Tener una lista con todos los pendientes nos permite ver el panorama completo, pero la forma cómo los escribimos es determinante a la hora de la ejecución.
Varias personas me han contactado para decirme que han puesto en práctica dos de las recomendaciones que he dado para el manejo de sus pendientes. Que ya cuentan con una lista única en la cual registran todas las actividades que tienen por hacer. Todo aquello que no quieren que se les olvide. Y que además la mantienen siempre consigo, para poder anotar inmediatamente todo aquello que va surgiendo en el día a día, evitando tener que usar su memoria para lograr su ejecución.
Algunos la están llevando en aplicaciones diseñadas específicamente para ello. Otros lo hacen en sus libretas o agendas. Unos más lo están haciendo en la sección de Tareas del Outlook o en los Recordatorios de los dispositivos iOS. E inclusive algunos, con mente más cuadriculada, diseñaron sus propias hojas de cálculo en Excel con todas las columnas que les son necesarias de acuerdo con su estilo. Todo esto está muy bien.
También me contaron que han categorizado sus pendientes para mejorar su productividad. Que los agrupan con base en las categorías que les recomendé y que realizar actividades como ejecutar todos los pagos de la quincena al mismo tiempo, consolidar las cosas por comprar y la realización de llamadas, en bloques, entre otras, les ha liberado un montón de tiempo. Que las categorías ‘Deseos’, ‘Delegadas’ y ‘Proyectos’ les han servido muchísimo.
Sin embargo, a veces sienten que estas recomendaciones no son suficientes para llegar a la acción. Que cuando se enfrentan a su lista de pendientes y ven tantas cosas o cosas tan complejas por hacer, se abruman y no saben por dónde empezar. Que pierden mucho tiempo revisando, analizando y evaluando cuál de todas deberían hacer y sopesando ventajas y desventajas de unas y otras. Y que al final, se han dado cuenta de que hay muchas tareas que las terminan aplazando y una otra vez.
Por ello me preguntan qué están haciendo mal frente a la aplicación de estas dos técnicas o si es que estas prácticas no son adecuadas para ellas. Las respuestas a estas preguntas son que no están haciendo nada mal y que estas prácticas sí son las adecuadas para ellas — y para todos —. Debemos contar con una lista única de pendientes y agruparlos por categorías. El problema que tienen, radica en la forma en la cual están escribiendo sus pendientes.
CÓMO ESCRIBIR LOS PENDIENTES
La forma cómo escribimos los pendientes, es decir, las palabras que usamos y el grado de detalle, son claves para movernos a la acción o dejarnos paralizados y propiciar la procrastinación. Enfrentarnos a un pendiente para el que no tenemos totalmente claro qué tenemos que hacer o entregar, o cómo debemos empezar, nos puede llevar a la inacción.
Por ello, al escribir cada pendiente en la lista de tareas pregúntate si es absolutamente claro lo que tienes que hacer y cómo lo tienes que ejecutar. Pues si no lo es, seguramente lo vas a evitar y a procrastinar.
Algunas recomendaciones prácticas para lograr esto son:
Evita escribir pendientes de manera agrupada. Registros como ‘Realizar tareas del comité semanal’ o ‘Gestionar compromisos del proyecto Apolo’ son fatales para la acción. Cuando el cerebro lee estos pendientes tiene inmediatamente la sensación de que son muchas cosas, pero no sabe realmente cuántas, y cree que le tomará mucho tiempo y un alto grado de dificultar hacerlas. Por ello tenderá a evitarlas y dejarlas pasar. En lugar de esto, escribe uno a uno los componentes de esos grupos de pendientes, que aunque harán visualmente más larga tu lista de cosas por hacer, al ser actividades más concretas y de ejecución más corta, seguro te vas a motivar más fácilmente a la acción y encontrarás cualquier espacio en tu agenda para realizarlas.
Empieza siempre con un verbo. Para nuestras mentes los verbos son una clara indicación de la acción que debemos hacer. Por ello en lugar de escribir como pendiente ‘Informe semanal de ventas’, escribe ‘Divulgar informe semanal de ventas’. La forma en la que está escrito el primero nos hace referencia a un documento, pero no nos especifica qué debemos hacer con él. Podría ser leerlo, hacerlo, analizarlo, emitir un concepto, divulgarlo, etc. Y ante actividades con una acción poco clara, nuestro cerebro tiende a complicarla.
No uses actividades genéricas. Esto es importante porque al aplicar la recomendación anterior podemos usar verbos muy amplios que incluyen muchas acciones como por ejemplo: preparar, elaborar, hacer, entre otros. Los pendientes con estos verbos pueden abarcar más de una tarea y por ello debemos ser específicos en la acción concreta que se deba realizar. ‘Pedir el crédito’ es un pendiente que, aunque empieza con un verbo no deja claro qué debo hacer. Puede que sea recoger los documentos necesarios para el estudio, llamar al banco, investigar tasas y beneficios de diferentes proveedores financieros, etc. Cuando las actividades son específicas no solo les disminuimos el grado de dificultad y el tiempo requerido para hacerlas, sino que podemos identificar cuáles se podrían delegar.
Si se puede partir, pártelo. Las tareas grandes se ven complejas y nos dan la sensación de tomarnos mucho tiempo. Y no es un secreto que a nadie le gustan las taras largas ni difíciles. Por ello, si una tarea o actividad se puede partir en actividades menores, hazlo. Siempre encontraremos tiempo para hacer algo cortico y fácil. Por ejemplo el pendiente ‘Escribir un artículo’ puede partirse en actividades como: buscar referentes de temas, seleccionar tema específico del artículo con base en los referentes, definir estructura del artículo, escribir primer borrador, revisar y corregir el borrador, enviar artículo a revisión, aplicar correcciones y recomendaciones recibidas, y finalmente, publicar el artículo.
Sé detallado. Un pendiente como ‘Llamar clientes potenciales’ es muy amplio y vago. No sabes cuántos clientes vas a llamar ni a quienes vas a llamar. Además, tampoco tienes a la mano los teléfonos ni los nombres de los contactos y por ello vas a sentir que la tarea es más compleja de los que realmente es. En lugar de escribirlo de manera genérica, escribe ‘Llamar a Juan de la empresa Alfa al teléfono 3002244110 y a Carlos de la empresa Beta al teléfono 3152001133 para hacer seguimiento de las propuestas enviadas’. Así tendrás la acción a realizar mucho más clara y los insumos, requeridos para realizarla, a la mano.
Escribe la acción real que debes realizar. Para algunas tareas usamos verbos específicos que no reflejan realmente lo que debemos hacer. Por ejemplo ‘Hacerme los exámenes de sangre’ no refleja lo que debemos hacernos. Excepto si somos nosotros mismos quienes nos vamos a tomar la muestra. La forma adecuada es ‘Ir a hacerme los exámenes de sangre’. Otro ejemplo es ‘Hacer mantenimiento al carro’. Lo correcto sería ‘Llevar el carro a mantenimiento’ o ‘Pedir cita para hacerle mantenimiento al carro’. Parece una sutiliza pero el verbo adecuado nos ayuda a ver los pendientes de una manera menos compleja y nos motiva a la acción.
Aplica estas recomendaciones y verás cómo aligeras la carga que te está representando tu lista de pendientes y mejoras tu capacidad de pasar de la lista a la acción.