiones y surjan compromisos, es responsabilidad del líder concretar muy bien qué se requiere hacer, para cuándo y quién va a hacerlo. En los casos en los que los responsables de la ejecución sean varias personas, siempre debe elegirse a una sola para que sea el responsable del cumplimiento del compromiso ante el comité o el grupo de la reunión, y que por fuera de la sesión se encargue de coordinar acciones con los demás equipos o personas que intervienen en la ejecución. Porque si no se define un responsable único, sino que se diluye la responsabilidad entre varios, termina pasando que lo que es responsabilidad de muchos, no es finalmente responsabilidad de ninguno.


Pon en práctica estas recomendaciones siempre que asistas a una reunión, pero especialmente en aquellas que lideres y verás lo productivas que serán.

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