Si no planeas porque sientes que no te agrega valor o si planeas pero no ejecutas como lo planeaste, se puede deber a que estás cometiendo algunos de estos diez errores al planear.
Aunque hay muchas cosas que puedes hacer para mejorar tu capacidad de manejo del tiempo, la planeación de tu jornada es quizás una de las más importantes. La planeación te ayuda a identificar tus prioridades, a fijarte metas realistas y alcanzables, a programar tus actividades según el tiempo que tienes disponible y a ser más consciente frente al control de las interrupciones que tienes en tu día a día.
Sin embargo, la mayoría de las personas sienten que planear es una actividad que no les genera ningún valor y que por el contrario les roba tiempo, ya que las cosas no les salen como querían, por lo cual no la realizan. Esto no se debe a que la planeación como tal no sirva, sino a que quizás están cometiendo algunos de estos diez errores al momento de planear:
No tienes en cuenta tu agenda: la lista de pendientes o de cosas por hacer no pude manejarse de manera independiente a la agenda. Si no miras con antelación qué compromisos o reuniones tienes previamente agendados y si no separas en tu calendario tiempo para ti, para realizar tu trabajo individual, difícilmente vas a encontrar en tu día a día tiempo libre y disponible para avanzar en tus responsabilidades. Asegúrate de identificar con anticipación cuanto tiempo tienes disponible cada día para trabajar y de acuerdo con eso, escoge cuántas y cuáles tareas puedes abordar en dicho tiempo.
No priorizas tus tareas: no es lo mismo realizar una tarea a las nueve de la mañana que hacerlo a las cuatro de la tarde. No solo porque tus niveles de energía van a ser diferentes, sino porque la posibilidad de que la agenda se te enrede debido situaciones inesperadas aumenta a lo largo de la jornada y podrías pasar de atender lo que es realmente importante a dedicarte a lo que es simplemente urgente. Además, generalmente es en las primeras horas del día cuando tenemos mayor capacidad y energía, lo cual encaja perfecto con las tareas más complejas y que más nos retan. Por ello, ordena siempre aquellas cosas que vas a hacer en el día desde la más importante hasta la menos importante y abórdales en ese orden. De esta manera estarás más cerca de cumplir tus metas.
No estimas bien el tiempo: definir con anterioridad cuánto tiempo nos va a tomar una tarea puede ser uno de los aspectos más retadores de la planeación. Por un lado porque la mayoría de las persona no sabemos a ciencia cierta cuánto nos toma realizar cada actividad en nuestros trabajos y por el otro porque la Ley de Parkinson y las distracciones nos juegan siempre una mala pasada haciendo que las tareas se tomen más tiempo del que en realidad requieren. Esto conlleva a que sobreestimemos o subestimemos el tiempo que nos toma realizar una tarea. Para ello, la mejor clave es tomar la costumbre de medir el tiempo que nos toman las actividades, especialmente las repetitivas, para que tengas más certeza al respecto y, por si acaso, aumenta entre un 20% y 50% el tiempo para aquellas actividades nuevas o desconocidas, dado que por lo general tendemos a ser muy optimistas.
No asignas una tarea específica a cada momento: si eres de los que separas momentos para trabajar en tus tareas pendientes, pero no le asignas a cada uno de estos espacios una actividad específica, puedes estar cayendo en lo que se conoce como la parálisis por análisis. Es decir, que pierdes varios minutos o incluso horas revisando lo que tienes por hacer, mirando el correo por si llego algo nuevo o urgente y decidiendo por donde empezar. Al final, este tiempo de divagación es tiempo perdido y nada productivo. Para evitarlo, desde el día anterior debes tener claro qué tarea vas a realizar en cada hora de tu jornada, para que cuando ese momento llegue pases de una vez a la acción en lugar de quedarte definiendo por donde empezar.
No agrupas tareas similares: en todos los ámbitos de la productividad, tanto empresarial como personal, una de las principales claves es juntar tareas similares. Esto hace en reduzcas el número de veces que tienes que ponerte en sintonía con un tema, una herramienta o un proceso y los esfuerzos que esto demanda en tu cerebro. Así que por ejemplo en lugar de revisar el correo y los chats de manera continua durante el día, programa entre dos y cuatro momentos, de 10 a 15 minutos cada uno, para revisarlos a lo largo de la jornada. Y haz este mismo ejercicio con actividades que en tu rol debas realizar numerosas veces cada día.
No dejas tiempo para los imprevistos: está demostrado que en promedio el 20% de las actividades realizadas durante la jornada laboral son imprevisibles o no planeables. Y esto no se debe a un mal ejercicio de planeación, se debe a la dinámica misma de las organizaciones y los negocios. Así que si planeas tu día sin tener en cuenta la aparición de imprevistos, lo más seguro es que nunca logres terminar todo lo que te propones o que termines trabajando horas adicionales después del fin de la jornada laboral. Deja al menos entre 30 y 60 minutos en la mañana y otro tanto en la tarde para que te sirvan como colchón para el momento en que algo inesperado llegue. Y si no llega, aprovéchalo para adelantar aquellas actividades que aún tienes pendientes por hacer.
No dejas tiempo para descansar: es tan importante trabajar como descansar, sin abusar de ninguno de los dos. Recuerda que los descansos regulares son los que te permiten mantener altos tus niveles de energía y ayudarte a llegar con vitalidad al final de la jornada. Si no incluyes en tu día a día al menos un par de descansos en la mañana y otro par de descanso en la tarde, ademas de la pausa para almorzar, tu nivel de productividad se va a ir a pique de manera muy rápida y no vas a alcanzar a hacer todo lo que planeaste. O peor aún, te verás forzado a parar de trabajar por agotamiento siendo tú mismo el que sabotee tu planeación.
No abordas tareas proactivamente: esperar a que todo se vuelva urgente para hacerlo, o dejarlo para último minuto, es una de las formas de procrastinación. Uno de los factores comunes de las personas altamente efectivas es que abordan de manera productiva todas las tareas importantes, evitando que se vuelvan urgentes y que les generen aún más angustia y presión. Ten en cuenta además que abordar las tareas, por difíciles o complejas que parezcan, con suficiente antelación implicará sentir que eres quien controla tu tiempo y no que estás viviendo al ritmo y bajo las condiciones de los demás. No esperes entonces hasta último minuto para empezar a hacer algo, inclúyelo en tus planes tan pronto como tengas noción de tu responsabilidad.
No empiezas hasta que todo esté completo: esperas a tener toda la información, a contar con todos los puntos de vista, a que no tengas distracciones, y en general a que todo a tu alrededor esté perfecto para poder empezar, encontrando siempre excusas para no empezar a hacer algo. Ten en cuenta que el momento perfecto para hacer algo no existe y que el perfeccionismo es muy costoso. Así que cuando cuentes con el 70% de la información, de los recursos o de los elementos para hacer algo, establece cuándo hacerlo y ponte manos a la obra empezando a trabajar.
No tienes expectativas reales: generalmente las personas ponemos en nuestro plato más de lo que somos capaces de comernos. Igual pasa con las tareas, ponemos en nuestra lista de pendientes y metas diarias más cosas de las que somos capaces de realizar y esto nos lleva a sentimientos de frustración al final del día porque sentimos que nos está ganando la batalla. Para que esto no te pase, nunca te fijes como meta diaria realizar más de cinco cosas, en donde la ejecución de cada una de ella te tome entre treinta minutos y dos horas y media. Este es un numero relativamente manejable que con gran probabilidad vas a poder culminar en la jornada, aumentando esos niveles de satisfacción y por ende tu sensación de logro y control.
Aunque aprender a planear de manera adecuada toma su tiempo, es una actividad que bien vale la pena realizar. Pues te aseguro que cuando planeas aumentas por diez tus probabilidades de ser productivo y eficiente, y disminuyes la sensación de estrés y sobrecarga laboral.
No planear equivale a vivir la vida a la deriva, dejando que sean los otros los que decidan por ti qué es lo que debes hacer, llevándote a no cumplir tus metas ni tus objetivos.
Así que si actualmente no estás planeado tus semanas ni tus días, te invito a que te animes y trates de hacerlo, sin tener que llegar a planear cada uno de los minutos, pero eso sí, evitando estos diez errores que te acabo de explicar. Te sorprenderás cuánto te ayudará a alcanzar esos resultados que estás buscando.