• Juan P. Lema

Claves para organizar tu día

Cinco recomendaciones para que planees y organices tu jornada laboral, disminuyendo tu estrés y aumentando tu sensación de logro y control.

Si eres de los que a pesar de tener una lista de pendientes con lo que tienes por hacer en tu día, a veces se te acaba la jornada sin poder terminar todo lo que habías planeado. O si eres de aquellos que a veces el día se les acaba sin darse cuenta, sintiendo que estuviste ocupado todo el tiempo, corriendo de acá para allá, pero sin lograr terminar nada en concreto. Entonces significa que te faltan elementos para organizar mejor tu día y lograr terminar todo aquello que te propones.


A continuación te comparto cinco simples pero poderosas recomendaciones para que lo logres:


1. Mantén tu lista de pendientes corta


Cuando tenemos una lista con las cosas que queremos hacer en un día muy larga, esto nos genera una sensación de agobio, sobrecarga y angustia. Sentimientos que aumentan nuestro estrés, retrasan nuestro momento para empezar a hacer algo por no saber por dónde hacerlo, nos paralizan y nos llevan a picar en varias cosas, siendo en últimas menos productivos.


Por esto, es que una de las claves en el manejo del tiempo es reducir la lista de cosas por lograr en un día a un número entre 3 y 5. Este es un número que nos asegura una gran probabilidad de poderla terminar y alcanzar esa sensación de logro al final de la jornada. Y además, tiene en cuenta que nuestros pendientes no son lo único que tenemos por hacer. Tenemos también reuniones a las cuales asistir, correos por leer e imprevistos por gestionar.


Si no lo crees, inténtalo para que lo compruebes. Lo peor que te puede pasar es que al tener una lista corta la termines antes de que finalice el día y además de alcanzar esa sensación de satisfacción, control y logro, podrías incluso adelantar una o dos tareas más, de esas que están ahí esperando a que les asignes una fecha para su ejecución.

2. Incluye solo tareas importantes


En la lista de pendientes o metas por lograr que nos fijamos día a día deben incluirse solo actividades importantes. Es decir, aquellas que tienen un entregable concreto, de valor, que aporte al logro de tus objetivos laborales o personales. Todas aquellas tareas pequeñas no se deben incluir en tu lista de pendientes diaria.


No solo porque incluirlas aumentaría la sensación de responsabilidades por atender, sino porque muchas de ellas son cortas y pequeñas, y el tiempo que nos tomaría escribirlas, priorizarlas y planearlas, es mayor del que nos tomaría ejecutarlas. Lo único bueno que nos aportaría sería la satisfacción de logro cuando las podamos marcara como completadas.


Algunos autores llaman a esta la regla de los dos minutos y consiste en realizar inmediatamente todas las tareas que tomen menos de dos minutos en su ejecución, en lugar de llevarlas a nuestra lista de cosas por hacer.


3. Realiza de primero lo más difícil


No es un secreto que al principio del día es cuando somos más productivos. Estamos recién levantados y nuestro cerebro está descansado y recargado de energía. Es por esto que siempre deberíamos reservar la primera hora del día para realizar trabajo individual y sacarle el máximo provecho.

De esta manera lograremos sacar adelante y completar la tarea más difícil que tengamos por hacer. En lugar de desaprovechar este momento con actividades de menor complejidad intelectual como leer el correo o atender reuniones. Y en la tarde, cuando estamos más cansados y agotados, podremos hacer cosas de menor complejidad, pues seguro será muy difícil que en dicho estado decidamos empezar o logremos terminar algo más difícil.


Además, si por algún motivo se presenta algún imprevisto o contratiempo a lo largo de la jornada, el haber completado al menos esta tarea nos permitirá sentir esa sensación de logro y de haber podido terminar al menos algún entregable concreto en el día.


4. Estima el tiempo que te tomará cada tarea


Las tareas se toman en su ejecución tanto tiempo como les demos. Es la llamada Ley de Parkinson. Entonces, para evitar que las tareas nos tomen más tiempo del que deberían, debemos siempre, antes de empezar cualquier actividad, estimar el tiempo que le vamos a dedicar.


Otro beneficio de hacerlo, es que al momento de planear el día podemos estimar mucho mejor y de manera realista cómo vamos a distribuir nuestra jornada y evaluar si tiene sentido el número de tareas que nos estamos fijando como meta diaria y el tiempo que nos tomará cada una, con el tiempo que tendremos disponible para trabajar de manera individual. Así, evitamos o reducimos la posibilidad de tener que aplazar al final del día las tareas no completadas para la jornada siguiente.


Esta es una practica que nos pone en control de nuestros días. En lugar de dejar que sean las tareas las que decidan ellas mismas cuánto nos van a tomar, nos vuelve a nosotros los capitanes y dueños de nuestro tiempo.


5. Reserva tiempo para ti


En el día no solo tenemos que hacer cosas importantes. También tenemos que hacer una gran cantidad de tareas menores. Separa en tu calendario tiempo para que las puedas hacer. Son los llamados bloques de tiempo para realizar actividades operativas repetitivas o actividades que se parezcan entre sí como las aprobaciones, liberaciones, pagos, responder correos y similares.


Además de todo lo anterior, asegúrate de dejar en tus días siempre tiempo para descansar. Tiempo para recargarte. Tiempo para comer, hidratarte e ir al baño. E inclusive tiempo para atender imprevistos.


El empleado promedio dedica el 20% de su tiempo a atender cosas que no puede planear, de manera que si no dejamos en nuestros planes diarios tiempo para atenderlos, nos veremos obligados a alargar nuestras jornadas y a tener que trabajar tiempo extra para terminar lo planeado para el día o simplemente a posponerlo para el día siguiente, con las consecuencias negativas que esto tiene en tu ánimo y sensación de logro y control.

Estas son las principales claves que puedes aplicar para volver tus días en jornadas altamente productivas y reducir así el estrés que genera el no cumplir con los compromisos adquiridos y el sentimiento de agobio que nos da el no terminar lo que queríamos lograr. Ponlas en práctica para que notes la diferencia. Especialmente en aquellas semanas o momentos en los que tengas más cosas por hacer.

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