Limita la cantidad y tipo de interrupciones que tienes en tu jornada, implementando esta técnica con quienes más te interrumpen.
el tiempo que te roban las interrupciones
Todos tenemos, o hemos tenido, en nuestros trabajos compañeros de oficina, colaboradores o jefes que nos llaman varias veces al día para preguntarnos cualquier duda. Que nos mandan varios correos o chats al día solicitándonos en cada uno algún detalle o cosa sin importancia. O peor aún, que se arriman a nuestro escritorio a pedirnos ‘cinco minutos' reiteradas veces en una misma jornada.
En principio estas pequeñas interrupciones podrían ser consideradas como algo en lo que no hay que fijarse, pues a nadie le suma ni le resta atender una llamada de 30 segundos, responder un correo en 20 segundos o sostener una conversación de uno o dos minutos.
Sin embargo, lo más delicado de las interrupciones no es la duración de cada una de ellas en sí misma, sino el tiempo que tarda nuestra mente en volver a concentrarse y retomar el foco en la actividad que se estaba realizando antes de la interrupción. Algunos autores manifiestan que el proceso de reconexión mental tarda 30 segundos. Otros sostienen que el cerebro tarda entre dos y cinco minutos en adquirir nuevamente la concentración total.
"El tiempo que dedicamos a atender interrupciones puede equivaler al 25% de la jornada laboral."
Cualquiera de los dos escenarios se vuelve devastador cuando estas interrupciones se vuelven cotidianas, repetitivas y permanentes. Porque por lo general no solo provienen de una persona, sino que pueden provenir de cinco o seis diferentes. Esto quiere decir que si en un día cualquiera cada una de estas seis personas nos manda siete correos o chats, nos llama cinco veces y nos visita tres veces en nuestro puesto, tendríamos un total de 90 interrupciones en un día.
Si promediamos la duración de las interrupciones en 30 segundos cada una y le sumamos, al tiempo que nos toma atenderla, un minuto que tardamos en volver a concentrarnos (asumiendo un punto medio entre las teorías manifestadas por los diferentes autores), quiere decir que en un día como el descrito dedicaríamos aproximadamente dos horas y quince minutos a atender interrupciones de terceros, lo cual representa más de la cuarta parte de la jornada laboral.
Cómo disminuir las interrupciones
Pero no te preocupes que la situación no es desoladora. Si te sientes identificado con la situación anterior te invitamos a que implementes con estas personas que te interrumpen la estrategia de Contacto frecuente. Esta consiste en llegar a un acuerdo con cada una de dichas personas para que no te llamen ni te escriban ni te visiten en tu puesto de trabajo cada que se les surja alguna duda. Sino, que las registren en su lista de pendientes.
Ahora, de acuerdo con la frecuencia, urgencia y cantidad de inquietudes que se vayan acumulando, se debe acordar un espacio periódico de revisión de dichos pendientes que puede durar entre diez minutos y media hora. La frecuencia de estos espacios es diferente para cada quien, pero puede ser diario, semanal, quincenal o según la periodicidad que se requiera.
Este espacio debe estar separado en las agendas de ambos y debe respetarse para que la estrategia de Contacto frecuente tenga sentido. Una vez se esté reunido con su contacto frecuente, bien sea de manera presencial o por medio de una llamada telefónica, se repasan y solucionan todos los pendientes, con la ventaja de poder llegar a acuerdos y tomar decisiones sin tener que esperar el análisis o la evaluación de la otra parte.
"Establecer la técnica de Contacto frecuente es una gran forma de dominar uno de los mayores ladrones de tiempo."
Con esto, se puede pasar de una dedicación de más de once horas a la semana a atender interrupciones permanentes de las mismas personas, a espacios formales de trabajo de unas tres hora a la semana, según el ejemplo de las interrupciones y número de personas explicado anteriormente.
Por ello, te invito a que identifiques quienes son esas personas que más te llaman, que mas te escriben emails o chats, y que más te visitan en tu puesto de trabajo, para que establezcas con ellos la estrategia de Contacto frecuente. Verás lo productivo que se vuelven, tanto tú como ellos, y lo mucho que van a lograr sentir que les rinde su tiempo.
Ponlo en practica y compártenos aquí tus experiencias o inquietudes con respecto a esta técnica de Contacto frecuente.