Implementa en tu vida estos cinco comportamientos y terminarás más rápido lo que tienes por hacer, ganando tiempo para que lo dediques a lo que más quieras.
Uno de los deseos más comunes en la mayoría de las personas hoy en día es obtener más y mejores resultados dedicando menos tiempo a ello. Ese es quizás el objetivo más buscado por todas las personas que sienten preocupación por su productividad. Esto se debe a que cada vez sentimos que tenemos más y más cosas por hacer y que es menos el tiempo del que disponemos para hacerlo.
Desde luego, hay muchas cosas que pueden hacerse para mejorar el nivel de productividad de cada uno y obtener como resultado más y mejores resultados en un menor tiempo. Algunas de ellas ya las hemos tratado en este blog: contar con una lista única de pendientes, agrupar las tareas por temas, establecer tus contactos frecuentes, fijarle tiempo a las tareas, dominar los ladrones de tiempo, priorizar tus actividades según su nivel de importancia, aprender a decir que no, entre otras. Sin embargo, no todas las acciones que pueden aplicarse son del gusto de todos ni tampoco le sirven a todo el mundo ni en todas las situaciones.
Por ello, he decidido recopilar en este artículo unas recomendaciones generales, que son más de tipo comportamental y de aplicación individual que sí nos sirven a todos. Te aseguro, que de aplicarlas, vas a ganar varias horas cada semana, para que las dediques a lo que más quieras y para lo que hoy sientes que no tienes tiempo.
1. Valida siempre qué se espera de ti
Una de las formas en la que la mayoría de las personas perdemos más tiempo es cuando suponemos. Porque siempre que uno supone se equivoca. Sin embargo, es lo que casi siempre hacemos cuando nos piden algo. En lugar de validar en detalle qué es lo que se espera de nosotros, asumimos el nivel de profundidad o de especificidad con el que deben realizarse informes, investigaciones, reportes, presentaciones o cualquier otra actividad que nos sea encomendada.
Por ello, en lugar de poner manos a la obra cuando te pidan un próximo favor o cuando te encarguen una siguiente responsabilidad, valida con quien te lo está pidiendo todos los detalles en cuanto a la forma, el modo y el lugar. Así, te lo aseguro vas a ahorrar mucho tiempo que de lo contrario gastarías haciendo algo que nadie está esperando ni te lo está pidiendo.
Y aunque creas que a ti no te pasa, te puedo asegurar que esto nos pasa a todos, en todos los ámbitos y en todos los niveles. En el ámbito profesional, conocí un banco en el que el equipo de mercadeo dedicaba dos semanas cada mes a preparar un informe de 150 diapositivas para la junta directiva, la cual solo miraba tres de ellas. Y en el ámbito personal puedo traer a colación el adagio popular que dice que en el amor uno da lo que no tiene y recibe lo que no necesita. Ambos ejemplos reflejan el tiempo y el esfuerzo que dedicamos a hacer cosas que los demás no quieren ni esperan de nosotros.
2. Conversa más y escribe menos
Esta máxima la aprendí hace mucho años en un ámbito muy diferente al de la productividad. Pues aunque tiene resultados desde el punto de vista de ahorrar tiempo, el principal logro que se le puede atribuir es la construcción y el mejoramiento de las relaciones entre las personas. Inclusive, se lo digo siempre a mis estudiantes cuando empiezo un nuevo curso, porque sé que si lo aplican van a mejorar su proceso de aprendizaje.
Y es que en las organizaciones modernas nos pasamos más tiempo escribiendo emails, chateando y dejando evidencias por escrito de todo lo que hacemos sin detenernos a evaluar el tiempo que esto nos toma. Cuando nuestro jefe nos pregunta algo corremos a hacer una presentación para mostrarle los resultados en lugar de sentarnos a debatirlos con él. Cuando nos invitan a un comité a comentar el avance de un proyecto tendemos a llegar con una presentación llena de diapositivas que alarga y hace aburrida nuestra intervención.
Si en lugar de dedicar tanto tiempo a escribir correos y hacer presentaciones nos enfocáramos más en conversar con los otros y en estructurar nuestras ideas de una manera que las haga convincentes, ahorraríamos mucho tiempo no solo en la preparación, sino también en la ejecución. Esta es una de las razones por las cuales en compañías como Amazon y Google están prohibiendo las reuniones con presentaciones.
3. Reutiliza material
Esta clave es una de las más valiosas que conozco, pero también de las que más dificultad les da a la mayoría de personas aplicar. Y esta dificultad se debe a que para poderla implementar correctamente, requiere de planeación, de visión de largo plazo, de pensar en el futuro cada vez que hacemos algo.
Consiste entonces en que cuando hagamos una presentación, un informe en Excel, una carta o cualquier otra tipo de documento que nos sirva como apoyo para comunicarnos, dar una clase, dictar una conferencia o presentar resultados de nuestra gestión, lo construyamos de la manera más genérica posible. Así, la siguiente vez que nos veamos avocados a trabajar en un tema similar, podamos tomar como base el documento original y actualizarlo con el menor esfuerzo, y en el menor tiempo posible, en lugar de hacerlo desde cero.
Yo, personalmente, aplico mucho esta técnica para las presentaciones de mis conferencias, para las diapositivas de las clases que dicto sobre diferentes materias relacionadas en distintas universidades, para las propuestas que presento a clientes potenciales y hasta para informes finales de trabajos de consultoría que realizo.
4. Usa listas de chequeo
Todos tenemos en nuestras vidas actividades repetitivas, las cuales se suceden con intermitencia diferente. Algunas las hacemos anualmente, otras mensualmente, otras semanalmente. Puede incluso que tengas unas más con repetición variable e indeterminada.
Pero lo importante de todas ellas es que se repiten. Y en la medida en que algo sea repetitivo lo podemos convertir en una rutina. Con las ventajas que tiene una rutina: asegura resultados consistentes y a tiempo, sin tener que pensar en su ejecución ni robarnos nuestra energía al preocuparnos por sus detalles.
Entonces, identifica todas aquellas actividades que sean repetitivas en tu vida y a cada una créale una lista de chequeo que te sirva para validar que no vas a olvidar nada al momento de su ejecución. Yo por ejemplo, solo para listarles algunas, tengo una lista de chequeo para empacar como ya les había contado anteriormente, tengo otras para el material que debo llevar a cada taller de productividad que dicto, otra más para validar todas las acciones que debo seguir al empezar una nueva clase que vaya a liderar, otra para los pasos a seguir cuando voy a escribir y publicar un artículo en este blog.
5. Crea plantillas
Finalmente, mi última recomendación en este artículo es que creen plantillas. De todo tipo. Para sus correos, para sus presentaciones, para sus informes. Pero tengan cuidado de no confundir las plantillas con la reutilización del material de la que recientemente hablamos, que aunque son parecidas tienen finalidades diferentes, pues crear plantillas es generar modelos con pequeños campos que se puedan editar en pocos segundos para personalizar los mensajes que se quieren transmitir y que tienen la particularidad de ser usados muchas veces.
Yo por ejemplo tengo plantillas para responder a correos de personas que preguntan por los diferentes servicios de Time Es Cool. Tengo plantillas para reportar mensualmente los movimientos contables a mi contador. También tengo otras para evaluar y dar retroalimentación a los estudiantes frente a los diferentes procesos de evaluación. En mis anteriores trabajos tuve plantillas para responder a solicitudes de proveedores potenciales y para realizar correcciones de piezas de comunicación.
Elaborar una buena plantilla no siempre es fácil y toma tiempo. Para que funcione debe escribirse en lenguaje neutral y tener la versatilidad de ser usado en diferentes ámbitos pero con la claridad de ser específico. Por esto, es que a veces se cree que dedicar tiempo a crear plantillas puede ser algo poco valioso y que rinde pocos frutos. Sin embargo, en la medida en que más se utilicen estas plantillas para futuros eventos, más será el rendimiento que obtendrás de ese tiempo dedicado a su creación. Es el equivalente a la planeación de cualquier actividad, que me ahorra luego en su ejecución, diez veces el tiempo dedicado a su preparación.