No tienes que hacer todo lo que está en tu lista de pendientes. Elimina, delega, descarta o pospón todo aquello que se pueda.
He dedicado varios artículos a hablarles sobre la lista de pendientes o de cosas por hacer. Les he explicado que es una de las dos herramientas que debemos usar para gestionar nuestros compromisos o actividades – la otra es el calendario –. Y les he dicho que contar con una lista de pendientes única y centralizada, que siempre viaje con nosotros para que la podamos actualizar y mantener al día es vital para lograr una alta productividad.
Igualmente, les he compartido antes una serie de claves para que escriban sus quehaceres de una manera adecuada, que los potencie y los lleve de la lista de pendientes a la acción. Que sean cortos, concretos, claros y que empiecen siempre con un verbo.
Sin embargo, hay una situación particular frente a la cual no les he hablado y que le sucede a muchas personas cuando aplican las recomendaciones anteriores. Y es sentirse abrumado al ser conscientes de la cantidad de cosas que tenemos por hacer. Esto los lleva a comportamientos poco alentadores y para nada productivos como son la parálisis por análisis, la procrastinación y la dificultar para realizar una adecuada priorización.
Por ello, hoy les quiero compartir cuatro técnicas para que depuren su lista de pendientes y, en lugar de hacerla crecer sin parar, la puedan reducir a su mínima expresión retirando de ella aquellas tareas que nos abruman, no generan valor y no nos dejan avanzar:
1. ELIMINA LO QUE NO SEA ABSOLUTAMENTE NECESARIO
A nuestras listas de cosas por hacer siempre llegan todo tipo de tareas o actividades. Algunas de ellas son absolutamente necesarias para el logro de nuestros objetivos y para alcanzar las metas que nos trazamos. Pero algunas otras son simplemente deseables. Es decir, sería bueno que las hiciéramos y quizás podrían mejorar de algún modo los resultados que obtendríamos, pero no son vitales para alcanzar los resultados. Este tipo de actividades las deberíamos eliminar.
Semanalmente, o al menos cada quince días, deberíamos revisar con cabeza fría qué de lo que tenemos por hacer podría obviarse sin que se ponga en riesgo o se comprometa el resultado de alguno de nuestros objetivos. Y si definitivamente no pasa el filtro de la necesidad, debemos eliminarlo para disminuir la cantidad de cosas que tenemos por hacer. Recuerda que estar ocupado no significa ser productivo.
2. DELEGA COSAS QUE NO TE AGREGUEN MUCHO VALOR
Definir cuándo una actividad nos agrega valor es una de las acciones más complejas que tiene el manejo del tiempo. Esto implica una mirada objetiva y desapasionada de las actividades y de las personas involucradas en ellas para definir el valor que nos agregan, o lo que es lo mismo, su nivel de importancia. Entre más valor nos agregue algo, más importante es. Sin embargo, a la mayoría de las personas nos cuesta esto porque pensamos que todo lo que tiene que ver con nuestros jefes, nuestros hijos o nuestros padres, por ejemplo, es importante. Pero no es así. Una cosa es la persona y otra la actividad. Las personas pueden ser importantes pero las actividades, así tengan que ver con ellos, no siempre lo son.
¿Cómo saber entonces si algo nos agrega valor o no? Simplemente preguntarte si alguien más podría hacerlo por ti. Si la respuesta es afirmativa, significa que no te agrega mucho valor, mientras que si la respuesta es negativa, implica que sí te agrega valor. Identifica todo aquello que alguien más podría hacer por ti o que no te agrega mucho valor y delégaselo a alguien para que sea otro el que se encargue de su ejecución.
3. DESCARTA AQUELLO QUE NO SE VA A HACER
Todos tenemos en nuestras listas de pendientes actividades que venimos arrastrando desde mucho tiempo atrás. Tareas que llevan días, semanas y hasta meses en la cola de las cosas por hacer pero que no nos decidimos a ejecutar. Puede ser porque no nos gusten, porque no sean tan necesarias, porque no sean importantes o simplemente porque realmente no se requieren. No importa la razón. Simplemente no tienen fundamentos suficientes para que ameriten ser realizadas. Sin embargo, nos atormentan y engrosan nuestra lista de pendientes aumentando nuestra carga emocional y la sensación de que es más lo que tenemos por hacer.
¿La solución? Sincérate contigo mismo. En lugar de seguir arrastrando esa pesada carga de responsabilidades, bórrala de tu lista de pendientes. Deja de cargar ese peso en tus espaldas y verás lo liberado que te sentirás. Pero si eres de los que cree que eso no te pasa te invito a hacer una reflexión: cualquier pendiente que lleve más de tres semanas en tu lista y aún no lo hayas ejecutado es una de las actividades que pertenece a esta categoría. Tal vez estarás esperando a una presión externa, a que alguien te lo solicite o a algo que te motive a hacerlo. Pues bórralo y espera a que ese algo o alguien llegue y te lo recuerde, pero no lo dejes madurando en tu lista de pendientes, atormentándote hasta más no poder.
4. POSPÓN LO QUE PUEDA HACERSE LUEGO
Si un pendiente cae en esta categoría, en lugar de dejarlo mezclado con las actividades más inminentes y concretas que tengamos por hacer, debemos ponerla en una categoría de deseos, de delegadas o de proyectos futuros, las cuales no deben confundirse con lo que realmente tenemos por hacer el futuro cercano. Y una vez al mes o cada dos meses, podemos darle una mirada para evaluar si están dadas las condiciones de inmediatez que nos implica volverla a poner en nuestro radar para llevarla a la ejecución. Pero no dejemos que simplemente hagan bulto en nuestro día a día y nos atormenten cuando ni siquiera las podemos o tenemos que hacer.
Haz una revisión de tu lista de pendientes bajo esta mirada y depúrala. Elimina, delega, descarta y pospón. Verás el alivio que sentirás y el descanso que te generará. El resultado: vas a potenciar tu productividad y a aumentar tu bienestar. Te lo aseguro.