• Juan P. Lema

Cómo saber si te hace falta planear

¿Le dedicas suficiente tiempo a planear? Te compartimos seis síntomas que evidencian una clara falta de planeación.


La planeación es la base de todo proceso o actividad. Tanto grupal como individual. Sin embargo, aunque la mayoría de las personas contamos con planes cuando se trata de trabajos colectivos, carecemos de ellos para las actividades personales o individuales. Y lo peor, es que no somos conscientes del daño que esto ocasiona no solo en nuestra productividad, sino también en nuestro balance de vida.

Y es que la planeación es un ejercicio de toma de decisiones que nos permite alcanzar un futuro deseado de una manera más rápida y eficaz. Para ello, tiene en cuenta la situación actual, el tiempo disponible para realizarlo y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos o metas, previendo posibles obstáculos e imprevistos y definiendo medidas para evitar impactos negativos de los mismos. Por ello se dice que una hora dedicada a planear nos ahorra un diez horas dedicadas a la ejecución.

Si aún no estás convencido de las bondades de la planeación, reflexiona sobre estas situaciones cotidianas. Imagínate lo que sería construir un edificio sin tener unos planos y un detalle de cada una de las actividades que deben realizarse y en qué momento cada equipo o persona debe intervenir. Piensa en lo traumático que sería realizar un viaje en avión sin que el piloto revise, antes de despegar, el nivel de combustible, las condiciones meteorológicas de la ruta, y hasta la disponibilidad para aterrizar en el aeropuerto de destino. Qué tal llegar a correr una maratón sin haber entrenado, sin los zapatos ni la ropa adecuada y sin la preparación indicada para poder tener un buen rendimiento.


Estas son solo algunas situaciones en donde evidenciamos claramente la necesidad de planear y prepararnos para poder obtener los resultados adecuados sin traumatismos y con prontitud. Sin embargo, en nuestro día a día, casi nunca planeamos adecuadamente la ejecución de las diferentes actividades que abordamos en nuestro trabajo y mucho menos tenemos claridad frente a qué dedicaremos cada momento de nuestra jornada, semana, mes ni año.


En parte, no lo hacemos porque no estamos acostumbrados a planear. Esta es una actividad que no hace parte de nuestra esencia ni de nuestra cultura latina. Y por ello he escuchado a muchas personas decir que pierden el tiempo planeando porque mientras planean algo ya lo hubieran ejecutado. Como saben, no me gusta ir en contra de la esencia de las personas y por esto mi invitación no es a dedicar tiempo exagerado a la planeación, pero tampoco a carecer absolutamente de ella. Hay que encontrar el punto medio entre ambos extremos.


Entonces, ¿cómo saber si te está faltando planeación o si con lo que haces actualmente es suficiente? Estas son algunas señales o síntomas a los que debes estar alerta, pues son una clara señal de que te está haciendo falta planear mejor tu día:


1. Vives siempre a la carrera: conozco a muchas personas que viven siempre de afán, incluso en algunos momentos de mi vida me he sentido así. Salen corriendo de una reunión porque ya va a empezar otra; llegan tarde a las citas porque estaban terminando algo; no tienen tiempo de disfrutar de un café porque los están esperando para hacer una actividad; van de un lado para otro, literalmente corriendo, para poder alcanzar a terminar todo lo que tienen por hacer. Todos estos son indicios de falta de planeación; de que no se están teniendo en cuenta tiempos para desplazamientos ni se están programando pausas regulares que permitan mantener altos los niveles de energía durante el día. Recuerda que hay que disminuir el ritmo para que nos rinda más.


2. Revisas el correo a primera hora del día: la primera hora del día es el momento más productivo de la jornada y por ello debemos dedicarlo a realizar la tarea más importante que tengamos por hacer. Normalmente es la más difícil y compleja. Si en lugar de hacer esta actividad, abres el correo para revisar qué ha llegado y definir por dónde vas a empezar, significa que no tienes un plan de tu día sino que empiezas la jornada realizando lo que otros te piden y por ello son otros los que fijan tu prioridad y no tú. Dedica entonces unos minutos al cierre de la jornada para que revises lo que tienes por hacer al otro día y elijas qué actividad vas a hacer a primera hora, incluso antes de abrir el correo electrónico. Ten la seguridad que esto te dará una sensación de logro y de control, así, después, el día se te enrede y se te salga de control.


3. Te cuesta tomar decisiones: en un día tomamos infinidad de decisiones, tanto en el ámbito personal como laboral. Sin embargo, cuando estas decisiones están alineadas con un plan enmarcado en lo que queremos lograr y teniendo en cuenta todo lo que tenemos por hacer, es un proceso mucho más fácil de realizar. Por ello, si eres una persona a la que le toma mucho tiempo decidir por qué tarea empezar, no sabes si realizar un informe o atender una reunión, si enviar un informe o darle una última revisión o si, después de realizar algo te quedas pensado si hubiera sido mejor no hacerlo o hacerlo de diferente manera, significa que no estás planeando lo suficiente y por ello careces de un marco que te facilite y agilice la toma de decisiones.

4. Los imprevistos destruyen tu agenda: hay muchas evidencias de que no dejas el tiempo adecuado para atender los imprevistos que se te presentan. Por ejemplo, quejarte constantemente de que en tu cargo o empresa es inútil tener planeada la jornada porque aparecen tantas cosas en el día a día, desbaratando tu agenda, que sientes que pierdes el tiempo planeando; cancelar constantemente reuniones y citas a última hora porque te ocupaste resolviendo un problema de último minuto; las reuniones que citas siempre se alargan o se quedan con temas para una futura ocasión porque no se alcanzan a cubrir todos los puntos incluidos en la agenda. Estudios demuestran que alrededor del 20% de las actividades que se realizan en un día cualquiera no son previsibles y por ello es necesario dejar tiempo adecuado para atenderlos. Identifica entonces el tipo y la cantidad de imprevistos que atiendes en un día normal y que no pueden ser delegados ni pospuestos, de manera que dejes en tu agenda el tiempo suficiente para ellos.

5. Haces mucho pero no avanzas: terminar la jornada agotado después de haber trabajado todo el día, sin haber realizado una pausa ni tomado un descanso pero con la sensación de tener todo por hacer y enfrentarse a la encrucijada de trabajar en la noche o el fin de semana para poder cumplir o decidir quedar mal, son claras evidencias de que te falta planear tu jornada y de que te estás dedicando a hacer lo que todo el mundo te pide sin anteponer tus prioridades ni las actividades que son realmente importantes para poder lograr tus metas y objetivos personales. Recuerda que estar ocupado no significa ser productivo.Y sobre todo, aprende a decir que no, asertivamente, a todo aquello que te piden y que no sea más importante ni urgente que lo que estás haciendo.

6. Nunca tienes un minuto: contar con tiempo disponible, no solo para atender imprevistos, sino para conversar, disfrutar de cada cosa que haces, detenerte a detallar la vista por la ventana, atender una persona que te necesita, saludar a alguien que te encuentres, es vital para vivir la vida con sentido. Hacer, hacer y hacer no genera valor para nadie. La vida es un compendio de situaciones de diferentes ámbitos, para los cuales debemos tener tiempo. Ser capaces de combinar en nuestro día a día actividades del ámbito personal, familiar, social, laboral y espiritual, son la única manera de lograr el aneblado balance de vida. Carecer de tiempo para algo que queramos hacer es solo culpa nuestra por no planear y disponer de tiempo para ello.

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