El tiempo que dedicamos diariamente a buscar archivos, documentos y aplicaciones en nuestros dispositivos digitales es tiempo perdido. Organízate para que lo recuperes.
Tener nuestros dispositivos y archivos digitales desordenados nos hace perder muchísimo tiempo y congestiona nuestra mente, lo que nos hace menos productivos y nos lleva a desaprovechar información y oportunidades valiosas. Este comportamiento, aunque no lo creas, afecta a la mayoría de las personas. Incluyéndote a ti.
Si no me crees, detente a pensar por un momento. ¿Has sentido alguna vez un gran alivio al encontrar con prontitud un archivo con el que necesitabas trabajar y no tuviste que perder tiempo buscándolo por todo el disco duro? ¿Has sufrido un ataque de nervios pensando que has extraviado un archivo porque no lo encuentras en donde pensaste que lo habías dejado o porque tiene un nombre diferente al que recordabas? ¿Te has topado con un archivo que creías perdido o que algunas vez estuviste buscando hasta el cansancio sin lograr encontrarlo cuando lo necesitaste?
Si respondiste que sí a alguna de las preguntas anteriores, significa de una u otra manera, sufres de algún nivel de desorganización digital o que por lo menos necesitas organizar tu computador y tus archivos digitales realizando nuestro curso online de Orden Digital o aplicando las siguientes claves que potenciarán tu productividad y te ayudarán, al igual que las recomendaciones para disminuir a la mitad el tiempo que dedicas a tu email, a contar con más tiempo libre para hacer lo que quieras:
1. DIVIDE TU ARCHIVO EN DOS
Lo primero que debemos hacer para contar con un sistema de organización digital adecuado es separar los documentos de nuestro archivo en dos grandes grupos. El primero es el llamado archivo activo o de uso frecuente y el segundo es el archivo de referencia o también llamado de consulta. Así, propiciamos que a mayor frecuencia de uso de los documentos, más a la mano lo podamos tener.
En el archivo activo debemos guardar los documentos de todos aquellos temas en los cuales trabajamos al menos una vez al mes. Es decir, aquellos temas que están vivos y en los cuales requerimos consultar, modificar o adicionar información permanentemente.
En el archivo de referencia debemos guardar los documentos correspondientes a proyectos ya terminados o a temas que aunque aún siguen vigentes, les damos un uso esporádico. Es decir, todo aquello en lo que trabajamos menos de una vez al mes.
Los documentos del archivo activo debemos ubicarlos en el directorio raíz de nuestro computador, para que sea lo que veamos cada vez que abramos el explorador y administrador de documentos, sin tener que dar ni un solo clic. Y el archivo de referencia podemos ubicarlo en un disco duro externo, en un servidor, en la nube, o en otro lugar dentro de nuestro computador, pero su acceso no requiere ser tan inmediato como el anterior.
Esta primera acción es muy importante y no se debe subestimar, pues tener todos nuestros archivos, vigentes y pasados, mezclados en un mismo repositorio, no solo aumenta nuestra sensación de carga laboral, sino que también dificulta y alarga la búsqueda de información en el día a día.
2. ESTABLECE UNA ESTRUCTURA
Al igual que en el mundo físico, el mundo digital refleja una serie de compartimientos en los que podemos y debemos guardar nuestros documentos. Oficinas o depósitos llenos de archivadores; archivadores compuestos por una serie de cajones; cajones llenos de carpetas; y cada carpeta con una cantidad específica de documentos.
Para cada uno de nuestros dos archivos, el activo y el de referencia, debemos establecer una estructura similar a la descrita para el entorno físico. Un sistema de archivo por categorías que vaya de lo general a lo particular. Desde los temas o proyectos más grandes, hasta llegar a sus componentes más pequeños.
Es ideal que esta estructura tenga un patrón común. Es decir, agrupa los documentos por proyectos (Proyecto Everest, Proyecto Alfa, Proyecto Mejoramiento), por temas (Mercadeo, Finanzas, Personal, Legal), por clientes (Industria ABC, Compañía XYZ, Organización 123), etc. Pero evita mezclar unos con otros (Proyecto Alfa, Mercadeo, Compañía XYZ), dado que esto propiciaría el que en algún momento exista duplicidad de opciones para guardar un mismo documento y por ende termines sin saber donde guardarlo o, peor aún, sin saber donde lo guardaste el día que lo necesites.
Además, cada documento debe estar en una carpeta asociada. No debes tener documentos sueltos por ahí que no sepas dónde guardar. Ten en cuenta que el tiempo dedicado a buscar archivos perdidos es tiempo perdido. Asegúrate de que navegues entre tus archivos de una manera intuitiva, fácil y natural. El flujo de información tiene que ser óptimo
3. NOMBRA SABIAMENTE TUS CARPETAS
El orden en el que visualizamos las carpetas en nuestro archivo digital debe ser óptimo y debe estar ajustado a nuestras metas y objetivos. Así, a cada uno de nuestros objetivos, deberíamos asignarle una carpeta en el directorio principal de nuestro archivo. Y aunque usualmente las personas no se preocupan por el nombre que le dan a sus carpetas, esto es clave para alinear nuestro quehacer diario con nuestras prioridades. Es la forma como construimos una plataforma que potencie nuestro trabajo.
Por ello, al elegir los nombres de las carpetas principales, asegúrate que refleje claramente el tema al cual corresponde. Y además, para contrarrestar el hecho de que el orden en que se muestren las carpetas sea el alfabético, el cual es el que por defecto tienen todos los computadores, antecede cada nombre de un número (de uno o dos dígitos) que represente la importancia o prioridad del tema para ti, o su nivel de uso. Así, empezarías con 1 o 01 para el tema más importante o de uso más frecuente y avanzarías hasta, por ejemplo, 8 o 08 para el tema o proyecto menos relevante.
El directorio principal de tus archivos se vería similar a esto:
01 Mercadeo
02 Ventas
03 Legal
04 Finanzas
05 Contabilidad
06 Auditoría
07 Operaciones
08 Mantenimiento
Esta estructura sirve no solo para los documentos, sino que también es útil para los correos electrónicos, fotos y videos. Facilita la memoria visual y ayuda a que cada vez que se cree una nueva carpeta en lugar de reordenar todas las carpetas, sacándonos de la rutina, nos permita mantener el control y ubicarla en el lugar – orden – que consideremos más adecuado.
Guardar todos los archivos digitales (y hasta los físicos) utilizando la misma estructura y nombres te permite encontrar las cosas de una manera más fácil y rápida, genera un menor esfuerzo para tu cerebro y potencia el logro de tus objetivos y metas.
4. NOMBRA LOS DOCUMENTOS PARA ENCONTRARLOS
Muchos piensan que la principal función del nombre de un archivo es identificarlo. Pero están muy equivocados. La principal función de los nombres de los archivos es poder encontrarlos con facilidad en un futuro, cuando los lleguemos a necesitar.
Es por esto que debes evitar en lo posible los nombres genéricos. Sé lo más detallado y específico posible al momento de elegir cómo nombrar un archivo. Incluye detalles que faciliten su ubicación en el futuro de una manera rápida, sin importar lo largo que quede.
Algunos detalles útiles son por ejemplo el nombre del proyecto o del cliente al cual pertenece, su fecha de elaboración, el tipo de información que contiene, el periodo al que pertenece, entre otras.
Evita nombres que no te dirán nada y que te obligarán a abrir el archivo para saber qué contiene y que pueden repetirse muchas veces como ‘Propuesta final’, ‘Lista de participantes’, ‘Informe mensual de ventas’. En su lugar utiliza nombres como ‘Propuesta comercial - Campaña de madres 2022 - Compañía ABC’, ‘Participantes evento de formación en liderazgo - Mayo de 2022’ o ‘Informe de ventas en unidades por cliente y categoría - Abril de 2022’.
5. VACÍA TU ESCRITORIO
El escritorio es un lugar de trabajo, no de almacenamiento. Así como el escritorio físico debe permanecer libre y despejado de todo distractor, el escritorio digital o del computador no debe contener nada. Tener archivos en el escritorio del computador es el equivalente a tener una torre de documentos sobre nuestro puesto de trabajo, estorbándonos, distrayéndonos, tapando nuestra visión y hasta haciéndonos olvidar de nuestros objetivos.
Recuerda que el escritorio no es un lugar para guardar ni archivar documentos. Ni siquiera los de uso frecuente. Para ello puedes contar con una carpeta en el directorio raíz de tu disco duro que empiece con el 00 y cuyo nombre sea por ejemplo ’00 Formatos’, o ’00 Uso frecuente’. Esto no solo te ayudará a mantener el orden y el foco sino que hará más rápido tu computador y mantendrás más segura tu información.
6. REALIZA UN RESPALDO
Finalmente, completa tu organización digital realizando frecuentemente, o mejor aún, de manera automática, un respaldo de tu computador. Asegúrate de que tienes a salvo una copia de todos tus documentos que posees, bien sea en un disco duro externo, en una USB, en un servidor o en la nube.
Es vital que tengas siempre una copia de toda la información es valiosa para ti. De esta manera, si algo le ocurre a tu equipo, no vas a perder todo tu trabajo y esfuerzo en un abrir y cerrar de ojos.
Seguramente a estas alturas estarás muy emocionado y con ganas de aplicar todas estas recomendaciones de manera inmediata, pero al aterrizarlo a la realidad te vas a dar cuenta de que estructurar este sistema por primera vez te tomará mucho tiempo; más de lo que pensabas.
Por ello, en lugar de desanimarte y no hacerlo, o de procrastinarlo de manera eterna, separa todos los días de las próximas dos semanas media hora para que los dediques a implementar poco a poca cada una de las recomendaciones que te acabamos de dar. Verás que en menos tiempo de lo que te imaginas tendrás absolutamente organizado tu mundo digital y empezarás a lograr más en menos tiempo. Te aseguro que es una de las mejores inversiones de tiempo que podrás aplicar.
Y recuerda, que si quieres más claves y recomendaciones para organizar tu entorno digital, puedes realizar nuestro curso online de Orden Digital ahora mismo.