Si quieres lograr un balance de vida y evitar que el trabajo te robe tu tiempo personal, aplica estas recomendaciones para que aprendas a trabajar mejor.
El trabajo es una de las actividades a las que los seres humanos le dedicamos mayor tiempo en nuestras vidas. Podría decirse que entre una tercera y una cuarta parte de nuestros días se los dedicamos al trabajo. Pero si pensamos que la tercera parte del día – ocho horas – se las dedicamos a dormir, la relevancia que toma el trabajo en el uso de nuestro tiempo es aún mayor, porque podría representar hasta el 50% del tiempo que estamos despiertos. Sí, el 50%. ¿Increíble no?
Además, el trabajo es por lo general la causa que la mayoría de las personas refieren como la culpable de sus problemas con el manejo del tiempo – o con la falta del mismo. Ponte a pensar y te darás cuenta como las quejas de las personas que no tienen tiempo se relacionan casi siempre con temas laborales.
Entre las explicaciones más comunes encontramos tener que atender llamadas o responder mensajes en las noches o fines de semana; tener que interrumpir sus fines de semana para atender una urgencia en su trabajo; no poder sacar vacaciones cuando quieren porque un proyecto o su jefe se los impide; tener que trabajar largas jornadas sin poder dejar tiempo para sus actividades personales; los procesos de su empresa que son muy complejos y toman mucho tiempo; los clientes que no planean nada y piden todo a última hora y para ya; los proveedores que no entregan las cosas a tiempo y los hacen correr; e incluso, en gremios como el publicitario se dice que allí todo es a última hora y siempre hay que trasnochar.
Por esto y mucho más, es que es tan importante gestionar muy bien el tiempo que dedicamos al trabajo, para poder cumplir a tiempo con todo aquello a lo que nos comprometemos pero sin dejar a un lado nuestro sentido de bienestar y balance de vida. Así que pon en práctica estas cinco recomendaciones para logres todo lo que te propones y dejes de sentir que tu trabajo te roba tu tiempo personal:
1. Valida claramente con tu jefe lo que se espera de cada tarea
La mayoría de las personas, en nuestro afán por entregar resultados, vamos de las instrucciones a la ejecución, sin pasar por la planeación y muchas veces, inclusive, sin detenernos a pensar si entendimos claramente lo que nos acaban de pedir.
Y esta es una de las principales fuentes de los reprocesos, las sensaciones de falta de autonomía y los sinsabores que surgen en la delegación. Pues al ejecutor no tener claro lo que se le pedía, hizo lo que no era, o lo hizo de manera incompleta, errada o tardía, o peor aún, no lo realizó porque se quedó a la espera de una instrucción adicional o una aprobación que nunca llegó.
Por ello, es tan importante siempre validar lo que se espera de mi y para ello hay que evitar la asignación de tareas y responsabilidades por medios escritos y sacar el tiempo suficiente para realizar las solicitudes de manera verbal, bien sea personalmente o en su defecto por teléfono. Esta es la única forma de que ambas partes se aseguren que la transmisión y el entendimiento del mensaje fueron satisfactorios, que se tienen las instrucciones detalladas para actuar, que se puede empoderar para la atención de imprevistos y que se logra el verdadero compromiso del otro con la ejecución.
Además, si queremos lograr más en menos tiempo, la comunicación oral es la única forma de asegurarnos que entendemos las actividades en su justa dimensión para no sobreexponernos a trabajar y trabajar en algo que no lo amerita o que dejar a medias un tarea importante que sí ameritaba toda nuestra dedicación. ¿O no te ha pasado que después de dedicar largas jornadas a hacer algo te enteras que ya no se necesita o que había otra cosa más urgente que dejaste pasar?
Recuerda que estar ocupado no es lo mismo que ser productivo y cuando no sabemos en detalle qué es lo que se espera de nosotros, tendemos a hacer lo primero a costa de lo segundo.
2. Separa tiempo para el trabajo individual
Hemos dicho antes en este blog que el calendario es nuestra estrategia y por eso te he invitado a que trabajes desde tu calendario. Y esto se debe a que los seres humanos, en el automatismo en el que vivimos la mayoría del tiempo, tendemos a hacer todo aquello que está programado, en lugar de ser proactivos y dedicar nuestro tiempo a lo que deberíamos hacer.
Esto explica el porqué nos pasamos todo el día en reuniones y atendiendo cuanto evento o actividad está citada en nuestra agenda, en lugar de hacer aquellas cosas importantes que están esperando de nosotros. Y es, al final de la jornada, cuando se termina todo aquello que está programado, que empezamos a hacer lo que nos toca.
Entonces, si quieres que esto no te vuelva a pasar, bloque tu agenda y separa en tu calendario espacios diarios de trabajo individual. Puede ser uno de una hora o dos de media hora cada jornada. Te aseguro que no necesitas más. Pues, aunque parece poco, te aseguro que generará un cambio absoluto en tu productividad y en especial, en el nivel de entregables que podrás generar.
3. Lee tus correos y chats en bloques
Se dice que el empleado promedio dedica el 40% de su tiempo a responder mensajes que recibe diariamente. Pero estoy seguro que en nuestro medio, y especialmente en las grandes empresas, este porcentaje podría ser mucho mayor. Y es que aunque no sea una función propia de ningún cargo ni sea parte de los indicadores o metas laborales de ninguno, sí dejamos que consuma la mayor parte de nuestro tiempo.
Ahora, con esto no quiero decir que no debamos leer correos, pero sí que debemos aprender técnicas sobre cómo revisar el email. Y es que una cosa es revisar el correo y otra resolver las solicitudes que nos llegan por este medio. Son dos actividades que parecen la misma pero que se deben diferenciar, pues mientras la primera se puede hacer rápidamente y casi de manera autómata, la segunda requiere de nuestro foco y concentración.
Para la primera, es decir, para la revisión de qué nos ha llegado tanto por correo como por chat, la mejor práctica es separar bloques de tiempo en el calendario para ello. No tienen que ser muy largos. Con diez o quince minutos, cada dos o tres horas, será suficiente para que te mantengas al día y evites que te interrumpan durante otros momentos dedicados a la ejecución.
La clave para que funcione es que de verdad en estos espacios te dediques a revisar los mensajes y no a gestionar las tareas, excepto si su solución te tarda menos de dos minutos.
4. Toma descansos regulares
Se dice que las personas no manejamos el tiempo ni las tareas, sino que manejamos nuestra energía. Por ello, mantener altos niveles de energía durante todo el día es lo que nos permite que al final de la jornada no estemos agotados y carezcamos de ánimo para hacer lo que queremos en el ámbito personal.
Pero, ¿cómo lograrlo? La mejor forma de hacerlo es realizando pausas regulares. Específicamente estos tres tipos de pausas: el almuerzo, unas pausas largas y unas pausas cortas. Veámoslas en detalle.
El almuerzo es una pausa que ha empezado a desaparecer. Es cada vez más común que las personas en lugar de descansar, tomen sus alimentos al frente de sus pantallas mientras responden correos o atienden un problema de último minuto. O peor aun, dedican este descanso a tener almuerzos de trabajo en donde ni se descansa ni se trabaja a profundidad. Así que asegúrate de sacar todos los días entre 30 y 60 minutos no solo para almorzar, sino también para dar una caminada y despejar tu mente, lejos del computador y ojalá del celular.
Las pausas largas son dos en el día. Cuando digo largas me refiero a unos 15 o 20 minutos. Una en la mitad de la mañana y otra en la mitad de la tarde. Este es el momento adecuado para pararse del puesto, socializar con los compañeros de trabajo y comer algo. Son ideales para marcar un cambio de tipo de actividad.
Las pausas cortas, de cinco minutos de duración, deben realizarse cada media hora. Son descansos programados que te permitirán mantener altos niveles de productividad y acoplar las idas al baño, las servidas de agua y café con estos momentos específicos, de manera que tu cuerpo no te generen una interrupción en medio de un momento de concentración.
Pon en práctica estas cuatro recomendaciones y verás como tu tiempo te va a empezar a rendir más y comenzarás a trabajar mucho mejor.
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