A todos nos abruma la cantidad de correos electrónicos que recibimos y nos gustaría que no fueran tantos. Aprende unas claves para disminuir el número de mensajes que recibes.
Al leer el título de esta publicación muchos estarán pensando que reducir el número de correos que reciben es imposible. O que las únicas formas de lograrlo son pedirles a las personas que no les vuelvan a escribir, o cerrar la cuenta de correo para siempre y abrir una nueva que pocas personas conozcan. Y aunque estas medidas desesperadas podrían llegar a funcionar temporalmente, en el largo plazo volverían a llevarlos al mismo punto. Así que no se las aconsejo.
¿Cuál otra opción hay? Pues en lugar de mirar para afuera mirémonos a nosotros mismos. Entre el 80 y el 90% de los correos que recibimos son por culpa nuestra. Es decir, fuimos nosotros, quienes de manera explícita o implícita invitamos, solicitamos o autorizamos a un tercero para que nos escribiera. Veamos acá 5 claves que debemos aplicar para disminuir los correos que propiciamos sin darnos cuenta y que no nos agregan valor.
1. OK, GRACIAS, RECIBIDO
Seguramente les debe pasar que la mayoría de los mensajes que reciben son de sus pares, jefes y colaboradores. Son las personas más cercanas las que más nos escriben. Y la mayoría de las veces para decirnos cosas tan simples como ‘Ok’, ‘Gracias’ o ‘Recibido’.
Para eliminar este tipo de correos se debe establecer un acuerdo con sus compañeros para que entre ustedes no haya la necesidad de responderse ‘Ok’, ‘Gracias’ ni ‘Recibido’. Y en los casos en los que sea absolutamente necesario que se los respondan pídanlo, por excepción, de manera explícita.
Obviamente esta clave no aplica para los mensajes con clientes ni proveedores, excepto si se tiene una relación tan cercana y estrecha que lo amerite.
2. PARA TU INFORMACIÓN
A veces, cuando queremos enterar a nuestro jefe o a un compañero sobre un tema, empezamos a reenviarle todos los correos que nos llegan sobre dicho aspecto. Podemos terminar en ocaciones enviando un número grande de mensajes sobre lo mismo con un simple ‘Para tu información’, ‘PTI’ o ‘FYI’.
Cuando hacemos esto, lo que nos puede pasar en el mejor de los casos, es que por ser tantos correos no los lean y nunca nos respondan nada (Pero si no queríamos la opinión del receptor, ¿para qué los mandamos?). Y en el peor de los casos empezamos a recibir de vuelta comentarios sobre cada uno de los mensajes enviados. Quizás, algunos contradiciéndose o desarticulados.
Por ello, en lugar de reenviar, por ejemplo, 30 mensajes sobre un mismo tema, hagan un resumen de los principales puntos o conclusiones de lo tratado en esos mensajes y mandenlo un solo correo. Con ello no solo evitarán recibir muchos correos, sino que serán más efectivos en el manejo de su tiempo y el del receptor de los mensajes.
3. ADJUNTOS
Los archivos adjuntos sí que juegan malas pasadas. ¿Cuántas veces no han mandado un correo anunciando que va un archivo adjunto pero en realidad olvidan agregarlo? Esto hace que les empiecen a llevar mensajes de vuelta diciendo ‘No llegó el adjunto’ y luego otro con ‘Ahora sí’ o ‘Gracias’.
Todos estos son mensajes que no agregan valor y que llenan la bandeja de entrada. Por ello, en la medida de lo posible traten de no adjuntar archivos a los correos (porque las personas tendemos a pensar que un correo con un archivo adjunto nos demanda más esfuerzo y por ello posponemos su lectura) y en caso de que decidan enviarlo asegúrese de que lo adjuntan.
Como nota adicional, nunca adjunten un archivo a una citación a una reunión. La mayoría de los correos hoy son vistos desde dispositivos móviles y al aceptar la asistencia a la reunión, pro defecto se borra la invitación y la persona que aceptó no se da ni por enterada que había un archivo adjunto a la citación. Siempre es mejor opción enviar los archivos requeridos para la reunión en un correo aparte.
4. SUSCRIPCIONES
Los boletines noticiosos y mensajes promocionales que nos llegan, bien sean de sitios noticioso, marcas de las cuales hemos comprado o simplemente sitios web o redes que hemos visitado y a las cuales les hemos dado nuestro correo, se deben a que alguna vez nos suscribimos o dimos la autorización de que nos enviaran mensajes a cambio de algo.
Darse de baja de todos los boletines y mensajes que no son relevantes es una de las mejores maneras de reducir los correos electrónicos que recibes. Asuman el reto de reflexionar una vez al mes, empezando hoy, sobre los correos masivos que recibieron y cuántos de estos de verdad les agrega un valor importante. Para todos aquellos que no lo hagan, dense de baja y se sorprenderán de cómo disminuyen la cantidad de correos que reciben diariamente.
5. CONFIRMACIÓN DE LECTURA
Cuando solicitamos que nos llegue la confirmación automática de lectura de un correo estamos perdiendo el tiempo. Hoy la confiabilidad de los sistemas de mensajería electrónica es tan alta que esta funcionalidad no agrega valor, pues todos los correos electrónicos son entregados o nos llega la notificación del fracaso.
Ahora, si la razón por la que utilizan esta funcionalidad es para saber cuándo alguien lee un correo porque es sobre algo muy importante, se equivocaron al escoger el correo como medio de comunicación. Les recomiendo mejor llamarlo o visitarlo para explicarle la importancia de la información.
Existen muchas más claves para disminuir el número de correos que recibimos, las cuales les estaré compartiendo en una próxima publicación. Por el momento pongan en práctica estas cinco y nos comentan cómo les va.