El orden en que anotas los eventos en el calendario tiene una gran incidencia en tu productividad y en tu balance de vida. Estoy seguro de que lo estás haciendo en el orden incorrecto.
¿Con frecuencia sientes que no te alcanza el tiempo para todo lo que tienes que hacer? ¿Sientes que los días son demasiado cortos para terminar tus pendientes y estar al día con tus responsabilidades? ¿Te la pasas la mayor parte del día en reuniones y luego te toca ponerte a trabajar en tus cosas al terminar la jornada laboral? ¿Tu trabajo te absorbe tanto que no tienes casi tiempo para tus actividades personales?
Si es así, no eres la única persona a la que le pasa esto. Muchas personas tienen este tipo de problemas. Sin embargo puedes arreglarlo con una herramienta que te ayuda a evitar que esto te pase y a lograr que puedas manejar tu tiempo a tu antojo, alcanzando todo lo que te propongas: el calendario.
Ya en ocasiones anteriores te he explicado la importancia de trabajar desde el calendario, sin embargo he encontrado que una de las mayores barreras para que esta herramienta funcione con todo su potencial radica en que la mayoría de las personas anotan los eventos en el calendario en el orden incorrecto. Empiezan por dejar que todo el mundo los cite y luego, si les queda tiempo, separan momentos para sus actividades personales. Lo cual es totalmente errado.
Por esto, acá te comparto el orden en que debes anotar los eventos y tareas en tu calendario:
1. ACTIVIDADES PERSONALES
Empieza a llenar tu calendario con las actividades que debes realizar contigo mismo y para ti mismo. Todas aquellas cosas que estén relacionadas con descansar, cuidar tu salud, relajarte, cuidar tu cuerpo, disfrutar un pasatiempo, nutrirte y crecer deben ir de primeras en el calendario.
Agenda entonces de primero tus vacaciones, las citas donde el médico, los momentos para meditar, orar, leer y hacer ejercicio. Y hazlo sin angustia ni sentimiento de culpa. Es tu vida, es tu calendario y es tu tiempo. Tú decides cómo gastártelo.
Y si en algún momento alguien te invita a una reunión o evento en uno de esos espacios que tienes separados para ti, dile que no, que ya tienes un compromiso. Porque lo tienes y es más importante. Ten en cuenta que la reunión más importante que puedes tener cada día es aquella que sostienes contigo mismo.
Además, no dejes que nadie te interrumpa durante estos momentos. Si es lo más importante que tienes por hacer, bien vale la pena que lo hagas bien hecho. Con foco, concertado y con intención. Si tú no valoras tu tiempo y lo tomas con seriedad, las demás personas tampoco lo van a hacer.
2. ACTIVIDADES CON QUIENES AMAMOS
Una vez tengas asegurados los momentos para realizar aquellas reuniones contigo mismo, con las que te asegurarás de estar bien y pleno como individuo, es momento de separar espacios con todas aquellas personas que son importantes para ti: tu pareja, tu familia y tus amigos.
Empieza por definir quienes son. Haz un listado exhaustivo y planea con anticipación qué actividades quieres hacer con cada uno. Inclúyelas todas, por rutinarias o simples que parezcan. Finalmente nuestro calendario es nuestra estrategia.
Incluye entonces los almuerzos en la casa de tu mamá o de tu abuela. Salidas con tus amigos del colegio y la universidad. Llamadas con aquellos que no puedes verte con tanta frecuencia. Salidas a tomar café, celebraciones de cumpleaños y todos aquellos momentos que sean importantes en tus relaciones interpersonales.
3. ACTIVIDADES DE TRABAJO INDIVIDUAL
Teniendo cubiertos las dimensiones personal, emocional, familiar y social, es momento de empezar a incluir en tu calendario momentos para realizar actividades laborales individuales. Sí, debes separar momentos para trabajar solo, de manera concentrada en todo aquello que debas hacer.
Separa entonces momentos para hacer informes, para preparar presentaciones, para analizar propuestas, para revisar resultados. Agenda también espacios para planear, para evaluar y para proyectar tu rol, tu área y hasta tu empresa hacia el futuro.
Incluye momentos para todo aquello que tengas o quieras hacer y que muchas veces se te dificulta lograrlo durante la jornada por el exceso de reuniones o de interrupciones. O simplemente porque sientes que el tiempo no te alcanza para ello.
4. REUNIONES
Finalmente, habiendo asegurado también que tienes tiempo para trabajar en lo que te toca, es momento de empezar a aceptar y programar reuniones con otros.
Programa entonces comités, reuniones de seguimiento grupales e individuales, capacitaciones, viajes de trabajo y todos esos otros tipos de eventos que acostumbras anotar de primero en tu agenda y que finalmente son las responsables de que no tengas tiempo para ti ni para lo que realmente te importa en la vida.
Sé que esta visión parece un poco egoísta, pero es que manejar bien el tiempo implica eso, ser egoísta. Además, no hay nada más nuestro que nuestro tiempo. Así que si no le damos la importancia que merece, nadie se lo va a dar.
Si no me crees, compara este razonamiento con el manejo que le das a tu dinero. Estoy seguro que tú decides cómo gastártelo antes de ofrecerte a ayudar a los demás. ¿O le preguntas primero a tus compañeros de oficina si necesitan dinero para regalárselos o prestárselo y luego, si te queda algo, empiezas a pagar tu gastos personales como alimentación, vivienda, transporte y vestuario? Seguro que no. Entonces, si no lo haces con tu dinero, no lo hagas con tu tiempo que es inclusive mucho más valioso.
Finalmente, si quieres que esta estrategia de anotar los eventos en el calendario en este orden te funcione mucho mejor, acá te comparto unas claves adicionales:
Anota con tiempo tus actividades no laborales en el calendario, es decir, al menos con un mes de anticipación.
Aplica un código de color en donde cada tipo de actividad se identifique con un color y dale el color favorito a tus actividades personales para que te llamen más la atención.
Utiliza la funcionalidad de actividades recurrentes para programar todas aquellas actividades periódicas y evitar así tener que programarlas cada mes.
Selecciona la aplicación o agenda física que más te guste para manejar tu calendario centralizado. Y si se integra fácilmente con tu correo mucho mejor, porque te ahorrar mucho tiempo.
Pon en práctica estas recomendaciones y verás como le sacarás el máximo de provecho a una de las herramientas más potentes que existen para potenciar tu productividad y, sobre todo, tu balance de vida.