Podemos decidir qué hacer en cada momento a partir de nuestra lista de pendientes o desde el calendario. Pero este último nos ayuda a hacerlo mucho mejor.
De manera insistente hemos hablado en este blog de la importancia de contar con una lista única de pendientes. Un conglomerado de todo los que se tiene por hacer. Que se lleve en cualquier dispositivo que viaje con nosotros todo el tiempo, como un teléfono móvil o una libreta, y en el cual podamos categorizar los pendientes, para agrupar aquellas tareas que se parecen entre sí y logremos aumentar así nuestra productividad en su ejecución.
Sin embargo, también les hemos dicho que si quieren lograr un balance entre su vida personal y laboral, y asegurar un momento adecuado para realizar todas las actividades rutinarias, además de aquellas personales que tanto desean, deben conjugar la lista de pendientes con el calendario. Es por ello que en este artículo detallaremos más la importancia y la forma cómo deben trabajar desde su calendario.
ENFRENTAR UN MONSTRUO
Definir cada mañana en qué vas a trabajar durante el día, escogiendo a qué vas a dedicar tus esfuerzos y energías de entre todo lo que tienes en tu lista de pendientes, podría ser como enfrentar la Hidra de Lerna, aquel monstruo mitológico al que le salía otra cabeza cada que Hércules le cortaba una.
Esto, porque una lista de pendientes unificada y centralizada, que esté bien hecha, que esté escrita de manera detallada para que podamos pasar de la lista de pendientes a la acción, puede llegar a tener muchísimas actividades. Incluso tantas, que podría llegar a ser interminable. Pues como el mencionado monstruo, cada que terminemos con un pendiente y lo queramos eliminar de la lista, nos aparecerán dos pendientes más por hacer. Simplemente es como si se reprodujeran.
Y al mirar a este monstruo, lleno de cabezas, nos será muy difícil decidir cuál de todas atacar. Y seguramente, en lugar de ser más productivos, terminaremos por ser todo lo contrario. Porque una lista con muchas opciones de dónde escoger nos lleva a perder tiempo de dos maneras, inclusive desde antes de ponernos a trabajar.
La primera manera como perdemos el tiempo es decidiendo cuál pendiente enfrentar. Escoger la cabeza adecuada, mientras sopesamos los beneficios y dificultades de cada una, nos toma siempre mucho tiempo. Y nos generara lo que se conoce como parálisis por análisis, dejando que el tiempo pase y se nos agote, incluso antes de poder empezar.
La segunda forma en la que trabajar desde la lista de pendientes nos lleva a perder tiempo, es que en nuestro afán por ir eliminando tareas, o cabezas, nos inclinamos generalmente por ejecutar primero las más pequeñas, las más cortas o las que nos implican menor complejidad. Sabiendo incluso que acabar con estas tareas no hace más que mantener vivo al monstruo de las mil cabezas, alimentando y haciendo crecer el temor que nos generan las cabezas más grandes. Aunado además a que, en lugar de enfrentar las tareas según su importancia, terminamos agotando rápidamente nuestras energías al dedicarnos primero a tareas de menor valor, desaprovechando el momento más productivo del día.
Estas dos situaciones tienen el agravante de que al final del día nos angustiamos al ver que nos quedan muchas cosas por hacer y que, en lugar de reducir nuestra lista de pendientes, lo que hicimos fue dejarla aumentar, tanto en cantidad como en complejidad. Entrando en un sinfín agobiador. Pues está demostrado que la mayoría de personas que enfrentan su día a día desde la lista de pendientes, en lugar de hacerlo desde el calendario, no alcanzan a terminar todas las actividades que se fijan como meta para sus jornadas.
UN ARMA CONTUNDENTE
Para evitar que te pase lo antes descrito, te proponemos usar un arma contundente contra la falta de productividad. Programa semanal o diariamente los pendientes en los que vas a trabajar en tu calendario, y seguir tu programación de manera estricta. Es decir, al planear cada jornada debes separar bloques específicos de tiempo para cada una de las metas que quieras alcanzar cada día y evitar que estos espacios sean interrumpidos u ocupados por algo o alguien más.
“Si no estás ocupado trabajando en tus propias metas, vas a estar trabajando en las de alguien más”.
Trabajar de esta manera, apegado a tu calendario, te traerá beneficios como:
Enfocarte y trabajar primero en las cosas más importantes que tengas por hacer, en lugar de hacerlo en tareas de poco valor o en tareas que sean importantes solo para otros.
Perder menos tiempo decidiendo en cada momento disponible del día, qué actividad o tarea hacer para ocuparte.
Evitar que otros en tu oficina te vean deambulando y se aprovechen de ti para ponerte a hacer otras cosas que los benefician a ellos, dado que estarás todo el tiempo ocupado.
Reducir el estrés debido a la certeza de saber qué es lo que tienes por hacer en cada momento y, sobre todo, que entregarás a tiempo aquello con lo que te has comprometido.
Disponer de momentos específicos para realizar trabajos que requieran alta concentración y poder además realizarlos en los ambientes o lugares más indicados para cada uno de ellos.
Tener tiempo adecuado para realizar y pedir retroalimentaciones y agendar conversaciones uno a uno con los miembros de tu equipo.
Preparar las reuniones laborales en las que debas participar y ayudar así a que sean espacios más productivos, cortos y efectivos.
Sentir que tienes el control de tu agenda y, especialmente, de tu vida.
Contar con el tiempo suficiente para realizar actividades personales, familiares, sociales, relajarte, cuidarte y mucho más.
Ser capaz de poner límites, decir no y aprender a identificar qué es lo verdaderamente importante en tu vida.