Una técnica efectiva en la administración del tiempo es dividir el día en minutos y no en horas. Nos ayuda a ser más conscientes y juiciosos en cómo lo gastamos.
Normalmente decimos que un día tiene 24 horas. Eso todos lo sabemos. Pero, sin hacer los cálculos, ¿cuántas personas conoces que sepan cuántos minutos tiene un día? Yo no conozco ninguna. Es una cifra que pocos o casi nadie maneja. Y esta es la raíz del problema.
Cuando no sabemos de cuánto disponemos, o peor aún, cuando pensamos que tenemos mucho de algo, lo usamos o lo gastamos sin cuidado. Pensando que nunca se va a acabar, o que si se acaba será dentro de mucho. Pero con el tiempo, al igual que con la mayoría de cosas, no es así. Entre menor conciencia tengamos de cuánto tiempo tenemos, de en qué lo invertimos o a qué lo dedicamos, mayor probabilidad tendremos de que se nos escape de las manos sin darnos cuenta. Y allí es cuando empezamos a sentirnos agobiados y a sentir que no nos está alcanzando.
Y es que las herramientas con las que contamos para gestionar nuestro tiempo tampoco nos ayudan mucho a esto. Los relojes análogos traen muy claras las horas identificadas con sus respectivos números, pero para los minutos con unas simples rayas les basta. No se preocupan por hacernos evidente y cuantificarnos cómo va pasando el tiempo poco a poco.
Igualmente sucede con los calendarios o agendas, tanto físicos como digitales. Por lo general se dividen en bloques de media o una hora. Es más, el tiempo predefinido para separar un bloque de tiempo es normalmente de dicho estándar. Y cómo por defecto los seres humanos somos perezosos, no nos detenemos a ajustar el tiempo que requiere cada actividad, sino que bloqueamos o agendamos para cualquier actividad o reunión un bloque estándar de 30 o 60 minutos. Optando casi siempre por el de una hora.
CUÁNTO PODEMOS HACER EN UN DÍA
Debido a esto, es que sentimos que en el día solo tenemos 24 bloques de 60 minutos o 48 de 30, es decir, este es el número máximo de actividades que podríamos hacer. Y si nos circunscribimos solo a la jornada laboral, que en promedio es de 8 horas, tendríamos entonces solo 8 bloques de 60 minutos o 16 bloques de 30 minutos. Es decir, nuestra jornada laboral se ve limitada a realizar entre 8 y 16 actividades como mucho.
Viéndolo de esta manera, sí que se ven pocas las oportunidades que tenemos para abordar y terminar múltiples tareas, proyectos y frentes de trabajo en un día, que es lo que nos demanda a todos el mundo laboral actualmente. ¿O no? Esta es una de las principales razones por las cuales a muchas personas no les alcanza la jornada para terminar lo que tienen por hacer y terminan extendiendo sus horas laborales a las noches y los fines de semana.
Por el contrario, si dividiéramos nuestro día en minutos, tendríamos una sensación enorme de abundancia. Pues en el día completo tendríamos 1.440 bloques de un minuto y dentro de la jornada laboral 480. Parece simplemente un juego matemático pero no lo es. Nuestro cerebro está programado para comprender las cosas según las percibamos e indudablemente para cualquiera 480 es mucho más que 8 o 16.
Si aún no me creen, piensen cuál es la percepción cuando reciben un pago de $100.000 en un solo billete, versus la percepción que es recibir los mismos $100.000 en un fajo de 100 billetes de $1.000 cada uno. Con seguridad que es muy distinta. O ¿a quién no le ha pasado que cuando quiebra un billete de $50.000 o de $100.000 siente que se le acaba rápidamente, se le desaparece, sin darse cuenta en qué se lo gastó?
Lo mismo pasa con el tiempo. Si tomamos una hora para revisar correos se nos va sin darnos cuenta y, a lo mejor, ni terminamos de revisar los correos. O si nos damos una hora para realizar una presentación, puede pasar toda la tarde sin darnos cuenta y sin lograr terminarla.
Y es que aunque el total sea la misma cantidad, la sensación o percepción de abundancia aumenta cuando tenemos mayor número de unidades en las cuales dividir el todo. Y este es un principio muy importante en el manejo del tiempo.
HAZ QUE TU TIEMPO TE RINDA MÁS
Es por esto, entre otras razones, que a las personas altamente productivas les gusta ser más específicos con su tiempo y no solo trabajan desde su calendario o agenda como se los hemos recomendado antes, sino que los dividen en periodos más cortos. Puede que no lleguen a dividirlos en minutos, pero sí lo hacen en bloques de 10 o 15 minutos. Y es para estos periodos para los cuales fijan reuniones, dan citas y trabajan en temas específicos. De esta manera se obligan a ser más concretos en sus conversaciones y reuniones, y eliminan, o disminuyen al menos, la posibilidad de desperdiciar nuestro bien más preciado: el tiempo.
Parece algo complejo, pero no lo es. Implica solo un pequeño cambio de hábito que al final va a jugar a tu favor. Recuerda que la Ley de Parkinson dice que las tareas se toman el tiempo que les demos para ejecutarlas. De allí la importancia de fijarle tiempo a las tareas, para ser nosotros quienes las dominamos a ellas y no ellas las que nos dominen a nosotros.
Por ello, si a una reunión le damos solo 15 minutos, nos esforzamos en llegar a acuerdos y establecer compromisos en ese tiempo. Pero si le damos media hora al mismo tema, vamos a dejar que las discusiones se alarguen y diluyan, hasta que se aproxime el final de la media hora. Igualmente, si le damos una hora a hacer una presentación, en lugar de darle 20 minutos, vamos a dejar que actitudes como el perfeccionismo nos lleven a ocupar los 60 minutos en una tarea que pudo haber sido completada con un nivel aceptable de calidad en tan solo 20 minutos.
Empezar a reducir el tiempo que le dedicamos a cada actividad y a medirlo en bloques de tiempo más pequeños, en lugar de hacerlo en horas o en medias horas, es un truco simple pero muy poderoso que puede potenciar enormemente tu nivel de productividad. Anímate a ponerlo en práctica.