Pon en práctica estos cinco consejos de productividad de Peter Drucker. Si son útiles para presidentes de empresas y emprendedores, también lo serán para ti.
Si no eres un estudioso de temas de administración de negocios, seguramente no tienes ni la menor idea de quien es Peter Drucker. Pero si tu pregrado o posgrado fueron en esta área, o si eres un estudioso empírico del manejo empresarial, definitivamente tienes que saber quién es él.
Peter Drucker fue un consultor y profesor de negocios austriaco, que es considerado el mayor filósofo de la administración y uno de los pensadores más influyentes del siglo XX. Fue autor de más de 35 libros y sus ideas fueron decisivas en la creación de las corporaciones y grandes empresas, tal y como las conocemos hoy en día.
Escribió múltiples obras reconocidas a nivel mundial, sobre temas relacionados con la gestión de las organizaciones, la información y el conocimiento empresarial. Dejó en sus obras la huella de su gran inteligencia y su incansable actividad. Hoy es considerado el padre de la administración como disciplina y sigue siendo objeto de estudio en las más prestigiosas escuelas de negocios del mundo.
Así que, muy seguramente cualquier teoría o concepto sobre administración que hayas escuchado en tu vida, fue creada por Peter Drucker. Y entre ellos, quiero destacar estos cinco consejos de productividad que fueron recopilados por Eric Partaker, un mentor que ayuda a presidentes de empresas y a emprendedores a potenciarse a sí mismos y a sus compañías.
1. "Si tienes más de cinco objetivos, no tienes ninguno"
En la vida y en el manejo del tiempo todo es cuestión de prioridades. Es imposible atender demasiadas cosas al tiempo pues su importancia relativa termina siendo tan poca, que todo deja de ser importante. Además, concentrarse en demasiadas cosas al tiempo no solo genera agotamiento, sino que dificulta el hacer bien todas ellas.
Así que, tanto en el ámbito personal, como en el ámbito laboral, asegúrate de no tener al mismo tiempo más de cinco objetivos. El número ideal son dos o tres. Si te centras en ellos, tendrás tiempo para todos y los alcanzarás de manera efectiva.
Si por el contrario te fijas más de cinco objetivos e intentas alcanzarlos todos al mismo tiempo, es probable que no logres ninguno de ellos y que llegues a la frustración, sintiéndote sin tiempo, energía ni recursos para atender tantos frentes al mismo tiempo.
2. "El problema no es no saber qué hacer, sino no hacerlo"
Este consejo se refiere a la importancia de pasar del deseo a la acción. De dejar de soñar con que las cosas pasen, a implementar acciones que nos lleven a lograrlas. ¿Cuántas veces haz dejado tus propósitos de año nuevo sin cumplir? ¿Cuántas veces te has quedado con las ganas de que algo pase pero en realidad no has hecho nada para propiciarlo?
Así como son de importantes los objetivos para darnos un norte, ayudarnos a identificar aquello que es importante y determinar en qué debemos gastar nuestro tiempo, lo son los planes de acción.
Un listado detallado de las actividades que nos ayudarán a cumplir nuestros objetivos, junto con una programación juiciosa del cuándo deben realizarse, son la herramienta más potente para lograr grandes resultados. Recuerda que los hábitos se logran poco a poco y que los cambios deben ser pequeños pero constantes. Solo así seremos capaces de soportarlos y evitaremos dejarlos tirados tras el primer esfuerzo.
Asegúrate de que tus objetivos no sean subjetivos, utiliza técnicas para evitar la procrastinación, trabaja desde tu calendario y pon en práctica el sistema del triple dos. Todos ellos te ayudarán a superar la inacción y a lograr tus objetivos.
3. "No hay nada tan inútil como hacer eficientemente lo que no se debería hacer"
Esta afirmación es una advertencia sobre la importancia de centrarse en las actividades que son realmente importantes y valiosas, es decir, en aquellas que realmente nos ayudan a cumplir nuestros objetivos.
Uno de los principales síntomas de las personas poco productivas es que viven sin tiempo. Confunden el estar ocupados con ser productivos. De allí que Peter Drucker recomiende que no solo debemos enfocarnos en hacer las cosas bien, sino también en solo hacer aquellas cosas que realmente se requieran.
Así que antes de abordar cualquier tarea, asegúrate de evaluar su nivel de importancia – el grado en que te ayuda a cumplir tus objetivos –. Si es alto, realízala de primera para que no se te vaya a pasar y para que aproveches toda tu capacidad y energía. Si el nivel de aporte a tus objetivos es bajo o nulo, trata de delegarla, automatizarla, simplificarla, o definitivamente deja de hacerla.
4. "El cuello de botella siempre está en la parte superior de la botella"
Esta metáfora que se utiliza para referirse a la parte de un proceso que limita la capacidad de producción o entrega, hace referencia a que, al igual en una botella no puede ingresar al mismo tiempo más de lo que fluya por su cuello o parte más estrecha, en tu trabajo diario debes identificar cuales son los recursos más escasos que tienes porque esos son los que generan retrasos, ineficiencias y pérdidas de productividad.
Un cuello de botella puede ser un equipo o máquina que produce a menor velocidad que las demás, un empleado que tiene que revisar los documentos generados por todos sus compañeros antes de darles trámite, una persona que nunca entrega sus compromisos a tiempo, un material que es suministrado a una menor escala que la demandada o requerida, entre otros.
La eficiencia de los cuellos de botella, en el caso de la productividad personal, se mejora con actividades como: redistribuir el trabajo que se tiene, es decir, delegando funciones; automatizar tareas; simplificar el proceso para hacerlo más ligero, fácil o sencillo; aprender a fijar límites y a decir que no a todo aquello que no nos corresponde; dejar de asistir a reuniones poco productivas; controlar el perfeccionismo.
5. "Lo que no se mide, no se mejora"
Esta es una expresión sobre la importancia de la medición en la mejora continua. Y en el manejo del tiempo sí que tiene relevancia, pues soy un convencido de que todos perdemos el tiempo y tenemos momentos de improductividad, pero sin darnos cuenta de que lo estamos haciendo.
Si no hay una medición, no podemos identificar las áreas de mejora. Cuando podemos medir algo, podemos ver cómo está funcionando y si hay margen de mejora. Además, la medición también nos permite tomar decisiones más informadas. Cuando podemos medir los resultados de nuestras acciones, podemos ver qué funciona y qué no. Esto nos ayuda a tomar mejores decisiones sobre cómo enfocar nuestros recursos.
Entonces, si quieres mejorar tus resultados, aumentar tu productividad y manejar mejor tu tiempo, lo primero que debes hacer es saber cómo lo gastas. Bitácoras y registros de uso del tiempo o técnicas como el Pomodoro te ayudan a identificar cuánto tiempo te consumen las tareas y te permiten tomar medidas para invertirlo de una manera diferente.
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