Activar, animar e integrar a las personas en las reuniones virtuales es un poco más retador que en las reuniones presenciales. Conoce aquí quince formas de lograrlo.
La apertura de las reuniones es uno de los momentos más importantes de estos espacios de trabajo. No solo porque como en todo, el inicio es el momento que marca el ritmo, la actitud y el norte, sino porque es cuando aseguramos la sintonía y alineación de todos los participantes.
Desde el punto de vista humano, ya hemos hablado anteriormente de la importancia de activar a los participantes para saber en qué estado están, hacerlos partícipes del propósito de la reunión y asegurar todo su foco y atención en la sesión que está a punto de empezar. Por ello incluso les compartimos la técnica del check-in de las reuniones como mecanismo útil para potenciar estos encuentros.
Sin embargo, la apertura de las reuniones o la realización del check-in puede ser un poco más retador cuando se realizan reuniones virtuales o híbridas, pues la falta de interacción física genera, a veces, silencios incómodos o situaciones en las que no se sabe cuándo o cómo empezar, si interrumpir, realizar o alargar momentos de interacción un poco más social. Allí, es cuando es útil la implementación de rompehielos o pequeñas actividades que activen a los participantes y los sintonicen al principio de la sesión.
Por ello te comparto una lista de 15 rompehielos, agrupados en tres tipos, para que escojas aquellos que más te gusten y los utilices en tus próximas reuniones virtuales, de manera que energices a los participantes, dispongas el ambiente para las conversaciones que se van a tener y animes a las personas a tener una actitud más activa:
1. PREGUNTAS RÁPIDAS: empieza la reunión virtual invitando a todos los participantes a responder, de manera rápida, una pregunta sencilla. La respuesta pude darse de manera anónima (respondiendo a una encuesta digital) o a viva voz utilizando el micrófono, esto dependiendo de la cantidad de participantes, del tiempo con el que se cuente y del tipo de interacción que se quiera promover. Estos son algunos tipos de preguntas rápidas que puedes utilizar:
CÓMO TE ESTÁS SINTIENDO: preguntar abiertamente a las personas cómo se están sintiendo, normalmente no genera más que un par de respuestas desganadas y poco profundas. Por ello, implementar una encuesta virtual en donde los participantes puedan votar de manera anónima cómo se están sintiendo escogiendo una alternativa de entre una lista cerrada de opciones (o emojis) es una mejor versión. A partir de los resultados se puede animar a que aquellos que quieran detallen de manera verbal el porqué se están sintiendo de esa manera.
QUÉ PREFERIRÍAS: pedir a los participantes que antes de empezar escojan una de dos opciones de alternativas ofrecidas ayudará a animar a las personas para discusiones futuras. La idea es que tengan que elegir entre alternativas extremas como si prefieren pasar sus vacaciones en la playa o en el campo, si preferirían irse a vivir a otro planeta o que extraterrestres vinieran a vivir a La Tierra, si preferirían quedar ciegos o sordos por el resto de sus vidas.
ACUDE AL PASADO: conectar a las personas con aquellas situaciones o cosas que añoran del pasado puede ser una buena forma de llamar su atención. Bien sea preguntando cuál es su libro favorito o la película que más les ha gustado o pidiéndoles que cuenten cuáles son los tres lugares que más les gustan o sus tres programas de televisión favoritos, no solo ayuda a activar a las personas, sino que propicia el conocimiento mutuo de los miembros del equipo.
ADIVINA: puedes utilizar una pregunta a manera de trivia, bien sea para validar el conocimiento de un tema en específico que puede ser de cultura general o del tema en particular que se va a tratar en la reunión, lo cual es especialmente útil para reuniones recurrentes en donde es importante que se mantenga el hilo conductor frente a decisiones o acuerdos tomados en sesiones anteriores.
DE DÓNDE TE CONECTAS: una buena forma de activar a personas que asisten a reuniones masivas o en donde es de nuestro interés conocer qué regiones o ciudades están participando en la sesión, permitiendo a la vez que todos se vean representados a través de su ubicación geográfica. Cuando se realiza a manera de nube de palabras se puede obtener un resultado más interesante y divertido.
2. ACTIVIDADES CORTAS: cuando se cuenta con un poco más de tiempo y son menos los participantes de la reunión, se puede recurrir a actividades cortas en las cuales cada quien se pueda expresar de manera más abierta y se propicie un poco más de interacción con los demás. Algunas de estas actividades son:
DIBUJA TU ESTADO DE ÁNIMO: en lugar de pedir a las personas que escojan la palabra o emoji que mejor represente cómo se están sintiendo, se les invita a que utilicen una pizarra virtual como la que ofrecen la mayoría de plataformas de videoconferencia para que dibujen cómo se sienten. Se obtendrán resultados muy divertidos y se activará la creatividad de los participantes.
LOGROS RECIENTES: resaltar los logros del equipo son una buena forma de mantenerlos motivados y alineados con los objetivos organizacionales. Por ello, sacar un tiempo, especialmente en los grupos primarios, para que cada quien verbalice (de manera oral o escrita), según sus propias palabras cuál fue su principal logro o contribución durante la última semana o mes que termina es una gran actividad.
EL MEJOR: una forma de levantar la moral de los equipos es permitiendo que entre ellos mismos se reconozca a aquellos que están haciendo las cosas bien. A veces, trabajar de manera remota, dificulta el que de manera informal nos felicitemos, reconozcamos lo bueno y nos demos esa palmada en la espalda que todos valoramos. Por esto, invitar a que todos postulen a alguien para que sea nombrado como el mejor compañero o empleado del mes, explicando porqué, es una buena forma de reconocimiento y activación.
FOTO DEL EQUIPO: una buena forma para acercar a las personas, así sea de manera virtual, es tomando fotos grupales, las cuales pueden ser luego utilizadas para compartir en medios de comunicación interna. Y es que la diversión en los equipos no puede depender solo de los encuentros presenciales. Tomar una foto (tipo mosaico o galería) con todos los asistentes en pijama, disfrazados, con sus hijos o con sus mascotas, son formas de emular actividades que se realizan para integrarnos en la presencialidad.
DE QUIÉN ES: una buena forma de conocer un poco más a los otros y abrirnos a los demás es compartiendo una foto en donde no aparezca ninguno de los participantes de la reunión (al menos tal y como se vean ahora) e invitar a los asistentes a que traten de adivinar a quien pertenece la foto. Puede ser una foto del lugar en donde pasó su fin de semana, o una foto de cuando era pequeño, de su mascota o de su escritorio de trabajo en casa, entre otras. El límite es la imaginación.
3. DINÁMICAS DE EQUIPO: si lo que se quiere es una participación más profunda y planeada, en donde el involucramiento de las personas empiece quizás desde antes del inicio de la reunión, estas son algunas dinámicas que se pueden utilizar para lograr una buena activación:
A BUSCAR: uno de los problemas que potencia el trabajar desde casa es el sedentarismo. Por esto, una forma divertida y muy activa de iniciar unan sesión es retando a todos los asistentes a que se paren de sus sillas y busquen en sus casa un objeto con una característica específica en particular. Puede ser el color (buscar algo amarillo), la forma (buscar algo redondo), el material (buscar algo de cuero), su antigüedad (buscar algo con más de 20 años), su uso (buscar algo para lavar), su tipo (buscar un alimento), etc. La idea es que todos se paren, lo busquen, y en pocos segundos regresen a sus escritorios para mostrar el objeto en cámara.
RETO DEL FONDO: los fondos de pantalla virtuales son muy útiles para ocultar el desorden, hacernos ver más corporativos o disimular el paso de otras personas detrás de nosotros. Sin embargo, también pueden utilizarse para divertirnos un rato. Este reto consiste en definir un tema (películas de cine, los años 70, comidas favoritas, animal que los represente, etc.) e invitar a que todos los miembros cambien su fondo de pantalla por una imagen virtual asociada al tema que se defina. Seguro se van a reír un rato e inclusive podrán votar para elegir el fondo más bonito o creativo.
HORA DEL CAFÉ: las conversaciones informales de pasillo o en el cafetín son otras de las cosas que se pierden cuando se trabaja de manera remota o híbrida. Por ello, una buena forma de propiciarlas es programando una sesión de equipo para literalmente sostener una conversación informal sobre temas poco profundos alrededor de un café virtual. Igual puede utilizarse a manera de descanso en reuniones virtuales con duración superior a dos horas, tomando unos 10 minutos para tomar juntos un café en la mitad de la sesión. Esta técnica aplica no solo con café, sino con cualquier otro tipo de refrigerio o inclusive puede hacerse son una cata de vino al final de la jornada.
MUESTRA Y CUENTA: esta dinámica consiste en invitar a las personas a que muestren en pantalla un objeto con especial valor sentimental y le cuenten a los demás porqué es tan valioso y qué representa para ellos. Es una muy buena forma de generar lazos profundos, conocer aspectos poco conocidos de las personas y propiciar la integración entre aquellos que no se relacionan mucho cotidianamente.
COMPARTE EN PAREJA: si lo que se quiere es generar conversaciones un poco más profundas e íntimas entre los miembros del equipo, una buena idea es dividir la sesión, por unos cinco minutos, en grupos de dos o tres participantes cada uno e invitarlos a que compartan por ejemplo alguna situación difícil que hayan tenido en sus vidas, algún error o dificultad que hayan tenido en el trabajo en las últimas semanas o hablar de algo que nunca hayan hecho en sus vidas. Es ideal si los equipos están conformados por personas que no interactúan mucho en su día a día y es especialmente útil cuando hay personas introvertidas.