Disminuye el tiempo que dedicas a realizar una actividad y mejora la calidad de tus resultados aplicando esta reconocida técnica de manejo del tiempo.
¿Te cuesta concentrarte en una sola actividad? ¿Sufres de constantes interrupciones durante tu jornada laboral? ¿Sientes que los mejores momentos para trabajar son antes de las 8:00 a.m. o después de las 6:00 p.m. pues es cuando menos te interrumpen y te logras concentrar? ¿Te toma mucho tiempo terminar algunas tareas sencillas? ¿Las notificaciones del correo, chats y redes sociales te distraen todo el tiempo? Si respondiste que sí al menos a alguna de estas preguntas, entonces necesitas empezar a aplicar con urgencia la técnica Pomodoro.
La técnica Pomodoro es un método diseñado para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Fue creada por el italiano Francesco Cirillo a finales de la década de los 80. Se llama así por la forma de tomate (pomodoro significa tomate en italiano) del clásico reloj de cocina que usó el creador cuando inventó la técnica siendo aún un estudiante universitario.
Es especialmente útil para actividades analíticas, operativas, racionales y que demanden un alto nivel de concentración.
BENEFICIOS
Esta técnica, que tiene muchos beneficios, ayuda a las personas entre otras cosas a:
Aumentar la concentración y el foco
Reducir el tiempo que se dedica a realizar una actividad
Evitar la multitarea
Eliminar las interrupciones
Combatir la procrastinación
Regular los niveles de energía
Y es que precisamente el método se basa en la idea de trabajar en bloques de tiempo seguidos de pausas regulares, las cuales pueden mejorar la agilidad mental, y nos motiva a ofrecer una respuesta eficiente frente al tiempo, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar su devenir.
CÓMO FUNCIONA
Su mecánica es muy sencilla. Se basa en usar un temporizador para dividir el tiempo en intervalos fijos, llamados pomodoros, de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso, con pausas más largas cada cuatro o cinco pomodoros.
Se puede resumir en estos ocho pasos:
Decidir que tarea o actividad se va a realizar. La selección de esta tarea debe hacerse a partir de tu lista única de pendientes o de una lista corta de las cosas que se tienen para hacer hoy.
Estimar cuántos pomodoros nos tomará realizar dicha tarea. Esto se hace con base en la importancia de la actividad, con el fin de que empieces a controlar el tiempo que amerita cada tarea y evitar simplemente que se alarguen sin control. También puedes basarte en tu experiencia o simplemente hacer una suposición.
Poner el celular en modo avión y cerrar todos los programas del computador que no vas a necesitar en su ejecución, incluyendo (especialmente) el email. Durante el pomodoro el foco es otorgado a una sola actividad o tarea; por ello un aspecto esencial de la técnica es evitar o eliminar las interrupciones.
Poner el temporizador en cuenta regresiva de 25 minutos. Puedes usar el temporizador de tu celular o cualquiera de las aplicaciones que se han desarrollado para implementar esta técnica y que encontrarás en las tiendas de aplicaciones. Encuentra aquí una lista de las que recomiendo utilizar.
Trabajar de manera concentrada en la tarea elegida, sin distraerte, hasta que el temporizador suene.
Una vez terminado el tiempo, hacer una marca para anotar que el pomodoro se ha completado. Registrar esto busca no solo darnos un sentimiento de logro, sino que sirve también para tener información sobre la que más tarde se pueda hacer una reflexión para mejorar y estimar más acertadamente dedicaciones a actividades similares en el futuro. Nuestra agenda de planeación diaria está diseñada justamente para ello.
Tomar una pausa de cinco minutos, también temporizada. Durante este tiempo puedes mirar por la ventana, pararte y estirarte, ir al baño, servirte agua o café o realizar cualquier actividad que te distraiga. Evita navegar en Internet, responder emails, entrar a tus redes sociales y leer. La idea es relajarte y descansar la mente.
Repetir los pasos 4 al 7 hasta terminar la actividad. Ten en cuenta que cada cuatro o cinco pomodoros debes tomar una pausa más larga de unos 15 o 20 minutos.
LAS PAUSAS
Las pausas son una de las principales claves de la técnica y por ello no se pueden obviar. Se deben dedicar a relajar el foco, evitando cualquier actividad que demande concentración o fatiga mental. Además, ayudan a hacer sostenible el trabajo, permitiendo que lleguemos al final de la jornada sin sentirnos agotados, con ganas y energías para hacer muchas cosas del ámbito personal.
Está bien que ocasionalmente no se hagan las pausas, especialmente cuando el nivel de concentración está muy alto, pero no se puede volver una costumbre. Aunque creas que estás muy enfocado y que si paras vas a perder el momentum que traes, el agotamiento que sufres será contraproducente en tu productividad.
CONSIDERACIONES ADICIONALES
Idealmente, no debes dedicar más de 5 pomodoros continuos a una misma actividad. Excepto si la fecha de entrega es inminente. Trata de dividir la ejecución de tareas largas o continuas en varios días para que no sobrepases este límite diario de trabajo dedicado a una misma actividad.
Uno de los principios detrás de la técnica es la sensación de que el tiempo es escaso y por ello nos impulsa a enfocarnos en los aspectos realmente importantes de cada actividad para sentir que avanzamos o logramos algo antes de que el tiempo que dura un pomodoro termine. Además, gracias a que los descansos son frecuentes, nos hace sentir que las recompensas no son lejanas, sino que se obtienen con mayor facilidad, hecho por el cual esta técnica es tan exitosa para lograr que los niños se pongan a estudiar.
La duración del pomodoro tradicional es de 25 minutos, seguidos por pausas cortas de 5 minutos. Varios estudios han encontrado que esta duración es la más adecuada para lograr altos niveles de concentración sin minar la productividad debido a la fatiga. Sin embargo, se pueden ajustar las duraciones de los pomodoros a los que funcionen mejor para cada persona, según sean bloques de 30, 35 o 40 minutos.
Un ámbito en el que la técnica tiene muy buenos resultados es en el de las reuniones y sesiones de trabajo en equipo. Pues son la mejor manera de lograr que las personas nos concentremos en lo que estamos tratando y dejemos los cinco minutos de descanso para mirar el chat o el celular en lugar de estar todo el tiempo tratando de estar atendiendo dos o tres frentes de trabajo al mismo tiempo.
Finalmente, ten en cuenta que aunque esta técnica es muy útil, no se recomienda su aplicación para actividades relacionadas con la creatividad. Porque definitivamente la creación y la imaginación no pueden forzarse a un tiempo específico.