Cómo escribir una lista de pendientes que realmente funcione

Una buena lista de pendientes es una herramienta de claridad mental y no simplemente un lugar en donde anotas lo que tienes por hacer. Aprende cómo escribir una lista de pendientes que realmente funcione.

Hay algo que probablemente te pasa más de lo que quisieras admitir: empiezas el día con una lista de tareas; trabajas todo el día; no paras; respondes mensajes, atiendes reuniones, avanzas cosas. Y aun así, al final del día, sientes que no avanzaste lo suficiente o en lo verdaderamente  importante.

No es falta de disciplina. No es falta de compromiso. Muchas veces es algo mucho más simple: estás trabajando con una mala lista de pendientes. Y cuando la herramienta está mal diseñada, el resultado no puede ser bueno.

Diversos estudios han demostrado que las personas que organizan sus tareas en listas y las van marcando como completadas, pueden terminar su trabajo un 40% más rápido. Parte de esto se explica porque tienen mayor claridad sobre lo que deben hacer. Y parte, porque cada tarea completada libera dopamina, generando una sensación de progreso que impulsa la acción. Recuerda que como lo demostró Ali Abdaal en su libro Feel Good Productivity, nuestro estado de ánimo tiene una alta incidencia en nuestro nivel de productividad. 

Pero aquí está el problema: la mayoría de las personas sí usa listas… pero las usa mal.

Y eso no solo afecta tu productividad individual, afecta la de todo tu equipo. Porque cuando cada persona organiza sus tareas de forma distinta, sin criterios claros, lo que obtienes no es autonomía… es desorden distribuido. Por eso, más que tener una lista, necesitas saber construirla bien.

ESCRIBIR UNA BUENA LISTA NO ES ANOTAR, ES PENSAR MEJOR

Por ello, acá te quiero compartir una serie de claves para escribir tu lista de pendientes de una manera correcta, usando elementos de la psicología que ademas evitarán que caigas en la procrastinación de aquellas tareas que no quieres o no sabes cómo abordar. 

1. Desocupa tu cerebro: Escribe en tu lista de pendientes todas las tareas que tengas en tu cabeza. No importa lo pequeñas o sencillas que sean. Todos los proyectos, metas y pendientes deben estar anotados en tu lista única de pendientes. Esto libera capacidad cognitiva y ademas nos permite utilizar la mente para pensar en lugar de dedicarla a tener que recordar. Además, la única manera de poder elegir qué hacer de una forma rápida, consciente y que nos evite remordimientos es teniendo un panorama completo de todo aquello que tenemos por hacer.

   
   

2. Identifica la acción a ejecutar: Anota cada tarea o actividad pendiente en tu lista de tareas con un verbo que le indique a tu cerebro qué es lo que debe hacer. Así, en lugar de escribir “Informe de ventas”, escribe “Analizar informe de ventas”; en lugar de “Seguimiento propuesta”, escribe “Hacer seguimiento a la propuesta”. Ten en cuenta que el 95% de las acciones que realizamos lo hacemos de manera automática. Por ello, entre más clara sea la instrucción que nos demos más fácil nos será ejecutarla y menos energía nos consumirá.

   
   

3. Escribe de manera concreta: Evita agrupar varias tareas o actividades bajo un mismo pendiente. Plurales y la conjunción “y” son una clara muestra de que estamos ocultando varias cosas en un solo enunciado. Así, en lugar de “Revisar los procesos de Gestión Humana”, escribe “Revisar proceso de reclutamiento” y “Revisar proceso de vinculación de personal”. No solo hará ver cada actividad como más sencilla y corta de hacer, sino que te permitirá liberar dopamina cada vez que culmines una de ellas.

   
   

4. Define tiempo requerido: De acuerdo con la Ley de Parkinson, las tareas se toman tanto tiempo que les demos. Por ello, en lugar de que las tareas definan por sí mismas cuánto tiempo que van a tomar, asígnale de manera proactiva cuánto tiempo consideras que esa tarea se debe gastar. Escríbelo siempre en minutos o en horas, asegurando de que ninguna actividad se tome por sí sola más de dos horas. En caso de que te pase, acude al adagio popular “Divide y vencerás” y pártela en componentes más pequeños. Esto te permitirá ver las tareas como más fáciles de ejecutar y te permitirá encontrar tiempo en tu día para dedicarlo a su ejecución. Ademas, esto alineará el tiempo requerido por las tareas con la técnica Pomodoro.

   
   

5. Asigna una fecha límite: La mayoría de las tareas son precedentes o requisitos de otras que se deben hacer para completar un proyecto o un resultado más grande. Por ello, no todas las tareas pueden tener como fecha límite la fecha final del proyecto o de la gran meta. Así que asigna a cada tarea la fecha límite en la que debería estar culminada, de manera que puedas coordinar acciones con otros o tener listos los insumos que tú mismo necesitarás para poder avanzar en algo más. Ademas, esto nos dará la sensación de urgencia que tiene la tarea.

   
   

6. Conecta las tareas con tus metas: No todas las tareas son igual de importantes. El grado en el que ellas nos ayudan a cumplir las metas reflejan la importancia que tienen. No es igual de importante diseñar una presentación que presentársela a un cliente. No es igual de importante revisar una hoja de vida que entrevistar a un candidato. Entender qué impacto tiene cada tarea en el resultado final esperado te ayudará a identificar aquellas que son más importantes y que por lo tanto requerirán de más energía, atención y concentración durante su ejecución. Y por otro lado, te permitirá identificar una potencial automatización o delegación de aquellas que son menos importantes, o quizás su total y completa eliminación. Saber qué impacto tiene cada tarea te ayudará a mejorar la priorización.

   
   

7. Agrupa tareas similares: Una máxima de la organización es agrupar iguales con iguales. Aplica en el manejo de la información, en el manejo de inventarios, en la organización de espacios, en la gestión de pendientes y, en general, en todo aquello que quieras mantener organizado. Esto no solo facilita su búsqueda, sino que también expedita la ejecución, pues permite la utilización de la técnica del Time-boxing para dedicar un momento de tiempo a realizar varias tareas que tienen en común un tema, una herramienta, un lugar, una persona o algo más.

   
   

8. Marca las tareas ejecutadas: Al final del día, justo antes de planear tu jornada siguiente, saca unos minutos para celebrar. Marca como completadas las tareas que has realizado tachándolas, chuleándolas, o simplemente resaltándolas. La dopamina que esto libera te ayudará a sentir que estás ganando la batalla contra el tiempo y no que este te la está ganando a ti. Ademas, la emoción de completar varias cosas durante el día será una fuente de energía necesaria para recargarte para el día siguiente. Ademas, este ejercicio de reflexión te permitirá analizar las razones por las que fuiste (o no) productivo en el día, de manera que tu siguiente jornada sea aún mejor.

UNA BUENA LISTA INDIVIDUAL NO ES SUFICIENTE

Aquí es donde la conversación cambia de nivel. Puedes tener una lista perfecta. Clara, priorizada, bien estructurada. Pero si tu equipo no trabaja bajo los mismos principios, el sistema se rompe. Porque alguien más te interrumpe. Porque alguien más no prioriza igual. Porque alguien más no tiene claridad sobre sus tareas. La productividad deja de ser individual y se convierte en organizacional.

Por eso, más allá de enseñar a cada persona a hacer su lista, el verdadero salto ocurre cuando el equipo comparte criterios: claridad en cómo se definen tareas, criterios comunes de priorización, uso consciente del tiempo, menos ambigüedad en lo que hay que hacer. Cuando esto pasa, algo cambia. El equipo deja de reaccionar… y empieza a ejecutar con intención.

Si quieres que tu equipo trabaje con más claridad, menos estrés y mejores resultados, empieza por algo simple: revisa cómo están escribiendo sus listas de pendientes. Puede parecer un detalle pequeño pero, muchas veces, los grandes problemas de ejecución empiezan ahí.