Aprende a pasar menos tiempo estando ocupado y más siendo productivo, para que cuentes con más tiempo libre para ti, tu familia y todo lo que te apasiona.
Una de las situaciones que enfrento con mayor frecuencia en mi día a día es hablar con personas que me dicen que ‘no tienen un minuto’. Y aunque me cuesta creerlo, parto de la buena fe de las personas y de su honestidad. Sin embargo, siempre me surge una gran duda y es si la persona está simplemente ocupada o está siendo productiva.
Me atrevería a decir que el 100% de las personas que no tienen un minuto simplemente están ocupadas. Inclusive, están ocupadas estando ocupadas. Esta afirmación la soporto en que todos los gerentes generales de grandes empresas con los que me he cruzado en la vida y con los que he tenido la oportunidad de trabajar siempre han tenido minutos disponibles para mí y para quienes los necesitan, sin importar el tema para el cual se les busque. Nunca les he escuchado decir que ‘no tienen un minuto’.
Reflexiona sobre lo que acabo de decir. Estoy seguro que llegarás a la misma conclusión que yo. Las personas exitosas y con grandes responsabilidades no acostumbran decir que no tienen un minuto. Es más, son las que más alcanzan ese tan anhelado balance de vida entre lo laboral y lo personal. Y lo logran precisamente porque lo planean y lo propician. Pero además porque aprenden a no estar ocupados, a delegar, a decir que no y a enfocarse en aquello que realmente les arroja resultados.
Pero diferenciar cuando estamos siendo productivos de cuando estamos simplemente ocupados no es algo fácil. Nuestra sociedad nos ha educado y nos ha llevado a pensar que las personas más ocupadas con las más trabajadoras, las más comprometidas y las que están dando más de sí. Vivimos en un entorno en donde se premia el esfuerzo y no el resultado y por ello hacer mucho, así no se logre nada, es una práctica por lo general bien vista y hasta premiada.
El empleado que se va cuando termina la jornada laboral se ve como aquel que se le cae el lápiz, mientras que el que se queda hasta tarde se considera como el comprometido. A quien no contesta el celular en horas no laborales se le señala de no tener la camiseta puesta, mientras que el que está enviando correos y mensajes los fines de semana se le compadece porque tiene mucho qué hacer y no le alcanza el tiempo.
Podría seguir enumerando ejemplos. Y es que estamos llenos de situaciones y dichos cotidianos que vienen desde nuestros ancestros y desde la religión misma. Siempre ha sido mal visto el estar desocupado o simplemente no hacer nada. Dichos como ‘Al que madruga, Dios le ayuda’ y ‘El tiempo perdido lo cobra el Señor’ son solos dos simples ejemplos de ello.
Por esto es que podemos afirmar que mantenerse ocupado es un hábito muy difícil de eliminar. Ya que desde un punto de vista antropológico creemos que somos mejores cuanto más tiempo le dediquemos a algo. Además, que un nivel alto de ocupación hace quienes nos rodean nos perciban como importantes y eso siempre es alimento para el ego.
Entonces, si eres de los que dice con frecuencia que ‘no tiene un minuto’ o si simplemente quieres asegurarte de que no estás haciendo cosas que pueden llevarte a estar ocupado en lugar de ser productivo, lee con atención estos ocho comportamientos que te ayudarán a identificar los síntomas de las personas que están ocupadas y no son productivas, cada uno con su respectiva solución:
Se te dificulta decir que no. Cada que te piden un favor o te invitan a algo terminas diciendo que sí por temor a que te consideren antipático, porque piensas que debes prestar siempre un buen servicio, por amistad o compromiso, o simplemente porque es un superior quien te lo pidió. La solución: practica decir que no asertivamente y vuélvete un experto en ello.
Revisas el email todo el tiempo. Eres de aquellas personas que lo primero que hace cuando se sienta a trabajar es abrir el correo y también es lo último que revisa antes de apagar el computador al final de la jornada. Además, mantienes la bandeja de correo abierta y cada que puedes le das una mirada para ver qué ha llegado y poderlo responder a tiempo. La solución: revisa el email entre dos y cuatro veces al día, separando el espacio en tu agenda para ello.
Siempre haces multitasking. Te vanaglorias de ser capaz de hacer varias cosas al mismo tiempo. Respondes correos mientras hablas por teléfono, respondes chatas durante las reuniones, preparas la comida mientras estás en una teleconferencia. La solución: mantente enfocado trabajando en una sola cosa al tiempo.
Te mantienes apagando incendios. En tu día a día siempre resultan un montón de imprevistos y tus compañeros te buscan para que les ayudes a solucionar problemas de última hora que siempre son urgentes, abandonando a mitad de camino lo que estabas haciendo. La solución: planea tu jornada para que evites situaciones de última hora y deja en tu agenda espacio para atender imprevistos.
Tu agenda está llena de reuniones. En tu agenda solo registras reuniones, bien sea citadas por ti o por otros. Incluso eres de los que dice a las 6 de la tarde que ‘ahora sí vas a poder empezar a trabajar dado que se terminaron las reuniones’, pues solo puedes trabajar en lo tuyo cuando nadie te cita. La solución: separa en tu agenda espacios para trabajar de manera individual, concentrado y enfocado en un tema en específico.
Tienes poco tiempo libre. Sientes que estás ocupado todo el tiempo y por las noches estás tan agotado que no quieres hacer otra cosas más que tirarte en la cama, ver televisión y navegar por las redes sociales. No ves la hora de que lleguen los fines de semana para descansar y tener un poco de tiempo para ti. La solución: planea tus actividades personales así como planeas las laborales y sepárales un tiempo en tu calendario.
Sufres de estrés. Constantemente te sientes irritado, angustiado e incluso hasta molesto. Sientes que no vas a poder con todo lo que tienes. Te duelen los músculos del cuello y la parte superior de la espalda. Hasta te comes las uñas o te despiertas a media noche pensando en todo lo que tienes por hacer y la falta de tiempo para terminarlo. La solución: disminuye el ritmo de trabajo y practica actividades que te ayuden a obtener la calma como la meditación y la desconexión.
Trabajas más que los otros. Al compararte con tus compañeros de oficina o con personas que tienen cargos similares a los tuyos, sientes que trabajas más que todos ellos y que tienes menos tiempo disponible para otros aspectos de tu vida. La solución: trabaja más inteligentemente, dedicándote a realizar únicamente las cosas importantes y delega, automatiza, evita o elimina todo aquello que no le aporta valor o sentido a tu vida.
Definitivamente puedes aprender a pasar menos tiempo estando ocupado y pasar más tiempo haciendo las cosas que te gustan, que te llenan y que te motivan. Realiza una análisis juicioso de cómo gastas tu tiempo y verás que podrás disminuir tu tiempo de trabajo a la mitad y podrás así pasar más tiempo con tu familia, tus amigo y tú mismo.