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  • Foto del escritorJuan P. Lema

Te sorprenderá el tiempo que pierdes cambiando de aplicación

Cambiar de aplicación, programa o ventana, y reubicarnos, nos toma un poco más de dos segundos. Si multiplicas este valor por el número de veces que lo haces al día te sorprenderás de la cantidad de tiempo pierdes.

Todos (o casi todos) hemos dicho en algún momento de nuestras vidas que el tiempo es oro. Un adagio que es tan cierto como popular. Sin embargo, aunque se repita muchas veces, son realmente pocas las personas que tratan el tiempo como oro, o al menos como si fuera dinero.


Sin embargo, si tu eres una de esas personas que cuida mucho su tiempo, por mucho que lo cuides, estoy seguro de que lo pierdes de la misma manera en la que pierdes tu dinero: de a poquitos. Es decir, tal vez no pierdas de manera consciente y continua un gran cantidad de dinero, pero seguramente desperdicias o dejas perder una o dos monedas de baja denominación de vez en cuando. De esta misma manera seguramente no perderás una o dos horas en una tarde, pero con certeza puedo afirmar que desperdicias un par de minutos con cierta frecuencia, dedicándolos a actividades que no te agregan valor o que no deberían ni siquiera hacerse.


Precisamente, una de las actividades que más veces realizamos al día y que no nos agrega ningún valor es el estar cambiando de aplicación, o de programa, en nuestro teléfono o en nuestro computador. Piénsalo y veras. ¿Cuántas veces al día pasas de una aplicación a otra, de un programa a otro o de una ventana a otra? ¿Cuántas de estas veces simplemente terminas aterrizando en la aplicación o programa equivocado? ¿Cuántas veces al llegar a un programa o aplicación recuerdas que tienes algo pendiente o que aún no has terminado y que debes dejar para más tarde porque ahora no lo puedes hacer?

Si después de responder estas preguntas piensas que el tiempo que pierdes – o dedicas – a cambiar entre aplicaciones es muy poco o que realmente es una actividad necesaria que no afecta tu productividad, estás muy equivocado. Tan es así, que expertos en manejo del tiempo han realizado diferentes estudios para calcular tanto el número de veces como el tiempo que dedicamos en el día a realizar esta acción tan pequeña pero tan significativamente dañina para nuestra efectividad.


Un estudio realizado por Rohan Narayana Murty, Sandeep Dadlani y Rajath B. Das que fue publicado por Harvard Business Review y en el que se estudió durante cinco semanas el comportamiento de los 137 miembros de veinte equipos diferentes, todos ellos empleados de grandes compañías norteamericanas, encontró que una persona cambia de aplicaciones, programas o ventanas en su computador 1.200 veces en promedio cada día. ¿Ahora si me crees que es mucho el tiempo que esta actividad tan aparentemente inofensiva nos roba?


Al calcular el tiempo que esta acción nos toma tras ser realizada tantas veces al día, el estudio concluyó que son casi cuatro horas las que dedicamos cada semana a cambiar de aplicaciones y ubicarnos para empezar a trabajar. Es decir, cerca del 10% de nuestro tiempo laboral se nos va simplemente en cambiar de aplicaciones, entender en dónde estamos y qué es lo que debemos hacer. Sorprendente, ¿o no? Y eso que este cálculo no considera la lentitud, los bloqueos de usuarios ni el mal diseño de la experiencia de usuario de muchas aplicaciones y programas, que hacen que este tiempo perdido sea aún mayor.


Y es que cambiar de ventana, programa o aplicación no implica únicamente presionar una tecla o dar un par de clics. Implica también el darse cuenta dónde llegamos, qué tenemos qué hacer, dónde íbamos o dónde debemos ubicarnos y, quizás, ingresar un usuario y una contraseña (que no siempre tenemos a la mano).


Seguramente estarás pensando no tienes nada por hacer. Que es una actividad necesaria y que no puedes evitar. O simplemente la puedes estarla viendo como el costo que tienes que pagar por realizar actividades en el mundo digital. Sin embargo, esto no es cien por ciento cierto. La mayoría de las veces el tiempo que perdemos cambiando entre aplicaciones obedece a una decisión activa por la forma en la que decidimos trabajar y la forma como administramos nuestras tareas en el día.


Por ello deberías seguir estas recomendaciones para evitar que una acción tan aparentemente inofensiva y necesaria te robe tanto tiempo:


  1. Trabaja por bloques temáticos: una de las mejores formas de ser productivos cuando realizamos cualquier tipo de tareas, especialmente las operativas, es agrupando las tareas por temas. Junta y realiza de manera conjunta todos los pagos, las aprobaciones, las liberaciones y demás transacciones que requieran una plataforma digital. Esto significa llevar a lo micro la técnica de grandes ejecutivos que destinan un día de la semana a cada tema (mercadeo, finanzas, logística, personal, etc.) para no tener que estar cambiando de enfoque cada media hora y lograr así una mayor productividad. Ten en cuenta que el estudio del que te hablé, encontró que a las personas nos toma un poco más de 2 segundos cambiar de programa, ventana o aplicación y que en promedio pasamos solo 11 segundos en el lugar en el que llegamos. Muy poco tiempo útil si lo compramos con el costo (en tiempo) que tuvimos que pagar para llegar allí. Por eso, entre más aprovechemos la llegada a un programa o aplicación, mucho mejor.

  2. Prepárate antes de empezar una tarea: una de las acciones más sencillas pero potentes que puedes hacer, es que antes de empezar a realizar cualquier tarea te asegures de que tienes abiertas y a la mano todas las aplicaciones, programas, información, documentos y herramientas necesarios para realizarla. Así, no solo no perderás tiempo buscando y abriendo programas mientras estás trabajando, sino que sabrás exactamente a dónde mirar o dirigirte en el momento en el que accedas a cada una de ellas y tendrás claridad frente al orden y ubicación de cada una.

  3. Cierra las aplicaciones que no estés utilizando: además de tener a la mano todo aquello que necesites, asegúrate también de que tienes cerradas o guardadas todas aquellas otras que no necesitas. Cierra todos los programas, ventanas, pestañas y aplicaciones que no requieras para lo que estás haciendo y así no perderás tiempo cayendo o abriendo aquellos que no necesites. Y si te da miedo hacerlo porque es la forma que utilizas para recordar las cosas que tienes pendientes por hacer, simplemente anótalas en tu lista de pendientes y estoy seguro de que no se te olvidarán.

  4. Simplifica tus procesos: identifica que actividades, tareas o procesos, especialmente aquellos que realizas periódicamente o con mucha frecuencia, te llevan a utilizar o abrir varios programas o ventanas a la vez y trata de identificar una nueva y mejor forma de hacerlos, con el fin de que no tengas que cambiar de una ventana a otra, o por lo menos que lo hagas menos veces. No siempre hay que hacer las cosas como siempre se han hecho. Mirar críticamente o con otros ojos cualquier actividad es una gran manera de simplificar las tareas y aumentar la productividad.


Finalmente ten en cuenta que cambiar de aplicación o programa es una acción que no solo nos roba tiempo sino que también nos roba energía, aumenta nuestro estrés, nos desgasta y limita nuestra capacidad de ser productivos, pues recuerda que el cerebro es como la batería del celular. Y recuerda lo importante que es aprender a manejar nuestra energía, pues en últimas no es el tiempo ni las tareas lo que podemos manejar, sino nuestra energía.

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