Seis reglas que te ayudarán a mantener tu agenda libre de reuniones, para que les dediques a ellas no más de cuatro horas a la semana.
Las reuniones son una de las principales causantes de pérdida de tiempo de las personas. Y es que el profesional promedio se la pasa entre seis y ocho horas del día sentado en una reunión. Va de una en otra, muchas veces sin tiempo de pararse para ir al baño, tomarse un café o servirse un vaso de agua.
Esta situación tiene diversos orígenes y razones que la soportan. Una de ellas es que la mayoría de las personas confundimos el trabajo en equipo con estar reunidos. Y como tanto en el colegio y en la universidad como en nuestros trabajos nos han insistido siempre sobre la importancia de trabajar en equipo, hemos malentendido este término y pensamos que cada que esta necesidad aflora implica que debemos reunirnos, virtual o presencialmente, a trabajar con otros.
Otra razón por la cual nos mantenemos en reuniones es por que los espacios colectivos diluyen las responsabilidades. De esta manera cuando algo sale mal el responsable es el equipo completo y no una persona. Qué buena manera de evadir responsabilidades y no asumir las consecuencias de nuestros actos. Somos una maestros en eso.
Asimismo, ¿recuerdas que en el último artículo les había hablado de la necesidad que sentimos de estar ocupados todo el tiempo para demostrar compromiso, interés y dedicación? Qué mejor manera de demostrar que estamos ocupados y haciendo algo que convocando a una reunión. El trabajo individual no es siempre suficiente para demostrarles a los otros que estamos haciendo algo y por ello convocamos, de manera inconsciente, a una y otra reunión.
Como ven, son muchas las razones por las cuales en las organizaciones modernas, especialmente en las más grandes, todo el tiempo los empleados se la pasan en una reunión. Sin embargo, no todas son útiles ni productivas. No en vano, estudios han demostrado que 9 de cada 10 reuniones son innecesarias.
Ahora bien, pensarás que quizás en parte yo pueda tener razón, pero que pasar de ahí a lograr disminuir las horas de reuniones a la semana de casi 30 o 40 a solo cuatro es una utopía. Pues te digo que es posible y que en ocasiones lo he logrado. Por ello te reto a que lo trates de hacer. Si no lo intentas seguro no va a pasar pero si le das una oportunidad y aplicas las recomendaciones que te daré al menos uno o dos días a la semana, seguro vas a notar una gran disminución en la cantidad y en la duración de las reuniones, lo cual te permitirá liberar tiempo para dedicarte a hacer otras cosas que dependen de ti.
Estas son las seis reglas que te ayudarán a mantener tu agenda despejada de reuniones y lo más limpia posible para que puedas abordar tu trabajo individual:
Nunca agendes reuniones a primera hora del día. No aceptes ni programes reuniones que se realicen antes de las 10:00 de la mañana. El comienzo de la jornada no solo es el momento más productivo del día, el cual desperdiciarías en una sesión de trabajo colectivo, sino que además las reuniones mañaneras tienden a alargarse por falta de una barrera natural que las obligue a parar. En su lugar, propicia que las reuniones de las mañanas empiecen solo después de las 10:00 y ojalá a las 11:00, para que la hora del almuerzo las obligue a finalizar. O mejor aún, aplázalas para el final del día, después de las 3:00 de la tarde, cuando nuestro nivel de energía está bajo y no somos realmente muy productivos.
Busca alternativas a cada reunión. Siempre que te inviten a una reunión, antes de aceptar, evalúa canales alternativos para tratar o resolver el tema de una manera más efectiva. Recuerda que no existen reuniones informativas o de deliberación, todas las reuniones deben llevar a la decisión o a la acción. Si este no es el caso, evalúa si es más eficiente y posible tratar el tema por medio de una llamada, un correo o una reunión asincrónica por video. Así que siempre que vayas a aceptar o agendar una reunión pregúntate: ¿es este el mejor medio para lograr el objetivo?
Programa reuniones de 15 minutos. Las reuniones, al igual que las tareas, son como los gases. Y se extienden tanto como las dejemos. Por ello las reuniones de una hora se toman todo el tiempo que se les separa, a pesar de que la mayoría de temas se pueden resolver en minutos y no en horas. Acotar las reuniones a espacios de 15 minutos nos permite ser más concretos, ir directo al grano, centrarnos en lo realmente importante y resolver hasta cuatro temas diferentes en una misma hora. Es más eficiente tener cuatro reuniones de 15 minutos para tocar un tema en cada una, que programa una reunión de una hora para los cuatro temas. Además, al simplificar los temas de las agendas se puede reducir el número de asistentes y acelerar así la discusión que se requiere para la toma de la decisión.
Agrupa las reuniones por bloques. Siempre que te sea posible, separa una tarde a la semana para dedicarla por completo a sostener reuniones en lugar de tener sesiones saltonas acá y allá mezcladas todos los días con otro tipo de actividades. Por un lado, recuerda que agrupar actividades similares nos hace más efectivos y, por otro, obtendrás una mayor concentración en lo que haces por la falta de presión de saber que tienes que irte porque otro trabajo pendiente está esperando en tu escritorio para ser gestionado por ti.
Separa un día sin reuniones. Cada semana escoge un día en el que no tendrás reuniones. Márcalo en tu agenda y no cedas ante ningún tipo de presión para liberarlo. Escoge bien las tareas o actividades que harás ese día y propicia el que sea lo más productivo posible. No tener reuniones no significa que no vas a tener una agenda o plan con lo que hay por hacer. Evita caer en la parálisis por análisis o en la lectura infinita de correos durante dicha jornada.
Si puedes, hazlo solo. La mayoría de las tareas las hacemos de una manera más rápida y eficiente cuando las hacemos de forma individual, mientras que hacerlo con otros podría disminuir nuestra productividad. Así que siempre será más efectivo hacer de manera individual aquello que no requiere de otros como ver un video, leer un documento, escribir un artículo u ojear una presentación. Deja que el espacio conjunto sea posterior, para discutir, elegir y decidir. La preparación y el trabajo individual, previo a las reuniones, son la clave para disminuir la duración de toda reunión.
Pero ten algo claro, disminuir el tiempo que dedicas a las reuniones no pasará por accidente o de manera fortuita. Será el resultado de un plan claro y consciente que debes aplicar si de verdad lo quieres lograr.