• Juan P. Lema

Categoriza tus pendientes

Categorizar los pendientes facilita la ejecución y optimiza no solo el tiempo, sino también los recursos y personas que intervienen. Te cuento como lo hago.

He recibido varios mensajes de personas que pusieron en práctica la creación de la lista única de pendientes, la cual les recomendé hace algunos meses. El problema que quienes me han escrito han tenido con esta técnica, es que ven tantas cosas por hacer que no saben por dónde empezar y se les dificulta administrarla.


La solución para ello es categorizar los pendientes, es decir, asignarle a cada una de las tareas de la lista una categoría específica que permita saber cuáles se parecen con cuales. Así, a la hora de revisar lo que se tiene por hacer o a la hora de ejecutar, podemos optar por hacer todas las actividades que pertenecen a una misma categoría, optimizando no solo nuestro tiempo sino también los recursos que necesitamos para la ejecución.


Las categorías que yo utilizo y que mejor me funcionan son:


1. LLAMADAS: en esta incluyo todas las llamadas que tengo por hacer, tanto personales como laborales. Siempre escribo no solo a quién tengo que llamar sino que además le incluyo para qué lo necesito y, en el caso de no ser un contacto conocido, el teléfono al cual debo llamar.


2. OFICINA: incluye las actividades que debo hacer sentado en la oficina. Afortunadamente gracias a la virtualidad y a que soy independiente, cada vez son menos las cosas que registro en esta categoría. Pero acá va todo lo que solo se puede hacer estando en las instalaciones de tu empresa y las cuales varían según los grados de restricción que tengan los sistemas y proceso de tu compañía. Legalizar gastos de viaje, organizar el cajón del escritorio, archivar un informe físico, radicar un documento y preparar el material del próximo taller, son algunos ejemplos de actividades que se tienen que hacer estando en la oficina.


3. CASA: de manera similar a la categoría anterior, en esta incluyo todo lo que tengo que hacer estando en mi casa. Por ejemplo realizar la lista del mercado, empacar para un viaje, organizar el closet, pintar un daño en una de las paredes del baño, colgar un cuadro, etc.


4. DILIGENCIAS: acá registro todas las actividades que debo hacer cuando estoy por fuera. Cosas como comprar algo de mercado (sí, soy de los que disfruto mercando en lugar de pedirlo de manera virtual), llevar a lavar el carro, sacar plata en el cajero, ir a la notaría a autenticar un documento, sacar unas fotocopias, en fin. Son cosas que no puedo hacer sentado en mi casa ni en mi oficina. Por ello aprovecho una tarde o un rato libre para ir y hacer todas estas diligencias.


5. PAGOS: bajo esta categoría agrupo todos los pagos que debo realizar (al menos los que no puedo matricular en débito automático), para que nunca se me olviden. Así, en lugar de entrar a pagar cada que me llega una factura, dedico dos momentos en el mes para realizar los pagos pendientes. Uno en la primera quincena y otro en la segunda.


6. CONTACTO FRECUENTE “MARÍA”: esta es una de las categorías que más me gusta y que más uso. Tengo una para cada uno de mis contactos frecuentes (María, Moma, Marce, JuanCa). En ella anoto todo lo que se me va ocurriendo durante el día para decirles a cada uno de ellos. Y en lugar de mandarles un correo, un Whatsapp o llamarlos inmediatamente, lo registro acá y les comparto el listado completo una vez al día o cada dos días (para conocer en detalle cómo funciona esta técnica lee aquí la publicación completa).


7. PROYECTO “LIBRO”: de manera similar a la categoría de contacto frecuente, tengo una con el nombre de cada uno de los proyectos que tengo activos (escribir un libro, desarrollar curso virtual, ampliar el mercado de cobertura). Esto me facilita hacerle seguimiento integral y saber en qué están todas las aristas del proyecto. Y, de la misma manera que creo la categoría cuando surge el proyecto, al finalizar el mismo las cierro y desaparecen de mi lista de pendientes.


8. DELEGADAS: esta categoría es de las que me ha parecido más útiles cuando he tenido equipo a cargo, porque así uno delegue la ejecución de una tarea, la responsabilidad de la misma sigue siendo de uno. Por ello, acá llevo un registro de las actividades que he delegado, a quién se las delegué, en qué fecha lo hice y para cuándo me la deben entregar. Con ello evito que se me pasen por alto y puedo hacerles seguimiento detallado semanalmente cuando estoy revisando mi lista de pendientes.


9. DESEOS: la categoría deseos es la que menos tiempo llevo utilizando pero desde entonces me pregunto cómo había podido vivir sin ella. La utilizo para registrar todo lo que me van diciendo y me antojo, pero que no puedo ejecutar ahí mismo. Nuevas series de Netflix, un libro para leer, una película para ver, un autor que me puede interesar, un almacén o un restaurante nuevo para visitar, una receta para ensayar. En fin, son todas aquellas cosas que alguien menciona y que me generan interés, pero que si no las anoto, luego se me dificulta recordarlas.


“Se delega la ejecución, pero no la responsabilidad. “

Como les dije, las anteriores son las categorías que yo utilizo. Pero lo ideal es que cada uno cree las categorías que mejor le funcionen y que se acomoden a su forma de ser. Tengan en cuenta que no es bueno tener muchas categorías, pero que una categoría que agrupe muchos pendientes tampoco es práctica y por ello se debería dividir en dos o más.


Espero que esta publicación les sea de utilidad para administrar mejor su lista única de pendientes.

ContactO

Medellín, Colombia

​​Tel: (+57) 321 700 4810​

Síguenos en

  • Instagram - Grey Circle
  • Facebook - Grey Circle
  • LinkedIn - Grey Circle
  • Twitter - Grey Circle

Al dar clic en Enviar acepto la política de tratamiento de datos de Time Es Cool.

© 2020