• Juan P. Lema

Agrupa las tareas por temas

Al igual que las líneas de producción, nosotros generamos más y mejores resultados cuando nos dedicamos durante un periodo de tiempo a un mismo tipo de actividad.


Una de las mejores técnicas que aplico en mi día a día, y que me ayuda a ser más productivo, es agrupar mis tareas y todo lo que tengo por hacer por temas. Entre más parecidas entre sí, mucho mejor. De esta manera divido la jornada por bloques dedicados a una misma actividad y logro generar resultados impresionantes en cantidades de tiempo muy reducidas.

Esta técnica es tan buena que incluso hay quienes la llevan al extremo de trabajar en un solo tema cada día de la semana y hacen solo cosas relacionadas con dicho tema en ese día. Así, dedican un día a temas administrativos, otro a temas operativos, otro a temas comerciales, etc. Sin embargo, yo no encuentro este nivel tan fácil de aplicar y por ello no lo uso.


Pero como les decía, lo que sí hago es tratar de agrupar las tareas por temas y dividir mi día en bloques para atender cada uno de estos temas. Y esto no solo me da muy buenos resultados sino que puede ser aplicado por todo el mundo. No importa si eres empleado o independiente. No importa si eres médico, administrador o comunicador. A todos nos sirve.


¿POR QUÉ FUNCIONA?


La razones por las que agrupar las tareas por temas es tan adecuado y nos ayuda tanto a nuestra productividad son tres:


  1. Elimina tiempos de preparación y calentamiento. Cada vez que abordamos una tarea, no solo nuestra mente debe prepararse e identificar claramente qué es lo que debemos hacer, sino que nuestro entorno debe acondicionarse con los elementos, información y sistemas necesarios para hacerlo. Al realizar de manera continua varias actividades similares evitamos que para cada una de ellas se tenga que dar este tiempo y, como se diría coloquialmente, aprovechamos que ya estamos calientes para seguir haciendo más de lo mismo.

  2. Genera un ritmo o cadencia. Debido a que vamos a haciendo algo de manera repetida, vamos tomando velocidad y la repetición nos va llevando a hacer cada vez la misma tarea de una manera más rápida y mejor. Nos lleva a aprovechar la experiencia. Nuestra mente está totalmente clara frente a qué hay qué hacer, cómo hay qué hacerlo y qué necesitamos para hacerlo. Es la eficiencia que genera el hacer la misma cosa de manera repetida.

  3. Ayuda a tener foco. Al centrar la atención en una sola cosa, por un periodo dado de tiempo, evitamos tener que estar pensando en diferentes temáticas, lo cual es costoso tanto a nivel energético como físico. Es algo similar a lo que sucede cuando controlamos las interrupciones y perdemos tiempo mientras nuestro cerebro retoma la concentración en la actividad que se estaba realizando antes de suspenderla para atender el imprevisto.


EN QUÉ PUEDE APLICARSE


El tipo de actividades o tareas que puede agruparse por temas para trabajar por horas, tardes o días es infinito. Es casi tan grande como los tipos de actividades que cada uno realiza en su trabajo y en su casa. Lo importante es encontrar patrones o similitudes y poner la técnica en práctica.


Estos son algunos ejemplos:


  • Llamadas: junta todas las llamadas que tengas por hacer y dedica media hora del día, para hacerlo. Inclusive si este momento lo tienes después de almuerzo te ayudará a aprovechar esta difícil hora para tu productividad.

  • Firmas: suscribe únicamente en un mismo momento del día todos los formatos, cartas y demás documentos que tengas para tal fin.

  • Aprobaciones: da las autorizaciones o liberaciones que debas hacer en un sistema o plataforma en un mismo momento. Evita perder tiempo accediendo una y otra vez varias veces durante tu jornada.

  • Pagos: gestiona las facturas, cuentas y demás transferencias bancarias que tengas por pagar agrupándolas en un único momento a la quincena y evita así entrar varias veces a la semana a la app o sucursal virtual de tu banco.

  • Seguimientos: realiza las sesiones de acompañamiento o retroalimentación, uno a uno, con tus liderados, o personas que te reportan, el mismo día de la semana. Te ayuda a tu productividad y les ayuda también a ellos a saber cuándo es el momento de rendir cuentas y de mostrar los resultados de lo hecho.

  • Reuniones: dedica un día de la semana para realizar las reuniones internas de tu empresa. Los lunes o martes son los días más indicados para ello, de manera que el resto de la semana puedas atender otro tipo de actividades.

  • Lecturas: junta todos los reportes, informes, contratos o cualquier otro tipo de documentos que tengas por leer y dedica un momento a la semana para hacerlo, en lugar de abordarlo cada uno, de manera independiente cuando lleguen a tus manos.

  • Escritos: escribe los artículos, post para tus redes sociales o mensajes para tus colaboradores, clientes o proveedores en un mismo momento. Hazlo de manera conjunta en lugar de llenar con ellos espacios de tu día, entre otras actividades que tengas por hacer.

  • Publicaciones: si gestionas redes sociales de tu marca o empresa, dedica un momento de la semana para programar todas las publicaciones que debas realizar, sin importar la plataforma que utilices. Y si tienes insumos para más de siete días, mucho mejor.

  • Búsquedas: junta las imágenes, artículos, información, documentos o cualquier tipo de contenido que necesites buscar, para que lo hagas en un solo momento en lugar de hacerlo de manera individual varias veces a lo largo del día.

  • Emails: lee tus correos electrónicos por bloques. No mantengas abierta tu bandeja de entrada sino que dedica dos o tres momentos en el día de unos 15 a 20 minutos cada uno y lee los mensajes que recibas solo en estos espacios.

  • WhatsApp: al cual que el correo electrónico, gestiona los mensajes de WhatsApp por bloques. En lugar de atender este sistema de mensajería cada que alguien te escribe, destina seis u ocho bloques de unos 10 minutos al día para revisar y responder los mensajes que te han llegado desde la última revisión.

  • Archivo: agrupa en un solo lugar tanto los documentos físicos como los electrónico que quieras conservar y, en lugar de buscarles sus sitio definitivo uno a uno, destina media hora a la semana o a la quincena para procesarlos y dejarlos totalmente organizados.

  • Almacenamiento: similar a lo que ocurre con la documentación que archivas, gestiona las cosas y objetos físicos que desees guardar o almacenar de manera unificada en un mismo momento del día o de la semana.

  • Enfermedades: si eres médico internista o general, otorga citas de seguimiento a tus pacientes para días diferentes según su enfermedad. Los de diabetes los lunes, los de tensión los martes, los de tiroides los miércoles, etc. Tanto tú como tu asistente ganarán mucha productividad.


Seguramente no todos estos ejemplos te aplicarán, pero estoy seguro de que en este punto ya debes tener una idea bastante clara del tipo de actividades que podrás agrupar por temas para hacer tus días más productivos. Y también te habrás dado cuenta de que aunque funciona muy bien para las actividades operativas, no es exclusiva de ellas.


Además no olvides que la mejor forma de asegurar momentos para la gestión de este tipo de actividades es gestionarlas desde tu calendario. Separa los momentos adecuados, con la periodicidad que definas en tu agenda, para que puedas llevarlos a cabo.

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