Las llamadas telefónicas son una fuente de interrupciones. Aprender a evitarlas hace que tu jornada sea más productiva.
Podría decirse que los teléfonos son en la actualidad el mayor ladrón de tiempo de las personas. No solo por las múltiples funcionalidades que tienen, las cuales pueden convertirse en grandes distractores, sino también porque no nos despegamos de ellos en todo el día. Son lo primero que tomamos cuando nos despertamos, vamos con ellos a todas partes (incluso al baño), y es lo último que soltamos antes de acostarnos. Muchas veces dejándolo incluso a nuestro lado, en la mesa de noche, para estar atentos por si pasa algo o, simplemente, para distraernos con ellos si nos despertamos a media noche.
Pero en esta publicación no voy a hablar de ninguna de las funcionalidades del teléfono, para eso tendremos otras ocasiones. Me limitaré a hablar de las llamadas. Y esto aplica tanto para las que recibimos y hacemos en nuestro celular, como las del teléfono de la oficina o de la casa (si es que alguien todavía lo usa).
En general, tener noción del tiempo que se dedica a una llamada telefónica es complejo. Mientras hablamos por teléfono se nos pasa el tiempo sin darnos cuenta. Por ello, es tan importante ser consciente de las llamadas que se realizan, pero sobre todo de las que se atienden.
A continuación explicaré cinco técnicas para evitar que las llamadas entrantes sean un ladrón de tiempo. Recuerda que en una publicación anterior expliqué que para dominar los ladrones de tiempo existen tres opciones: eliminar, aplazar o reducir el tiempo que les dedicamos. Todas estas técnicas le apuntan a eliminar o evitar la interrupción proveniente de llamadas entrantes.
1. SILENCIAR
Poner en silencio el teléfono (o incluso en modo avión) durante reuniones y momentos en los que se requiere máxima concentración, no solo es productivo sino que es buena educación. Aunque esta técnica es muy sencilla es la que más nos cuesta implementar.
Creemos que debemos estar disponibles todo el tiempo y que esto equivale a prestar un buen nivel de servicio a los clientes internos y externos. Cuando en realidad no lo es. Nada es tan urgente como para no poder esperar media hora. Es más, piénsalo de la siguiente manera, si fueras montado en un avión en ese momento y te llamaran ¿qué harías? ¿O si estuvieras en medio de una cirugía? El mundo puede seguir funcionando sin ti. Incluso tu jefe, tus pares y tus colaboradores pueden sobrevivir sin ti. Estar disponible no es sinónimo de productividad.
Cuando vuelvas a encender o activar el volumen del celular podrás devolver las llamadas recibidas y saber para qué te necesitaban, lo cual es probable que la mayoría de las veces ya lo hayan solucionado.
2. NÚMEROS DESCONOCIDOS
Atender números desconocidos es, en el 90% de los casos, una pérdida de tiempo. La mayoría de las veces las llamadas sin identificar provienen de un call center para ofrecerte algún producto, generalmente financiero, o es alguien llamando a un número equivocado. Y seguramente te volverá a llamar a los pocos segundos, aún así ya le hayas dicho que es el teléfono errado.
Cuando la llamada pertenece a ese 10% de llamadas importantes, de esas que sí deberías atender, seguramente te van a dejar un mensaje de voz o te van a mandar un mensaje de texto diciéndote que te necesitan. No te vas a perder de nada. Ni si quiera de la llamada para decirte que te ganaste el baloto o el carro que estaban rifando en el centro comercial. Te lo aseguro.
3. CONTACTO FRECUENTE
La técnica del contacto frecuente la expliqué ampliamente hace algunas semanas (ver artículo). Sin embargo, no sobra recordar cómo aplicarla para evitar constantes llamadas entrantes de la misma persona.
Lo primero que debemos hacer, es identificar quienes son las personas que nos llaman varias veces en el día para preguntarnos cosas menores, que no toman mucho tiempo en responder. Una vez las identifiquemos, debemos acordar con ellos que en adelante no te van a volver a llamar cada que se les ocurra algo, sino que van a anotar esas solicitudes en su lista de pendientes bajo la categoría “Contacto frecuente”.
Así mismo van a fijar en sus agendas un espacio periódico, puede ser presencial o telefónico, para resolver todas las inquietudes que estén anotadas en esa lista de pendientes. Este momento puede ser diario, cada dos días, semanal o con la frecuencia que la cantidad y urgencia de los pendientes lo exija.
Lo último que deben acordar son los temas excepcionales por los cuales se deben seguir realizando consultas inmediatas en lugar de esperar a la reunión acordada. Así, las llamadas por temas puntuales pasarán a ser la excepción y no la regla.
4. ENVIAR A BUZÓN
En la actualidad cada vez se usan menos los buzones de voz. Por ello, cuando recibimos una llamada, en lugar de atenderla inmediatamente debemos enviarla a correo de voz. Esto equivale a aplicar un filtro de importancia, pues las personas que realmente te necesitan para algo importante, y que solo tú puedes solucionar, te van a dejar un mensaje, bien sea de voz o de texto, el cual podrás atender después.
Quienes te buscan para algo sin importancia, o que pueden solucionar de otra manera o con otra persona ,no te dejarán mensaje y por lo tanto no solo vas a evitar perder tiempo con la interrupción de la llamada, sino con lo que te tomaría ejecutar la acción que te iban a pedir y que alguien más pudo hacer por ti.
5. CONTESTAR POR EMAIL LOS MENSAJES DE VOZ
Ahora, si definitivamente alguien te dejó un buzón de voz, es porque te necesitaba y quería pedirte algo que no solo es importante, sino para lo cual tú eres vital. En estos casos devuelve lo solicitado por un correo electrónico o mensaje de WhatsApp en lugar de devolverlo por medio de una llamada. Esto porque aunque la persona te haya dejado un mensaje de voz haciéndote la solicitud, una vez recibe tu llamada vuelve a contarte toda la historia (como si no la hubiera relatado ya antes), haciéndote perder el tiempo al repetirte lo ya dicho.
Las anteriores técnicas, bien manejadas, no son sinónimo de rudeza ni antipatía ni falta de actitud servicio. Son el reflejo de un manejo productivo del tiempo y de las prioridades en tu trabajo y en tu vida. Además, de darle la importancia debida a cada quien y en su debido momento.
Aunque no todas se pueden aplicar en todos los cargos, identifica las que tú puedes aplicar (sin inventarte excusas para no aplicarlas todas) para que las pongas en práctica.