Seguro has sentido que participas en reuniones eternas, sin sentido y de poco valor. Con estos 10 indicadores te enseño cómo medir qué tan efectivas son tus reuniones.
Las reuniones laborales son una herramienta esencial de toda compañía. No en vano las organizaciones son redes conversacionales y qué mejor forma de conversar eficientemente con varias personas y áreas que por medio de una reunión laboral o de trabajo.
Por esto es que las reuniones han sido durante mucho tiempo el alma de las empresas: es la forma en que colaboramos y nos conectamos con los demás. Una cultura de reuniones efectiva puede ayudar a las empresas a vigorizar y motivar a sus equipos. Sin embargo, con demasiada frecuencia estamos atrapados en una serie de reuniones aparentemente interminables que incluyen a demasiadas personas y no logran tanto como nos gustaría.
Esta tendencia se ha visto exacerbada con el trabajo remoto e híbrido, donde la necesidad de coordinarse a menudo conduce a una explosión en el número de reuniones. Además, está demostrado que las personas que pasan demasiado tiempo en reuniones también tienden a trabajar jornadas laborales más largas, con el fin de compensar el tiempo perdido. Esta tendencia puede ser una fuente importante de frustración y un factor clave de agotamiento para los equipos.
Y es que aunque las reuniones pueden ser el espacio adecuado para acordar objetivos, compartir información relevante y, especialmente, para tomar decisiones, si las reuniones laborales no son efectivas pueden ser una enorme pérdida de tiempo y de recursos, incluyendo dinero, para las empresas.
Entonces ponte manos a la obra implementando estas mediciones que te explico a continuación:
Tiempo dedicado a las reuniones: el número de horas dedicados a las reuniones depende obviamente del nivel del cargo. Sin embargo, de manera general puede decirse que los cargos administrativos más operativos no deberían dedicar más del 20 o 30% de su tiempo a reuniones. Los líderes de equipo y personal de nivel medio deberían dedicar entre un 30 y un 50% de su tiempo a reuniones y los niveles más altos de la organización deberían dedicar entre un 50 y un 70% de su tiempo laboral a reuniones. Porcentajes más altos a estos son indicadores de falta de tiempo para realizar trabajo individual profundo y de concentración.
Número de reuniones recurrentes: las reuniones recurrentes son el tipo más peligroso de reuniones, porque aunque tienden a crearse con fines de coordinación de equipos o proyectos, en general viven mucho más allá de su utilidad. Es por esto que la mayoría de sus participantes las consideran una pérdida de tiempo total pues se vuelven más un seguimiento uno a uno que una verdadera reunión de toma de decisiones grupal. Así que trata de no tener más de un par de reuniones recurrentes a la semana.
Duración de la reunión: las reuniones más cortas y con menos temas tienden a ser más eficientes y permiten discusiones rápidamente puntuales ya que solo participan en ellas las personas realmente relacionadas con el tema en discusión. Por esto las reuniones ideales son de 25 o 30 minutos, pero de no ser posible alcanzar esta duración, procura que no superen una hora.
Tamaño de la reunión: entre menos participantes tenga la sesión más rápido terminará porque serán menos los argumentos y puntos de vista para escuchar y sopesar. Varios estudios, y la misma práctica empresarial, han demostrado que el tamaño ideal de la reunión oscila entre 3 y 8 participantes. Las reuniones más grandes tienden a convertirse en sesiones uno a uno de intercambio de información y permiten una participación individual mucho menor. Los datos indican que en las reuniones más grandes las personas tienden a distraerse mucho más y pasar tiempo en el correo electrónico y los chats.
Distracciones en la reunión: en un entorno de trabajo cada vez más conectado y con la avalancha de notificaciones que nos llegan por diferentes dispositivos electrónicos, lograr la concentración en las reuniones es cada vez más retador. La inmediatez que se espera de los chats y el correo electrónico hace que las personas estén menos presentes y enfocadas durante las reuniones. Las reuniones más grandes y remotas tienden a propiciar el que las personas estén mucho menos enfocadas. El número ideal de distracciones debería ser cero, sin embargo, es difícil de medir y la única forma es hacerlo con encuestas anónimas que según estudios indican que el 50% del tiempo de reuniones las personas se distraen con otras actividades. Por ello, se recomienda realizar reuniones cortas y con menos personas, con descansos de 5 a 10 minutos entre una y otra para que las personas puedan atender otros temas entre una y otra, y para las reuniones mas largas desarrollarlas utilizando la técnica Pomodoro.
Inicios y finales tardíos: empezar reuniones de manera tardía o alargarlas porque no se ha terminado la discusión cuando el tiempo fijado se agota son prácticas nocivas y dañinas en la mayoría de culturas organizacionales. Premiar el mal comportamiento del que llega tarde o la falta de planeación y control durante la sesión nunca deberían ser permitidos porque son un mal ejemplo. Para medir este comportamiento pueden usarse reportes provistos por las plataforma de videoconferencia o encuestas anónimas de los asistentes.
Participación en las reuniones: todas las personas que asisten a una reunión deberían participar en la misma, pues de lo contrario no era necesario que asistieran. Por ello el porcentaje de participantes que simplemente saluda y se despide o asiente tímidamente antes las decisiones tomadas debería ser cero. Algunas plataformas de videoconferencia miden el porcentaje de tiempo que cada participante estuvo activo haciendo uso de la palabra. Sin embargo, un análisis de la participación de cada quien por parte del organizador de la reunión es un buen insumo para reflexionar sobre la necesidad de su asistencia a la misma. Si era solo para que estuviera informado, hubiese sido mejor haberle mandado un correo.
Redundancia de los tomadores de decisiones: una de las razones por las cuales las personas abusan más de las reuniones es por la falta de claridad o deseo de asumir responsabilidades. Cuando la decisión es colectiva nadie es responsable de la misma. Valida entonces si en tu empresa hay muchas reuniones llenas de vicepresidentes o líderes de alto nivel que toman las decisiones en conjunto. Medir cuántas reuniones cuentan con la presencia de los mismos tomadores de decisiones ayuda a saber si las decisiones se están tomando de manera efectiva en la organización.
Nivel de colaboración: la falsa creencia de que trabajar en equipo equivale a estar reunido lleva a que los trabajadores hagan pocas cosas solos y se la pasen juntándose con otros para trabajar. Por ello medir con cuántas personas pasa cada empleado más de dos horas a la semana reunido o en contacto con por chat es un buen indicador del nivel de colaboración. Si este número es mayor a 10 personas, indica que hay un nocivo exceso de colaboración, que los roles no están siendo claros o que las personas no están asumiendo las responsabilidades que les corresponden. En síntesis, hay unos procesos ineficaces e ineficientes.
Grado de claridad: el nivel de claridad en las reuniones abarca desde el objetivo de la citación y la información compartida con anterioridad a la misma, hasta las conclusiones y acuerdos tomados durante la sesión. No hay nada más desalentador que ir a una reunión sin saber de qué se tiene que ver con ella o salir de una junta preguntándose en qué quedaron. Por ello, aplicar una encuesta anónima para asegurarse que el 100% de los asistentes tenía claro el objetivo de la reunión y las conclusiones a las que se llegaron pueden servir para mejorar el nivel de claridad. O también, aplicar un técnica tan sencilla pero poderosa como es el check-in y el check-out de las reuniones.
Al medir estos factores las empresas pueden identificar los aspectos, áreas o equipos en los que las reuniones pueden mejorarse para hacerlas así de mayor valor para la organización, los equipos y las personas.
Inspirado en Las 12 métricas principales para reuniones efectivas de Rafael Uribe. Disponible en: https://www.inwork.com.co/blog/4gbt4xbqtilbr7khfc9c7wqcm68ctk