Archivar, o guardar elementos, es uno de los mayores ladrones de tiempo. Porque nos roba tiempo tres veces: al guardar, al buscar y al descartar.
Una de las más grandes dificultades que tenemos las personas con el manejo del tiempo es que lo malgastamos sin darnos cuenta cómo. Lo perdemos sin ser conscientes de ello. Creemos que al estar ocupados estamos siendo productivos, pero el tiempo pasa mientras nos dedicamos a hacer un sinnúmero de tareas que creemos que nos agregan valor y cuando menos pensamos el tiempo se nos ha escapado de nuestras manos.
Esto se da por muchas razones. Una de ellas es que las tareas y actividades que no nos agregan valor, es decir, aquellas que nos roban nuestro bien mas preciado, el tiempo, lo hacen en dosis tan pequeñas que ni siquiera lo percibimos. Es el equivalente a llenar un balde con gotas de agua. Agregar una gota no hace la diferencia y pensamos que no modifica para nada su volumen. Pero si dejamos el recipiente debajo de un grifo goteando, de un día para otro, la suma de gotas puede llegar a llenar, e incluso, a rebosar el balde.
Así pasa con los llamados ladrones de tiempo. No son cosas que lleguen de un momento a otro y nos roben dos o tres horas de manera continua. Para nada. Pues si fuera así estaríamos alertas para que no nos pasara. Sino que ellos llegan sigilosos y, generalmente, camuflados de trabajo o de actividades importantes. Nos roban un minuto aquí, otro más allá. Y nosotros ni si quiera nos percatamos de que lo están haciendo. Pero cuando menos pensamos nos estamos preguntando en qué se nos fue el tiempo si estuvimos todo el rato tan ocupados.
Ahora, dentro de las actividades o tareas que pueden denominarse como ladrones de tiempo hay muchas, pero hoy quiero centrarme en una de las más perjudiciales: archivar o guardar. Y es que esta actividad de almacenamiento, bien sea de documentos físicos o electrónicos, de objetos, de materiales o de recuerdos, es una de las mayores ladronas de tiempo, sino la mayor. Porque cada que guardamos algo no dejamos que nos robe tiempo una, sino tres veces.
LOS TRES ROBOS
Se estarán preguntando cuáles son estas tres veces que el archivar nos roba tiempo. Se los voy a explicar. El primero de los robos de tiempo se da, precisamente, en el momento cuando realizamos la acción de archivar o guardar un elemento. Ya que para hacerlo, debemos dedicar un poco de tiempo a encontrar el lugar, el espacio o la carpeta indicados para guardarlo de manera que se conserve adecuadamente y podamos recuperarlo posteriormente cuando lo necesitemos.
El segundo momento en el que perdemos tiempo, debido a archivar o guardar cosas, es cuando nos disponemos a buscarlas para volverlas utilizar o consultar. Debemos hurgar entre el resto de cosas con las que está guardada, corriendo el riesgo de que este tiempo se alargue, de manera indefinida, si no sabemos exactamente dónde está o cuál es la mejor manera de encontrarlo o identificarlo. Piensen las veces que han perdido tiempo buscando un correo o un archivo que no encuentran porque no recuerdan con exactitud dónde lo tenían guardado o con qué nombre lo archivaron. O las veces que se la pasan de un lugar a otro de su casa buscando un objeto que no recuerdan dónde lo habían dejado. Es ahí cuando el buscar les está robando tiempo.
Pero no crean que la pérdida de tiempo al buscar se da solo cuando no encontramos lo que buscamos o cuando no sabemos dónde lo tenemos guardado. Ahí la pérdida de tiempo es mayor. Pero incluso cuando sabemos dónde están las cosas, perdemos al menos unos 5 o 10 segundos dirigiéndonos allí y buscando hasta encontrar el objeto o documento que deseamos utilizar.
La tercera forma en la que el archivar nos roba tiempo es cuando decidimos realizar un proceso de limpieza o depuración para deshacemos de todo aquello que ya no necesitamos o queremos conservar. Y este robo se da tanto si realizamos este proceso de manera proactiva, porque decidimos deshacernos de aquello que ya no nos es de utilidad, como si nos toca hacerlo de manera reactiva, porque no tenemos espacio suficiente para guardar algo adicional. Es decir, al desprendernos de aquello que alguna vez habíamos guardado, también perdemos un poco de tiempo.
Estarán pensando que perder 5 o 10 segundos al guardar, otros 5 o 10 al buscar y otros 5 o 10 al deshacernos de lo guardado no suman más de 15 o 30 segundos perdidos en total, en el mejor de los casos, por cada cosa que archivamos. Pero si multiplicamos esto por los cientos de archivos, correos, documentos y demás elementos que guardamos o archivamos cada día, cada semana o cada mes, la cantidad de tiempo perdido se vuelve bastante considerable.
LA SOLUCIÓN
Ante este panorama tan desolador estarás pesando que lo mejor sería no archivar ni guardar nada. Pues te digo que estás en lo cierto. La mejor forma para evitar que archivar o guardar documentos u objetos nos haga perder tiempo es botando copiosamente en lugar de guardar.
Más aún, si eres consciente de que el 80% de las cosas que guardamos o archivamos nunca más las volvemos a utilizar. Así que desarrollar un alto nivel de consciencia, para solo guardar aquello que de verdad vamos a volver a utilizar y desprendernos del resto, es una gran forma de ganar tiempo libre para ti.
Sin embargo, como sé que esta medida tan drástica no es tan fácil de implementar, te quiero compartir algunas otras recomendaciones que puedes aplicar:
En lugar de archivar o guardar cada documento u objeto en el mismo momento en que llegue a tus manos, acumúlalos para archivarlos luego. Agruparlos y separar un espacio a la semana, a la quincena o al mes en tu agenda para archivar es una muy buena práctica. Recuerda que para ser productivo en lo operativo debemos agrupar tareas pequeñas similares en bloques de al menos media hora, en lugar de hacerlas de manera suelta como actividades independientes.
Etiqueta bien las carpetas o contenedores en los que guardas las cosas, con el fin de que sea más fácil encontrar algo al momento en el que vayas a buscarlo. Entre más detallado y específico el nombre mucho mejor. Evita nombres genéricos como ‘Otros’ o ‘Varios’, ya que son repositorios en los que cabe de todo y finalmente no sabemos ni qué tenemos en ellos, y por esto es tan difícil encontrar cualquier elemento que depositemos allí.
Divide tus archivos o repositorios en dos. Un que llamaremos Activo y otro que denominaremos de Referencia. Hazlo para todos los tipos de archivos: emails, documentos, facturas, libros, objetos, recuerdos, etc. En el Activo, mantén aquello relacionado con temas o asuntos a los que recurras con mucha regularidad. Y en el de Referencia conserva todo aquello que quizás no uses con frecuencia pero de lo cual no te quieres desprender. De esta manera vas a optimizar el tiempo que dedicas a buscar tus cosas archivadas, ya que tendrás menos elementos o carpetas en las cuales buscar.
Una vez al mes, o cada dos meses, saca un momento para revisar tu archivo Activo. Depúralo para hacerlo más liviano, deshaciéndote de todo aquello que ya no necesitas o pasando para el archivo de Referencia todo aquello que ya no requieres con tanta frecuencia.
Realiza, una vez al año, una depuración de tu archivo de Referencia, para que puedas igualmente desprenderte y deshacerte de todo aquello que ya no usas o no necesitas más.
Pon estas recomendaciones en práctica con todos los tipos de elementos que guardes. Incluso con la ropa en tu armario. Y verás cómo empieza a aparecerte, como por arte de magia, un montón de tiempo disponible en tu día a día, con el que no sabías que contabas. O mejor, del cual no eras consciente cómo tú mismo te lo dejabas robar.