Deshazte de tu lista de pendientes para que no vuelvas a quedar mal porque no sabes si cuentas con el tiempo para entregar a tiempo lo que te piden.

Si estás leyendo este artículo es porque seguramente tienes dificultades con el manejo de tus pendientes y la lista de tareas por hacer se te ha vuelto algo inmanejable, que no para de crecer y que no sabes por dónde abordar. Es más, me atrevería a decir que son muchas las veces en las cuales no has entregado a tiempo aquello que se te ha pedido, se te ha olvidado hacer algo y esto te llena de angustia y estrés.
Si algo de lo anterior es cierto, déjame decirte que no eres el único. Sin embargo, esto no se debe a que seas malo para organizar tus cosas o hacer seguimiento a tus pendientes, sino que tal vez no estás utilizando la herramienta adecuada para gestionarlos. Y es que aunque la lista única de pendientes es una herramientas maravillosa, requiere de fuertes habilidades administrativas y organizativas para que te sea de verdadera utilidad.
Y aunque muchas personas – me atrevería a decir que la mayoría – usan sus bandejas de entrada como si fueran una lista de pendientes, esto es un error. Esta práctica causa mucha angustia porque nunca se sabe cuántos pendientes tenemos por hacer, para cuándo son, ni mucho menos cuánto tiempo tomará realizarlos. Para saberlo, hay que abrir cada mensaje y mirar que se está pidiendo en cada uno. Esto sin tener en cuenta la mala práctica asociada de marcar los mensajes como no leídos, pues cuando lo vuelvas a ver tendrás que abrirlo y volverlo a leer. Repitiéndolo quizás varias veces. Una actividad que no nos agrega valor y que por el contrario nos genera estrés y nos consume tiempo.
Por ello hoy te digo que te deshagas de tu lista de pendientes, no importa cuál sea el mecanismo en el que la gestiones, y migres toda la administración de las cosas que tienes por hacer a tu calendario. Sí, a una agenda, física o digital, en la cual puedas no solo llevar el control de todo lo que tienes por hacer, sino también de tu tiempo, el recurso finito que necesitas para poderlos gestionar.
Y es justamente en este aspecto en el cual falla la lista de pendientes. Pues en ella podemos incluir todas las actividades que queramos y comprometernos con entregarlas en una fecha dada, pero sin tener en cuenta el tiempo que tenemos disponible para ejecutarlas. Es decir, mientras la lista de pendientes puede llegar a ser infinita, nuestro tiempo es finito y ahí es en donde para administrar los unos debemos contar necesariamente con el otro.
Entonces, si te ha pasado con frecuencia que no encuentras espacio en tu calendario ni tiempo en tu jornada para realizar todos los pendientes a los que te has comprometido, te voy a detallar cómo solucionarlo trabajando desde el calendario.
CLASIFICACIÓN
Lo primero que debes hacer es identificar a qué tipo de actividad pertenece cada pendiente. Puede ser:
Repetitivo: si es algo que debes hacer con una frecuencia específica como cada día, cada semana, cada mes o cada año, por ejemplo.
Operativo: si es algo que debas hacer en cualquier momento, que no tiene por lo general fecha límite y es de frecuencia diaria o permanente, como leer y responder chats y correos.
Única: si es algo que debas hacer una sola vez o que, aunque quizás debas volver a hacer en un futuro, no tiene una periodicidad clara y su realización dependerá de que te la vuelvan a solicitar.
UBICACIÓN
Una vez hayas identificado un pendiente como repetitivo, debes separar en el calendario, de manera repetitiva e indefinida, el tiempo que requieras para realizarla. Así aseguras que tendrás el tiempo necesario para entregarla siempre oportunamente. Puede ser la última tarde del mes, la primera media hora de cada tarde, los primeros lunes de cada mes entre 8:00 a. m. y 10:00 a. m.
Para las actividades operativas, separa todos los días bloques de tiempo para poder realizarlas. Puede ser uno solo en el día o varios de menor duración. La ubicación y duración de estos espacios es mucho más flexible que la anterior y dependerán de la actividad y de tu estilo de trabajo. Esto te permitirá mantenerte al día con los correos y sistemas de mensajería porque decir que no tenemos tiempo para atenderlos o gestionarlos en el tiempo personal no son una opción.
Ten en cuenta que aunque tengas momentos específicos asignados a actividades repetitivas y operativas, estos espacios pueden ser flexibles y podrías moverlos para otro momento del día en caso de que lo requieras para una reunión o para realizar otro tipo de actividad. Pero ten presente que una cosa es moverlos y otra cancelarlos; esto nunca debería pasar.
Por último, están los pendientes únicos que generalmente nos llegan como solicitudes por correo o por chat. Con ellos, lo correcto es que si te toma muy poco tiempo ejecutarlo, apliques la regla de los dos minutos, evitando así a que tu lista de pendientes no pare de crecer.
Si por el contrario te toma un buen tiempo realizarlo, en lugar de dejarlo en el chat o en el correo, debes de buscar de una vez el espacio en tu agenda en el cual lo vas a realizar y convertirlo en un evento o citación. Valida que tengas tiempo disponible para hacerlo antes de la fecha en la cual debes entregarlo o, de lo contrario, negocia con el solicitante la fecha de realización.
CONDICIONES
Para que este de manejo de pendientes te funcione debes tener en cuenta las siguientes condiciones:
Cada pendiente requiere de una fecha límite de ejecución. No importa lo lejana que sea. Si no la tienes clara debes pedírsela a quien te solicitó realizar la actividad. Y si es un actividad que tú decidiste hacer, eres tú el que la debe establecer.
Debes definir cuánto tiempo te tomará realizar cada actividad. Esta es quizás la condición más retadora de esta técnica, pues la mayoría de personas no estamos acostumbrados a medir cuánto tiempo nos toma realizar una actividad. Por ello, aunque inicialmente deberás hacer tu mejor estimado, con el tiempo y con la práctica vas a ver que se vuelve algo muy fácil y natural. Ahora, si aplicas la técnica Pomodoro y la aprovechas para revisar qué tanto tiempo te tomó hacer algo, este aprendizaje se te va a facilitar y te vas a volver mucho más preciso en la estimación.
Debes dejar tiempo en cada día sin asignar. Es decir, debes dejar tiempo libre sin tareas para hacer. Esto es lo que se denomina tiempo flexible para la atención de imprevistos. ¿Cuánto? Depende de ti. Pero en general por mi experiencia podría decirte que entre un 15 y un 20% del día es más que suficiente para atender la llamada, el problema, la solicitud de última hora que no puede esperar o la culminación de un pendiente cuyo tiempo de realización no se estimó bien.
Si te queda tiempo libre en la jornada, bien sea porque terminaste algo antes de lo que tenías estimado, porque no tuviste tantos imprevistos como generalmente tienes o por alguna otra razón, aprovecha ese tiempo para adelantar una tarea del día siguiente. Siempre será más fácil adelantar algo de lo que tienes para mañana, que manejar el problema de llevar a mañana lo que no pudiste terminar hoy. Pues esto último es como una avalancha que cada día se complica y crece más.
No voy a mentirte. Manejar los pendientes de esta manera puede sentirse un poco restrictivo al principio y toma algo de tiempo y constancia llegarlo a dominar. Pero te aseguro que con la práctica lo puedes lograr y hasta disfrutar, pues serás más productivo, tendrás más tiempo libre y podrás decir que no con argumentos y seguridad.
Además, al aplicar esta técnica desaparece la ambigüedad y la angustia de no saber qué se tiene pendiente o que es lo que se debe entregar o terminar hoy.
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