Hay muchos hábitos y comportamientos que nos hacen menos productivos. Estos son los más comunes y la forma de evitarlos.
Hay muchos comportamientos que hacemos en nuestro día a día, que minan nuestra productividad. La mayoría de ellos los hacemos sin darnos cuenta del mal que nos están ocasionando y del tiempo que nos están haciendo perder. Varios de ellos los hemos discutido ampliamente en otras publicaciones de este blog.
El gran problema de la mayoría de estos comportamientos es que los hacemos de manera habitual. Se han convertido en rutinas que hacen parte de nuestras vidas y que por lo tanto los ejecutamos de manera automática, sin siquiera darnos cuenta. Sin pensar en los perjuicios que nos pueden ocasionar.
A continuación, les relacionamos los 6 principales hábitos que, a nuestro juicio, acaban con nuestra productividad, a la vez que les explicamos cómo evitar caer en estas trampas letales para sus resultados. Analiza cuáles de estos hábitos tienes y practica la forma de erradicarlos para siempre de tu vida o, al menos, durante tu jornada laboral.
1. Revisar permanentemente el teléfono
El teléfono es, sino la más, una de las más grandes distracciones que tenemos en nuestras vidas. Lo tenemos siempre tan a la mano que se nos hace imposible no mirarlo todo el tiempo. Nos decimos la excusa que debemos estar conectados. Nos creemos las mentiras que nos decimos para poderlo revisar. Pero realmente lo que tenemos es una adicción. Actualizar el correo o las redes sociales cada cinco minutos, no nos hace más eficientes ni nos va a permitir obtener más ni mejores resultados. Lo que sí nos hace es quitarnos por lo menos de 10 a 15 segundos cada vez que lo miramos. Y esto multiplicado por 100 o por 200 veces al día es una cantidad enorme de tiempo tirado a la basura.
Debemos aprender a desapegarnos de él. A apagarlo durante las reuniones. A evitar mirarlo mientras estamos concentrados realizando algo. A ponerlo en modo avión, con la pantalla hacia abajo o guardado en un cajón lejos de nuestra vista. Todas estas son buenas maneras de empezar la desintoxicación. La meta debería ser utilizarlo por bloques, con espacios de abstinencia de al menos una hora entre uno y otro bloque. Tomar el control de uso y evitar que sea él quien nos siga controlando.
2. No poner atención
Atender una persona mientras estamos leyendo un correo. Participar en una reunión mientras conversamos por char desde el celular. Escuchar la historia de nuestros hijos mientras vemos televisión. Son algunas de las situaciones más comunes en donde le decimos a alguien que le estamos poniendo atención cuando realmente no lo estamos haciendo. Al final, si queremos entender o participar activamente de la actividad principal, vamos a tener que solicitar que nos repitan porque no estamos realmente poniendo atención.
Aunque esto lo hacemos sin darnos cuenta, no solo le estamos faltando al respeto a nuestros interlocutores, sino que también estamos haciendo que el tiempo que nos toma hacer las cosas sea el doble de lo que deberían tomar. Las reuniones se alargan o se tienen que reprogramar. Las conversaciones tienen que repetirse y las historias tienen que volver a ser contadas. O, si no pasa esto, vamos a dar una opinión equivocada o fuera de contexto por no haber estado poniendo atención. Así que la próxima vez que converses con alguien o asistas a una reunión, aleja de ti, cierra o apaga, conscientemente, todos aquellos distractores que te van a hacer dejar de poner atención.
3. La multitarea
Está comprobado que el cerebro humano es incapaz de realizar de manera simultánea dos actividades que requieran de nuestro atención. En lugar de hacer dos cosas al tiempo lo que estamos haciendo es intercambiando nuestra atención constantemente, de manera ininterrumpida entre una tarea y otra. Esto, además de agotar nuestras mentes y robarnos energía, propicia que nos tome más tiempo terminar las tareas que lo que nos hubiera tomado ejecutarlas por separado. Además que pone en riesgo la calidad de nuestros resultados.
Por ello, lo mejor es hacer una sola cosa a la vez. Sin importar lo que sea. Así, cuando estés escribiendo un reporte y te entre una llamada, trata de no atenderla hasta que no lo termines. Pero si la llamada es absolutamente importante y debes atenderla, deja a un lado, por completo, lo que estabas haciendo y enfócate en ella. Evita la tentación de seguir escribiendo mientras la atiendes. Evita, asimismo, responder mensajes mientas manejas. Evita leer un correo mientras participas en una reunión. Evita mirar un documento mientras participas en una videollamada. Te aseguro que si no los atiendes de manera independiente, no los vas a poder procesar adecuadamente.
4. La socialización
Combinar el relacionamiento y las actividades sociales con el trabajo hace que nos rinda menos la jornada laboral y que tengamos que quedarnos luego del final de nuestro turno o llevarnos trabajo para la casa para poderlo terminar. Normalmente esto lo vemos como el resultado de sobrecarga laboral, pero realmente se debe a que el ambiente de trabajo es poco productivo. Confundimos el ser buenos compañeros y el establecer relaciones con los otros con el socializar.
Saber separar las actividades sociales de las laborales, de manera que las primeras las tengamos una vez hayamos terminado la carga de trabajo, nos ayudará a sentir que tenemos menos por hacer. Aplaza entonces la conversación sobre la fiesta del fin de semana. Conversa sobre los hijos de tus colegas, sobre sus proyectos o sobre sus problemas personales una vez hayas terminado de trabajar. No empieces cada reunión socializando sobre el clima, el evento del día anterior o las situaciones personales. Enfócate en lograr aquello que tienes por hacer. Y una vez termines comparte tiempo de calidad con los demás.
5. Trabajar con otros cuando no es necesario
Las personas confundimos trabajar en equipo con trabajar juntos. Trabajar en equipo no implica necesariamente reunirse. Es conjugar los esfuerzos independientes de una manera armónica para lograr un objetivo, el cual no habría sido posible alcanzar de manera independiente o implicaría haberlo alcanzado en un mayor tiempo o con una menor calidad. Sin embargo, la mayoría de las tareas las hacemos de una manera más rápida y eficiente cuando las hacemos de forma individual.
Por esto, evitar hacer juntos todo lo que podemos hacer separados es una de las más importantes claves para aumentar la productividad. Reunirse para trabajar con otros debería estar limitado a generar tormentas de ideas, llegar a acuerdos o pedir que te ayuden con algo que no puedes o sabes hacer solo. Y es algo que siempre debe hacerse teniendo en cuenta las etapas y roles de las reuniones. Evita entonces reunirte para ver una presentación o leer un informe. Revísenlo de manera individual y luego juntos discuten el acuerdo al que se deba llegar. Sentarse a escribir juntos un informe, un documento o un comunicado, es diferente a realizar una tormenta de ideas frente a los temas que se deben incluir y delegar en uno solo la responsabilidad de redactarlo.
6. Tener las notificaciones activadas
Las notificaciones, tanto del computador como del celular son como balas que atentan contra tu productividad. Y no me refiero únicamente a las notificaciones de WhatsApp que son las que más tiempo nos quitan. Cada vez que una alerta de cualquier aplicación o programa, bien sea sonora o visual, se interpone en tu camino estás agotando el nivel de concentración y productividad que esperas alcanzar. Además, el problema de las notificaciones es que te sacan de foco y el tiempo que tardas en recuperarlo no es lo que dura la interrupción de la notificación, sino que dura entre cuatro y cinco veces más. Así no lo creas.
La única opción es apagar las notificaciones o desactivarlas. La información y las solicitudes van a seguir llegando y las vas a poder atender cuando tú puedas. Sé que esta es una de las recomendaciones a las que las personas son más reacias y siempre dicen que es imposible hacerlo en su trabajo, pero les aseguro que sí pueden. Si tú eres de los que lo dicen, ten en cuenta que los culpables de las interrupciones que te generan las notificaciones no son quienes te envían el mensaje o la acción que activó la notificación, sino que eres tú mismo al tenerlas activadas. Además, ninguna de las recomendaciones anteriores te va a servir si no pones esta última en práctica.
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