Aplica estas seis recomendaciones para que reduzcas considerablemente el tiempo que requiere la gestión de tu correo, a la vez que aumentas la oportunidad en su respuesta.
Para la mayoría de las personas revisar su correo electrónico es una adicción. Lo hacen constantemente. Lo revisan cada vez que pueden en su teléfono y en su computador. Pareciera incluso que les liberara endorfinas. Y piensan que haciendo esto están siendo productivos y se van a mantener al día en su trabajo. Creen que están aumentando la probabilidad de dar excelentes resultados.
Sin embargo, además de no ser cierto, es una muy mala práctica. Pues revisar el correo de manera constante no solo es una de las mayores formas de procrastinación, sino que también es la mejor forma de dejar que otros antepongan sus prioridades a las nuestras.
Revisar el correo de manera constante es una de esas grandes mentiras que nos decimos para evadir lo que tenemos por hacer. Es una forma cómoda de decirnos que no hemos abordado ese trabajo incómodo que tenemos pendiente, o ese informe difícil que tenemos por hacer, porque hemos estado respondiendo una cantidad de solicitudes que nos llegan por correo.
Pero a la vez, revisar el correo de manera permanente es una forma de atender lo que otros necesitan antes de ponernos a hacer lo que nosotros debemos hacer. Es decir, es la forma de priorizar lo de los demás antes que lo nuestro. Dejando así nuestras prioridades, lo que realmente nos importa y por lo que miden nuestros resultados para lo último. Y eso si nos queda tiempo.
Acabar con ambos comportamientos – la procrastinación y anteponer las prioridades de los otros a las nuestras – requiere de un gran nivel de autoconciencia. Pues la tentación de sacar excusas para justificarlos son muchas. Algunas de las más comunes que he escuchado, y algunas veces hasta yo mismo he utilizado, son:
“Qué tal que me llegue algo importante.”
“No soy capaz de estar tranquilo sin ver qué me ha llegado.”
“Es que si me descuido un momento se me llena la bandeja.”
“Debo tener el correo a reventar porque he estado toda la mañana en una reunión.”
En realidad las decimos porque estamos buscando sentirnos ocupados, lo cual nos hace creer, de manera errónea, que estamos siendo productivos. Y además le echamos la culpa a los demás, por escribirnos tanto, por querer copiarnos en todo, por no saber usar esta herramienta de una mejor manera.
Lo que la mayoría desconocemos es que el mayor culpable de la cantidad de correos que recibimos somos nosotros mismos. Estudios han demostrado que entre el 80 y el 90% de los mensajes que llegan a nuestra bandeja de entrada se deben a acciones u omisiones que cometimos y que originaron el que alguien nos enviara dicho correo.
Es por esto que en una publicación anterior les había compartido 5 claves para disminuir los emails. Ahora, además de estas, les quiero compartir algunas recomendaciones para disminuir a la mitad el tiempo que dedican diariamente a gestionar sus bandejas de correo:
1. Incluye la lectura del correo en tu calendario: la lectura del correo es una de esas actividades que debemos realizar a diario, pero que no nos llega a manera de pendiente ni de citación. Por ello no tenemos un momento destinado para hacerlo y terminamos haciéndolo todo el día o peor aún, en la noche, en nuestro tiempo personal. Entonces, la mejor forma de gestionar el correo de una manera adecuada es separando en el calendario o agenda entre dos y cuatro bloques de unos 15 o 20 minutos cada uno para revisar el correo. Si eres un fiel lector nuestro, ya sabes cómo revisar el email. Con ello asegurarás una ejecución adecuada y oportuna de esta tarea.
2. Evita usar las copias: entre más personas copies en tus correos, más respuestas (correos) recibirás y más tiempo tendrás que dedicar a gestionar tu bandeja de entrada. Incluso, aquellos a quienes solo copias con carácter informativo, van a tener la tentación de responderte con un simple gracias o con su opinión al respecto, aumentando tu sensación de sobrecarga y el tiempo que tienes que dedicar a tu email. Esto lo explicamos en detalle en una publicación anterior en donde les contamos todo lo malo de copiar a otros en tus correos.
3. Crea reglas o filtros: todas las plataformas de gestión de correos tienen esta funcionalidad. Unas, como Outlook, las llaman reglas y otras, como Gmail, las llaman filtros. Su utilidad radica en que podemos descongestionar nuestra bandeja de entrada y así disminuir el tiempo que pasamos leyendo el correo, separando los de mayor y menor importancia en sus propias carpetas, las cuales podamos leer en momentos específicos y aumentar así nuestra oportunidad de respuesta. Algunas reglas simples que nos sirven a todos son las siguientes, pero no te limites a estas y crea las tuyas propias según tu necesidad:
Enviar a la carpeta ‘Promociones’ todo correo que incluya en su cuerpo la palabra ‘Unsubscribe’ o la expresión ‘Darse de baja’.
Enviar a la carpeta ‘Informativos’ todo correo en el que vengamos como destinatario copiado y no como destinatario principal. Tanto si es copia abierta como si es copia oculta.
Enviar a la carpeta ‘Jefe’ todo correo que provenga del email de nuestros jefes.
4. Deja de usar la bandeja de entrada como tu lista de pendientes: Conozco muchas personas que manejan su bandeja de entrada como su lista de pendientes. Entonces dejan allí todos los mensajes en los que tienen algo por hacer. Esta mala práctica no solo genera agobio sino que hace que revisemos varias veces los mensajes y los pospongamos porque en los momentos en los que los leemos no tenemos tiempo suficiente para hacer lo que nos piden. Aplica la técnica 'ficha tocada, ficha jugada' y los correos que contengan algo que debas hacer y que te tome más de dos minutos, pásalos a tu lista de pendientes para priorizarlo con el resto de cosas que tienes por hacer o llévalo a tu calendario, separando de una vez el tiempo que requieres para su gestión. Cualquiera de los dos mecanismo funciona. Utiliza aquel con el que te sientas cómodo y que te ayude a evacuar tus correos con una mayor oportunidad.
5. Desactiva las notificaciones: una de las razones por las que revisamos tanto el correo, incluso en momentos en los que estamos ocupados haciendo otra cosa y que por ello no podemos atenderlo como es debido y que nos conlleva a leer y releer los mensajes una y otra vez, es porque las notificaciones o alertas de los correos que nos llegan llaman nuestra atención. De manera que la mejor manera de disminuir el número de veces que revisamos nuestro email y restringirnos únicamente a los momentos que hemos destinado para ello es anulando los mensajes de alerta o notificaciones tanto del teléfono como del computador. Haz que leer el correo sea una decisión y no una interrupción o una distracción.
6. Escribe correos de tres líneas: hay un indicador clave en la gestión del correo y es que las personas dedicamos en promedio no más de 30 segundos a leer los mensajes que recibimos. Por ello, para que nuestros mensajes sean leídos, respondidos y ejecutados de la mera que esperamos, es vital que seamos muy concisos en lo que pedimos. Y una forma de lograrlo es limitando la longitud de nuestros mensajes a tres líneas. Ni una más. Ten la certeza de que si requieres más espacio para explicar algo, el correo no es el medio adecuado para tratar dicho asunto. Recurre mejor a una llamada o a una reunión.
Finalmente, cuando vayas a poner esto en práctica, cuéntale a tu jefe, a tus compañeros y a tu equipo que estás cambiando la forma de gestionar tu correo. Explica qué vas a hacer y cómo esto va a mejorar tu productividad. Esto te dará tranquilidad y ayudará a que los demás entiendan porqué no has respondido en tiempo real los mensajes que te envían, evitará que te llamen para contarte que te acaban de enviar un correo y de paso aprenderán algo bueno de ti.
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