El correo electrónico puede llegar a consumirnos mucho tiempo y a ser quien nos defina qué hacer y en qué orden. Hay que tomar las riendas del manejo de esta herramienta.
El email es una de las herramientas tecnológicas que más velocidad y oportunidad le ha dado a nuestros trabajos. No creo que alguien sea actualmente capaz de concebir su trabajo sin usar el correo electrónico. Es más, en varias de las empresas en las que trabajé sufrimos apagones o días en los que fallaba el servidor de correo y recuerdo que el comentario generalizado de las personas era que no tenían nada por hacer. No se hallaban ni encontraban sentido a su trabajo sin su correo electrónico. Como ellos, la mayoría de personas tenemos una dependencia de él.
Sin embargo, el uso que le damos a esta valiosa herramienta es tan inapropiado que ha terminado por convertirse en uno de los principales ladrones de tiempo de todos los profesionales en la actualidad. Pasamos de utilizarla como un medio de comunicación a depender totalmente de él, a dejar que nos diga qué tenemos por hacer, a permitir que el correo nos priorice nuestros pendientes y a ser totalmente reactivos respondiendo inmediatamente a cuanta solicitud nos llega en el día a día.
Es tan malo el uso que le estamos dando, que en ocasiones se ha vuelto una fuente de angustia y estrés laboral, pues el número de correos que nos llega es tanto que nos abrumamos de solo verlo. Pensamos que nunca lo vamos a poder agotar y que con cada día o tarde que pasemos por fuera de la oficina, y sin acceso al correo, más difícil se nos va a poner.
Para evitar darle un mal uso al correo electrónico, en lugar de tenerlo abierto todo el día, con las notificaciones activadas yendo y viniendo sin parar, distrayéndonos no solo con la alerta sonora sino también con la visual (la bolita roja creciendo en el celular y la ventana con el pequeño recuadro para previsualizarlo en el computador), la forma más adecuada de gestionar el correo electrónico es manteniéndolo cerrado. Sí, cerrado.
"Las notificaciones y alertas del correo electrónico se deben desactivar. Tanto en el teléfono como en el computador."
El servicio de email no es la única actividad que tenemos por hacer y tenerlo abierto todo el día lo único que está logrando es sacarnos del foco de lo que deberíamos hacer. Nos distrae en la reunión, nos interrumpe cuando estamos concentrados, nos saca inclusive de una conversación.
¿Pero entonces cómo y cuándo se puede responder? Deben separarse en el día unos dos, tres o cuatro momentos para revisar el correo, según las necesidades y características del cargo, pero a la mayoría de las personas con dos veces al día nos es suficiente. Espacios que deben estar agendados todos los días en el calendario. Pueden tener una duración de 15 minutos a media hora. En cada uno de estos momentos esta será la actividad principal, en la que nos debemos enfocar y no debemos dejar que nos interrumpan ni nos distraigan con conversaciones, llamadas ni visitas paralelas.
"El correo electrónico debe revisarse solo entre dos y cuatro veces al día."
Los mejores momentos para agendas estos espacios de revisión del correo son finalizando la mañana, después de almuerzo y finalizando la tarde. Obviamente no se debe programar uno de estos espacios a primera hora del día, porque es el momento en el que llegamos con la mayor energía y la mente totalmente recargada para hacer lo más importante que tengamos pendiente. No es el momento de ponerse a mirar el correo para ver qué ha pasado o cómo este nos cambia las prioridades, la mayoría de las veces sin razón. Llevándonos a ocuparnos de asuntos urgentes en lugar de importantes.
Al momento de sentarnos en uno de estos espacios, debemos recorrer el listado de correos, desde el más reciente hasta el más antiguo (el cual no tendrá más que unas cuantas horas), ya que la sesión anterior fue hace unas dos o tres horas atrás. La razón para hacerlo empezando desde el más reciente es porque en muchos correos, especialmente en las organizaciones más grandes, se copia a varias personas en un mismo correo. Al leer el más nuevo de los mensajes se nos facilita la labor de llegar directo a la conclusión de la discusión, en lugar de empezar a opinar o responder sobre mensajes viejos sobre los que ya se han pronunciado y que quizás ya no tenga validez.
Ahora, no olviden que una vez toquen algún mensaje deben aplicarle la técnica Ficha Tocada, Ficha jugada, la cual expliqué un una publicación anterior. Así, en esos minutos que se dedican a revisar el correo, se recorrerán todos los mensajes recibidos y se dejará la bandeja de entrada vacía lista para la próxima sesión, porque cada mensaje se borró, se archivó, se ejecutó inmediatamente (si tomaba menos de dos minutos) o se llevó a la lista de pendientes para realizarlo con posterioridad.
Algunos estarán pensando, para qué llevarlo a la lista de pendientes si mejor lo dejo ahí, en la bandeja de entrada, para acordarme de que tengo algo por hacer. Ese es un gran error. Es el equivalente a crear una segunda lista de pendientes. Una lista paralela. Y recuerden que la lista de pendientes debe ser única y centralizada.
"Dejar correos en la bandeja de entrada con cosas por hacer es el equivalente a tener una segunda lista de pendientes."
Además, dejarlo ahí en la bandeja de entrada, nos va a hacer perder más tiempo porque al volver a revisar los correos recibidos nos va a mortificar al verlo y pensar que tenemos algo por hacer. O peor aún, lo vamos a tocar y vamos a decir, “¡Ay verdad que lo debo hacer! No tengo tiempo ahora para hacerlo; volvámoslo a marcar como no leído que luego lo haré.” Conversación interna que se repetirá tantas veces como accesos al correo realicemos, cada una con su respectivo robo de tiempo.
Sé que es un reto grande tratar de poner en práctica esta técnica, porque es un cambio radical frente a lo que la mayoría de las personas hacemos. Para mí lo fue. Sin embargo los invito a que la ensayen por un par de días para que vean cómo mejora su productividad.
Ah, y si están preocupados porque qué tal que alguien les mande algo urgente por correo y ustedes se demoren dos o tres horas en verlo. No se alteren. Casi todas las solicitudes que llegan por correo pueden esperar ese tiempo. Además, nadie que necesite algo realmente urgente lo va a solicitar por correo electrónico. Y si lo hace, el problema es de él que utilizó el medio inadecuado para pedirlo.