Disminuye el tiempo que dedicas a gestionar tu correo electrónico y mejora tu oportunidad de respuesta.
La cantidad de correos electrónicos que recibimos en un día puede ser tanta que llega a abrumarnos y la forma cómo lo abordamos para gestionarlo puede hacernos perder gran parte de nuestro tiempo productivo en el día.
En general, existen muchas técnicas que podemos utilizar para reducir la cantidad de correos que recibimos, para disminuir la cantidad de reprocesos que debemos efectuar en las comunicaciones por email y sobre todo, para minimizar el tiempo que le dedicamos a su gestión sin sacrificar la oportunidad ni la calidad de las respuestas. Pero de todas las técnicas existentes una de las que más me gusta, y que más me ha funcionado, es la misma que se utiliza para jugar ajedrez: ‘Ficha tocada, ficha jugada’.
"Gestiona tu correo electrónico como jugando ajedrez: ficha tocada, ficha jugada."
Yo no sé jugar ajedrez, pero sí sé que el jugador que toque cualquiera de sus fichas en el tablero está obligado a jugar con ella, sin tener opción de arrepentirse o tocar otra ficha en esa jugada. Así es como me gusta abordar el correo electrónico y así les sugiero que lo hagan para que otorguen respuestas oportunas a todos los remitentes que los contactan por este medio.
La técnica es muy sencilla. Básicamente indica que siempre que uno se sienta al frente de su bandeja de entrada del correo electrónico debe jugar todas sus fichas (todos los correos que tenga en ella). Al tocar cada correo debemos decidir qué hacer con él y para ello tenemos únicamente cuatro opciones: botarlo, guardarlo, responderlo inmediatamente o programar su gestión para más adelante. Veamos cada una de ellas en detalle.
1. BOTARLO
La mayoría de los correos electrónicos que se reciben en el día a día son informativos y no tienen mayor utilidad en el futuro. En esta categoría caben los correos promocionales y de descuentos, las alertas y notificaciones de bancos y otras compañías y sistemas, los correos transacciones de compras o movimientos electrónicos, los boletines de noticias o newsletters, los correos operacionales relacionados con la gestión del día a día, algunos informes periódicos, entre otros.
Estos correos, una vez se leen se pueden botar, ya que no se requerirán para nada en el futuro y lo más seguro es que dicha información también se pueda encontrar en un repositorio de información como un sistema o portal web.
2. GUARDARLO
Esta acción se aplica para correos que contienen información, presentaciones, datos, acuerdos o constancias que puedan requerirse en un futuro, bien sea como referencia o como soporte. Por ello, una vez se leen se deben archivar en un lugar en el que se puedan encontrar luego fácilmente, en lugar de dejarlos en la bandeja de entrada, pues esta no es una bandeja de quedada.
Algunas veces los correos traen la información en un archivo adjunto. En estos casos se debe elegir entre guardar el archivo duro en el disco duro o en la nube, en lugar de guardar el correo. Pero en ningún caso se deben guardar los dos, pues la información redundante no genera valor y ocasiona pérdida de tiempo en su almacenamiento, organización y posterior búsqueda.
3. RESPONDERLO INMEDIATAMENTE
Los únicos mensajes que se deben responder inmediatamente son aquellos en los que específicamente se nos solicita realizar una acción y cuya ejecución tarda menos de dos minutos. Este grupo abarca por ejemplo los correos en los que nos piden el teléfono de alguien, un informe preparado con anterioridad, un dato que podemos buscar rápidamente o tenemos a la mano, una aprobación que podemos tomar rápidamente, entre otros.
Si al leer la solicitud que nos hacen en el mensaje percibimos que la ejecución de la tarea nos tomará más de dos minutos, no debemos detenernos a ejecutarlo y responderlo, sino que debemos utilizar la cuarta y última alternativa para las fichas (correos) tocadas.
4. PROGRAMAR SU GESTIÓN
En realidad son pocos los correos que llegan a esta categoría, que incluye todos aquellos mensajes en los que la ejecución de la tarea solicitada nos toma más de dos minutos. Algunos ejemplos son la realización de un análisis, la preparación de una presentación, la elaboración de un informe, la lectura de un documento, etc.
En lugar de abordar estas acciones en el momento en que recibimos el correo con la solicitud o dejarlo en la bandeja de entrada para que nos recuerde luego que tenemos algo pendiente por hacer, la opción más adecuada es anotar la acción que debemos hacer en nuestra lista de pendientes o separar de una vez en la agenda el momento específico que le vamos a dedicar a la realización de dicha actividad.
"Cuando recibimos un correo electrónico tenemos solo cuatro alternativas: botarlo, guardarlo, responderlo inmediatamente o programar su gestión."
Empieza a poner en práctica esta técnica y veras como aumentas la oportunidad con la cual respondes tu correo, disminuye el estrés al mantener vacía tu bandeja de entrada y pierdes menos tiempo gestionando tu correo.
Cuéntanos cómo te va con esta técnica y qué dudas o dificultades se te van presentando al implementarla.