Debes adaptar las técnicas y herramientas a tu estilo, personalidad, cargo y ocupación, porque de lo contrario no te van a funcionar.
Si estás leyendo este artículo, seguramente es porque tienes interés en mejorar tu productividad. Y, casi con seguridad, me atrevería a decir que este no es el primer consejo con técnicas sobre manejo del tiempo que recibes en tu vida.
Por ello, quiero hablarte sobre cuatro técnicas de productividad que son ampliamente conocidas y promovidas y que seguramente o has aplicado o aplicas en este momento para ser más productivo, pero que podría asegurar, sin riesgo a equivocarme, que las estás aplicando mal.
Y no es que crea que no eres capaz de seguir instrucciones para implementar una técnica de productividad, sino que la mayoría de las veces nos enfocamos en la implementación de técnicas tal y como nos las explican y no en la adopción de los principios detrás de las técnicas, con el fin de adaptar la herramienta a nuestro estilo en lugar de adaptarnos nosotros a la técnica como tal.
Veamos entonces estas cuatro técnicas de productividad que, aunque maravillosas, por sí mismas no garantizan la productividad y que la mayoría de las personas las implementan mal:
1. LEVANTARSE MÁS TEMPRANO
La práctica de levantarse más temprano para ser más productivo es una de las más arraigadas en nuestra cultura. No solo la cultura popular nos incita a ello con refranes como “al que madruga Dios le ayuda”, sino que reconocidos autores como Robin Sharma con su libro El club de las cando de la mañana lo volvió más que popular.
Y aunque conozco personas que lo aplican incluso en sus días de descanso, o quienes dicen que les gusta madrugar porque el día les rinde más, madrugar o levantarse más temprano de lo usual no es ninguna garantía de productividad. Los principios detrás de esta práctica son dos: el establecimiento de un hábito y la ausencia de las interrupciones.
El madrugar o levantarnos temprano y a la misma hora todos los días, nos ayuda a establecer una rutina que nos permita empezar nuestros días de manera productiva, además de todos los beneficios que traen consigo las rutinas.
Pero además, nos permite alcanzar mayores niveles de concentración debido a la ausencia casi total de interrupciones externas como llamadas, mensajes de chat, notificaciones y demás.
Entonces, si quieres aprovechar esta técnica, no necesariamente tienes que levantarte más temprano ni exactamente a las 5:00 de la mañana. Lo recomendable es hacerlo todos los días a la misma hora y aprender a generar momentos sin interrupciones ni distracciones durante el día, especialmente cuando estés trabajando en tus momentos de mayor productividad.
2. PLANEAR DEMASIADO
El exceso de planeación es uno de los errores que más se comete al momento de implementar técnicas de productividad y manejo del tiempo. A veces se cree que manejar el tiempo es tener el control detallado de cada uno de los minutos del día, sin embargo esta apreciación es errada.
Una buena planeación consiste en tener claro qué se quiere lograr, contar con un panorama completo de lo que se tiene por hacer e identificar con qué tiempo se cuenta para realizarlo. Con estos tres componentes se puede identificar qué hacer, cuándo hacerlo y cuánto tiempo dedicarle.
Sin embargo, debemos ser conscientes de que entre el 20 y el 30% de las cosas que hacemos en nuestro día no se pueden planear. Son imprevistos y situaciones que surgen a lo largo de la jornada y debemos estar preparados para ellas. Por esto, si tenemos nuestra agenda completamente llena de principio a fin, no vamos a tener cuando atender los imprevistos y su llegada nos generará cierto grado de frustración y terminamos por irnos al otro extremo: dejar de planear.
Además, la mayoría de técnicas y herramientas de productividad y manejo del tiempo han sido creadas por personas originarias de países de Norteamérica y Europa, las cuales tienen un gran componente planeador en su esencia. Sin embargo, los latinos no tenemos este chip tan interiorizado y por ello nos cuesta mucho planear y tener una visión de largo plazo.
Entonces, la mejor forma para que no te desgastes planeando mucho ni tampoco que trabajes sin planear es teniendo unas rutinas consistentes todos los días, que faciliten o automaticen tu organización diaria. Además de esto, definir cada día entre 3 y 5 cosas qué quieras lograr, no simplemente empezar a ejecutar sin un plan mínimo y definitivamente dejar tiempo para atender los imprevistos que con seguridad se te van a presentar.
3. LA TÉCNICA POMODORO
Una de las técnicas más útiles y beneficiosas en cuanto al aumento de la productividad y de la concentración es la técnica Pomodoro. Una técnica inventada en los años ochenta por el italiano Francesco Cirilo que ha sido ampliamente validad, adoptada y perfeccionada por numerosos expertos alrededor del mundo.
Sin embargo, aunque es muy útil y se puede utilizar no solo en el ámbito individual, sino que también sirve para el trabajo en equipo y para las reuniones, no se puede utilizar para todo. Las actividades para las que funciona mejor son las racionales y las analíticas, sin embargo esto puede variar para cada uno.
Ahora, como siempre lo digo, todas las técnicas deben adaptarse y personalizarse para que sean verdaderamente útiles. No siempre hay que utilizar pomodoros de 25 minutos; pueden ser más largos o más cortos.
También es conveniente alternar actividades que se realicen con Pomodoros, con otras que no. Definitivamente en la variedad está el placer y cualquier cosa, por buena que sea, si abusamos de ella va a terminar por cansarnos y aburrirnos.
Ahora, si algún día sientes que no tienes ganas de trabajar o te das cuenta que estás en modo procrastinación, ese es el día en que debes recurrir a esta técnica para que te ayude a salir de allí.
4. HACER DE PRIMERO LO MÁS DIFÍCIL
Aunque la recomendación general es hacer siempre de primero lo más difícil, esta técnica es válida solo cuando tu pico de mayor energía lo tienes en las mañanas. El nivel de energía varía durante el día y debes saber cómo fluctúa el tuyo para que lo puedas maximizar.
Y es que aunque Brian Tracy lo recomienda en su libro Trágate ese sapo, esto no significa literalmente que debamos hacer la tarea más difícil o aburridora a primera hora. El principio detrás de esta recomendación es que debemos hacer las tareas más difíciles cuando más capaces somos. Y como el 80% de las personas tenemos nuestro pico de energía en las mañanas, es precisamente en ese momento en el que debemos hacer lo más difícil.
Pero si tú no eres una de ellas, es decir, si perteneces al otro 20%, no te fuerces a hacer en la mañana aquello que te cuesta más. Déjalo para la tarde o para la noche cuando esté en el punto máximo tu productividad.