Si eres de los que cree que las actividades operativas sencillas no son un problema para tu productividad porque toma muy poco tiempo hacerlas, estás muy equivocado.
Todos debemos realizar en nuestro día a día actividades operativas repetitivas. Sin importar qué tan alto sea nuestro cargo, ni cuantas personas tengamos a cargo, debemos ejecutar tareas operativas todos los días, tanto en nuestra casa como en nuestra oficina. Tareas a las que no les vemos valor agregado y que nos encantaría no tener que hacerlas.
Me refiero a tareas como firmar cartas, formatos o documentos, responder correos electrónicos, realizar aprobaciones en el sistema de la compañía, hacer pagos en la sucursal virtual del banco, realizar llamadas, pedir una cita médica, cocinar el almuerzo diario, regar las matas, archivar documentos, planchar la camisa, etc. Son muchísimas las tareas operativas que debemos hacer en nuestras jornadas, las cuales, en general, no quitan mucho tiempo cada una y precisamente en ello radica su peligrosidad en cuanto a la productividad.
"Actividades como firmar cartas, hacer llamadas, realizar pagos pueden ser un peligro para la productividad."
Se estarán preguntando por qué afectan la productividad si precisamente son tareas cortas. Se debe a que a las personas nos encanta lo fácil, lo conocido y lo cortico. Y por ello cuando vemos que tenemos muchas cosas por hacer en nuestra lista de pendientes empezamos a buscar cómo reducirla. La primera estrategia que se nos viene a la mente es hacer todo aquello que sea fácil y cortico. Y por ellos nos ponemos a hacer estas tareas operativas, lo cual trae consigo tres problemas relacionados con el manejo de nuestro tiempo.
LOS PROBLEMAS
El primer problema radica en que la mayoría de las veces las hacemos cuando cuando recién empieza nuestra jornada. Es decir, cuando nuestro cerebro y nuestra capacidad mental están en su máximo esplendor. Y seamos sinceros, para hacer este tipo de tareas no necesitamos tener activos el 100% de nuestros sentidos. La mayoría de ellas las podemos hacer incluso teniendo nuestra mente ocupada en otras cosas, como escuchar música, oír un podcast, o ver televisión, pues por ser actividades repetitivas funcionamos como autómatas mientras las realizamos.
El segundo problema que tienen este tipo de actividades operativas, es que, aunque no son lo más importante que tenemos por hacer, siempre encontramos un momento para hacerlas. Porque nos es muy difícil sacar una jornada entera para realizar el plan estratégico del próximo año, o una tarde para preparar el plan de ventas del siguiente mes, o un par de horas para analizar los Estados Financieros del año pasado. Pero siempre encontramos tiempo para firmar una carta o hacer una llamada, porque quién no tiene dos minutos.
Esto nos lleva a enfocarnos en hacer lo que no es tan importante en nuestra lista de tareas, y que podríamos incluso delegar, en lugar de dedicarnos a hacer aquellas actividades que van a contribuir a los resultados que estamos buscando, y que la mayoría de las veces son largas, difíciles y desconocidas.
El tercer problema que tienen las actividades operativas es que, al hacerlas de manera individual, pareciera que no nos roban mucho tiempo Sin embargo el tiempo que nos toman no puede medirse solo pensando en lo que tarda su ejecución. A este, debemos sumarle también el tiempo que requiere el cerebro para ponerse en la disposición de realizar dicha actividad y la preparación de elementos o herramientas necesarias para poderla ejecutar (como autenticarse en la aplicación del banco, o marcar un teléfono hasta lograr la comunicación esperada).
LA SOLUCIÓN
Por ello, una buena técnica para realizar las actividades operativas repetitivas de manera productiva es agrupándolas. Así en lugar de hacerlas de manera suelta, por ejemplo haciendo una llamada a las 8:05 a.m., otra a las 8:47 a.m., y una más a las 9:32 a.m., lo ideal es agruparlas y destinar media hora al día para hacer todas las llamadas.
Igual sucede con los pagos. En lugar de ingresar diez veces en el mes a la aplicación del banco para realizar pagos y transferencias, se deberían acumular por una o dos semanas, sin dejar que se venzan, y dedicar 15 o 20 minutos seguidos a realizarlos.
"Agrupar las actividades operativas repetitivas, hace más productiva la jornada.
Esta metodología de agrupamiento funciona para todo. Piensen en cómo podrían optimizar su semana si cocinan el domingo los almuerzos de toda la semana, en lugar de tener que cocinarlos cada día. O si planchan las camisas de toda la semana juntas, en lugar de plancharlas una a una cada que se las van a poner. Ahorran tiempo no solo en la ejecución de estas tareas, sino también en los tiempos perdidos mientras hierve el agua o mientras se calienta la plancha por ejemplo.
Pónganlo en práctica en cualquiera de los ámbitos que les he descrito. Veran cuánto tiempo ganan archivando al final del mes todos los documentos que tengan, en lugar de hacerlo cada que les llega uno de ellos. Respondiendo al final de la mañana y al final de la tarde todos los correos recibidos durante la jornada, en lugar de tener el correo abierto todo el día y estar respondiendo de manera inmediata. Regando todas las matas el mismo día en lugar de regarlas cada una en un día diferente.