Realiza reuniones magistrales, que serán la envidia de todos tus compañeros, poniendo en práctica la técnica del Check-in y Check-out al inicio y cierre de toda reunión.
Las reuniones de trabajo son una de las herramientas más valiosas para alinear equipos y tomar decisiones colectivas, pero también son una de las más costas en cuanto a tiempo y dinero para cualquier organización. Basta solo con calcular el salario por hora de todos los presentes en una sesión y multiplicarlo por el tiempo que dura la reunión. Las cifras que se obtienen pueden llegar a ser abrumadoras.
Y es que definitivamente es una realidad que en el mundo organizacional actual son cada vez más las reuniones en las que tenemos que participar y es mayor la sensación de agobio por todo el tiempo que nos quitan para poder trabajar, dejándonos muchas veces la sensación de estar perdiendo el tiempo al participar en tantas reuniones sin sentido durante el día. Por ello, es tan importante implementar mecanismos que nos ayuden a hacerlas más cortas y productivas.
Precisamente por esto, hoy quiero hablarte de la técnica Check-in y Check-out que fue planteada originalmente por Fred Kofman, coach ejecutivo y asesor en materia de liderazgo y cultura, en su libro Metamanagement.
La técnica consiste en invertir unos minutos en la apertura de la reunión para realizar el Check-in y otros al final del encuentro para realizar el Check-out, sin que cada uno supere el 10% del tiempo de la reunión. Su fin es enfocar a todos los asistentes en el objetivo particular de la sesión y mantenerlos concentrados durante toda la reunión.
EL CHECK-IN
En el Check-in se activa a los asistentes y se les sintoniza con el objetivo de la reunión, invitándolos a que comenten a los demás lo que está pasando por sus mentes en ese momento. Es decir, que expresemos y dejemos ver los sentimientos y el estado anímico con el que llegamos a la sesión.
Es normal que muchos desconozcan el propósito grupal y personal de la reunión. También sucede que muchos no se concentran dado que vienen con pensamientos que no le permiten focalizarse en el tema de la reunión. Sin un compromiso compartido no es posible obtener resultados efectivos.
El espacio consiste entonces en que cada uno comparta las preocupaciones, situaciones o problemas que los están agobiando en ese momento, los cuales, de no mencionarse, se pueden convertir en conversaciones internas o distracciones durante la reunión.
El ejercicio lo inicia el líder de la reunión, tras dar la bienvenida a todos los asistentes preguntando algo como: “¿Qué quieres compartirnos en este momento?” o “¿Cómo estás para esta reunión?”
Cada participante debe responder de manera corta en un tiempo cercano a los 30 segundos para reuniones de una hora, pero que puede ser mayor para reuniones de duración más larga. No hace falta explicar por qué nos sentimos de una u otra forma, pero a veces podemos añadir una frase para que el resto de los compañeros sepan el origen de nuestra emoción. Es un espacio en el que se puede hablar tanto de lo que nos pasa en nuestra vida personal como en la laboral.
Se debe ser totalmente sincero y se pueden decir cosas como: “Estoy preocupada porque mi mamá está enferma y aún no sabemos qué tiene”; “Me siento feliz porque mi hijo empezó hoy su primer año en el colegio y no veo la hora de que llegue para que me cuente cómo le fue”; “Estoy abrumado por todo lo que tengo y no veo la hora de terminar esta sesión para poder dictarme a hacer lo que tengo pendiente”; “Estoy feliz porque por fin nos pudimos reunir para tratar este tema que venía siendo aplazado desde hace varias semanas”; “Estoy en mi casa con mi perro, ya que nadie me lo pudo cuidar hoy, de manera que si lo sienten o lo ven por la cámara ya saben a qué se debe”; “No sé qué estoy haciendo aquí porque no recibí el objetivo de la reunión ni la agenda con los temas a tratar”.
Para que surja el efecto esperado es necesario que todos los asistentes se vean las caras, de manera que si la reunión es virtual es imperativo tener las cámaras encendidas.
Al final de la intervención, cuando cada participante comparta su estado de ánimo, debe terminar con la expresión “Estoy dentro”, indicando que ha llegado plenamente a la reunión. Solamente habla una persona a la vez, mientras los demás escuchan atentamente y en silencio, sin opinar ni juzgar.
El proceso termina cuando todos los participantes han tenido oportunidad de expresarse, incluyendo al líder de la reunión. Sin embargo, si alguien prefiere no hablar, se respeta su decisión y solamente debe decir: “Estoy dentro”.
El principio de este ejercicio es que reconozcamos y pongamos presente aquello que está haciendo ruido en nuestra mente. De esta manera será más fácil focalizarnos en la reunión.
De acuerdo con propósito de la reunión, otras preguntas que pueden hacerse en el Check-in, en lugar de las antes descritas, son:
¿Qué haría que esta reunión fuera relevante para ti?
¿Qué resultado te haría feliz al final de la reunión?
¿Por qué esta reunión es importante para ti?
¿Qué te comprometes a hacer para que esta reunión se efectiva?
¿Qué norma te gustaría que aplicáramos en esta reunión para aumentar su efectividad?
¿Cómo esperas salir de esta reunión?
EL CHECK-OUT
Por su parte, el proceso de Check-out tiene como fin validar la efectividad de la sesión que está terminando, minimizando así los comentarios posteriores que critican la reunión sin permitir que se adopten medidas que ayuden a mejorar la forma como se realizan las reuniones en la organización.
A veces sucede que muchas emociones y conflictos quedan latentes y no son exteriorizados, lo que puede generar un efecto negativo en las relaciones interpersonales y en las comunicaciones de la organización. Por esto se es relevante evitar que las personas dejen la sesión pensando algo como “¿para qué vine a esta reunión?”
Y es que muchas veces los participantes de las reuniones salen de ellas sintiéndose frustrados y con la sensación de que la reunión no sirvió para sus objetivos particulares. También puede suceder que sientan que algunos temas relevantes no se hablaron, que los compromisos no quedaron claros, que no se sabe quién hará que cosa ni para cuándo.
Esta etapa de la técnica puede ser un poco más breve que la del Check-in y en ella cada persona responde brevemente preguntas como las siguientes, dependiendo del tipo de reunión que se haya sostenido:
¿Con qué compromisos has quedado y para cuándo?
¿Qué tema quedó sin resolver y requiere una sesión posterior para tratarlo?
¿Qué conclusión o decisión te llevas de esta reunión?
¿Qué aprendiste hoy?
¿Qué tan productiva fue esta reunión?
¿Qué recomendación tienes para una próxima reunión?
¿Cómo te vas de esta reunión?
¿Cómo te sientes después de terminar esta reunión?
La importancia de esta técnica radica en que existen elementos más allá de los obvios y concretos que se tratan en toda reunión. Estos elementos deben tener siempre un momento adecuado para ser compartidos, conocidos y entendidos por todos los asistentes, partiendo de la base que somos seres humanos y no máquinas de trabajo.
Los estados de ánimo, las emociones previas y post reunión, los objetivos internos de cada participante y los resultados buscados por cada uno, muchas veces forman parte del diálogo o discusión de los encuentros sin ser explícitamente comunicados. Lograr un contexto compartido dando lugar a la participación y apertura a la comunicación de los mismos permiten que las reuniones se transformen en herramientas de trabajo más efectivas.
Las preguntas propuestas para ambos momentos permiten extender los objetivos profesionales a los personales, que muchas veces son el factor que define la forma de las conversaciones en la reunión. Frente a las preguntas planteadas, los participantes se abren a estar totalmente presentes en emoción y razón, contextualizando y dando sentido a cuales son los resultados relevantes que busca obtener para generar valor para sí mismo, para el equipo y para la organización.
Además, esta técnica también hace que las personas sean más auténticas, permitiendo impulsar la escucha activa y la reflexión en relación con los otros, sus sentimientos y sus necesidades. De manera que pon en práctica esta técnica en tu próxima reunión y verás el cambio radical que vas a obtener tanto en la concentración de los participantes como en los resultados que se obtienen durante la sesión.