Si ponemos más atención a la forma como escribimos los email, vamos a lograr reducir el número de mensajes que recibimos.
Hace algunos meses les compartí cinco claves para disminuir los email. En esa ocasión me centré en acciones de fondo al escribir correos electrónicos y al realizar acciones que activaran la recepción de correos automáticos o masivos. Debido al éxito que tuvo dicha publicación, hoy les quiero compartir unas claves adicionales para disminuir el número de correos que reciben, pero centrado ahora en la forma. Es decir, en aspectos más del cómo escribimos que del qué escribimos.
Todos lo que les explicaré busca que el receptor del mensaje, por una omisión o falta de claridad nuestra, no nos envíe una respuesta incompleta o imprecisa que nos obligue a tenerle que volver a escribir y caer en una ir y venir de emails.
1. QUÉ ESPERAMOS
Es común recibir correos en donde nos cuentan historias completas pero en los que no nos queda claro para qué nos las están contando. Después de leer el mensaje, incluso varias veces, en ocasiones no sabemos si quieren nuestra opinión, o si están pidiendo nuestra aprobación o si, simplemente, nos están enterando de algo. Solo porque no nos lo dicen.
La claridad en lo que se espera de los destinatarios de los correos, especialmente cuando son correos con varios receptores es algo bien escaso. Asumimos que las personas sabrán qué hacer con el correo y lo que esperamos de ellos. O que sabrán interpretar qué deben hacer por la ubicación de su nombre en la casilla ‘Para’, ‘CC’ o ‘CCO’.
Ser explícitos y claros en lo que se espera o quiere de cada uno de los receptores de un mensaje –indicando la acción como opina, aprueba, valida, comenta, etc.– nos ayuda a disminuir la cantidad de correos inútiles que recibimos. Nos ayuda a evitar recibir opiniones de personas a las que no se las pedimos –solo los estábamos informando de algo– y, sobretodo, nos asegura que recibamos la respuesta indicada de quienes la estamos esperando.
2. PÁRRAFOS Y VIÑETAS
Por el afán de escribir, o solo por pereza de hacerlo al escribir desde el teléfono, se nos olvida estructurar el mensaje en párrafos. Mezclamos temas, acciones, solicitudes y demás, en unas pastorales eternas en las que es bien difícil entender o discernir qué es lo que se quiere.
Esto aunado a que las personas no leemos los correos electrónicos con detenimiento, sino que los ojeamos simplemente para entender qué es lo que nos piden, hace que muchas veces nos toque volver a escribir sobre la respuesta inicial para indicar que al destinatario del correo le faltó opinar sobre algún tema o dar una respuesta sobre algo en particular.
Para evitar lo anterior, lo mejor es escribir por párrafos y, si se hacen varias peticiones o se tocan varios temas en un mismo mensaje, acudir al uso de viñetas. Con ello se facilita la lectura para el receptor y te aseguras que sea evidente ante sus ojos el listado de peticiones o temas que incluiste.
3. POSIBLES RESPUESTAS
Cuando hacemos solicitudes de cualquier tipo por email, estamos llevando al mundo asincrónico una petición. Y como toda petición, las personas tienen varias opciones de respuesta. O al menos dos: sí y no.
Nuestro deber, al hacer una solicitud por correo electrónico es pensar en todas las opciones del árbol de decisión. Es decir, si por ejemplo la respuesta a nuestra solicitud es afirmativa, cómo se debe proceder. Pero igualmente, si la respuesta es negativa, qué alternativas se pueden tener.
Con ello nos ahorramos tiempo con mensajes que nos lleven a callejones sin salida de los cuales la única opción es volver a escribir con una nueva solicitud. Y acortamos el tiempo y, sobretodo, el numero de mensajes que nos cruzamos para tomar una decisión.
Por ejemplo, si en lugar de escribir un mensaje preguntando “¿Nos podemos reunir el viernes a las 3:00?”, escribimos de una vez algo como “¿Nos podemos reunir el viernes a las 3:00? Si no puedes, ¿te quedaría bien el lunes a las 10:00? Si tampoco puedes, te propongo el martes a las 5:00 o, por favor, envíame tu disponibilidad de los siguientes días”, seguramente llegaremos a un acuerdo para reunirnos con mucha más prontitud, evitándonos ese vaivén de mensajes.
4. MENSAJE ORIGINAL
Siempre que se responda a un mensaje se debe dejar en la parte inferior el mensaje original. O al menos hacer referencia al mismo en el cuerpo de la respuesta.
De lo contrario corremos el riesgo de que el destinatario no recuerde de qué tema específico le estamos escribiendo y nos devuelva el mensaje diciendo que no entiende de qué se trata o que, peor aún, realice la acción incorrecta porque creyó que le estábamos hablando de un tema diferente.
5. RESPONDER EN EL CUERPO
En relación con la recomendación anterior, algunas personas acostumbran responder mensajes con frases como “Mis comentarios en rojo al frente de tus preguntas” o “Comenté en azul en cada punto”. En principio, esto parece muy útil, pues se está haciendo referencia al mensaje original, sin embargo parte del supuesto que el receptor del mensaje va a ver los textos en ese otro color. Y esto no siempre es así. Como no tenemos la certeza del formato en el que el receptor recibirá nuestro mensaje, no es una buena idea usar esta técnica.
A veces, especialmente cuando las dos personas tienen proveedores de correo diferentes –Gmail, Outlook, Yahoo– o cuando el correo es con alguien de otra empresa, tanto los tipos de letra, como los tamaños y los colores suelen cambiar. Y con ello damos pié un cruce de mensajes diciendo que no llegaron los comentarios, que no los encuentran, que no hay nada en rojo o que no los ven.
Ante esto, lo mejor es numerar o nombrar cada tema al escribir el mensaje original y utilizar estos mismos números o nombres para responder.
“Una forma de disminuir el número de correos que se reciben, es siendo específicos, claros, cuidadosos en la forma y en la calidad de la redacción.”