No revises tu correo a primera hora

La forma cómo lees el correo es el hábito que está haciendo a tu equipo más reactivo y menos productivo. Aprende por qué es importante que no revises tu correo a primera hora.

Hay algo que ocurre casi automáticamente al empezar el día. Prendes el computador, abres el correo y empiezas a revisar qué llegó. Ni siquiera lo cuestionas. Es costumbre, es inercia, es casi reflejo. Algunos lo hacen por si ha llegado algo urgente que deban atender a primera hora y otros simplemente porque no tienen claro por dónde empezar y encuentran en revisar el correo una acción segura que los hace sentir que se están poniendo a trabajar. 

Sin embargo, te puedo asegurar que ninguna de estas razones – o cualquier otra que tengas en mente – son la verdadera razón por la que abrimos el correo a primera hora. La verdadera razón es muy sencilla: todos revisamos el correo a primera hora para evitar trabajar en lo que realmente importa. Es una forma elegante de procrastinar, evitando hacer aquello que nos incomoda. Y la falsa sensación de ocuparnos en algo – el correo – que se siente productivo, es nuestro salvavidas. O al menos el que creemos que estamos encontrando. Te voy a explicar por qué. 

CUANDO ABRES EL CORREO DEJAS DE DIRIGR TU DÍA

El momento en el que abres tu bandeja de entrada para revisar el correo electrónico, le estás entregando el control completo de tu día a las prioridades de otras personas. Tu enfoque deja estar en aquellas tareas que realmente importan y que te ayudan a cumplir tus metas y objetivos y se dirige a todo aquello que es urgente para alguien más. Y esto no te afecta solamente a ti; impacta el trabajo y los resultados de todo tu equipo.

Por ello, cuando tu equipo revisa el correo a primera hora: 

• Empieza el día en modo reactivo y no proactivo

• El cerebro de todos empieza a congestionarse con tareas antes de estar completamente despierto y conectado

• El estrés y la sensación de sobrecarga laboral se activan incluso antes de tomarse el primer café de la mañana

Ahora, si te parece que esto tiene sentido, te preguntarás ¿por qué tu equipo y la mayoría de los profesionales están atascados en este hábito? Las razones son muy sencillas y pueden catalogarse dentro de las acciones que llamamos pseudotrabajo:

• Sentimos que es necesario estar al tanto de todo lo que está pasando

• Creemos – de manera errada – que dar una respuesta rápida a los mensajes que recibimos es un sinónimo de ser productivos

• Pensamos que empezar la jornada laboral gestionando nuestro correo nos ayuda a mantener todo bajo control, cuando en realidad significa todo lo contrario

CÓMO RECUPERAR EL CONTROL DEL DÍA

Si ya estás convencido del daño que le ocasiona abrir el correo a primera hora a la productividad de tu equipo, pero no sabes entonces cómo y cuándo revisar tu correo, acá te comparto tres buenos hábitos que pueden poner en práctica para revisar el correo de manera eficiente y oportuna, sin dejar que se convierta en un mecanismo de procrastinación que sabotee los resultados que están tratando de alcanzar: 

1. Planea tu día desde la tarde anterior: dado que la procrastinación no es una acción consciente, sino un mecanismo de defensa y protección ante algo que nos causa malestar o incomodidad, una de las mejores formas de evitarla es definiendo con anticipación qué actividad se va a realizar al inicio del día. Por ello, en la tarde, antes de apagar el computador, es cuando debemos analizar qué tareas tenemos pendientes por hacer y cuáles de ellas deberían ejecutarse al siguiente día. Una vez las hayamos identificado, debemos priorizarlas desde la más importante hasta la menos importante, según el impacto que tengan en los resultados que queremos generar. La más importante de las tareas es la que debemos ejecutar al día siguiente y para que esto pase, debes dejar de una vez alistada toda la información y herramientas que se requieran para ejecutarla tan pronto te sientes a trabajar al día siguiente. Equivale a dejar la ropa para hacer ejercicio lista desde la noche anterior para que sea lo primero que veas cuando te levantes.

   
   

2. Dedica la primera hora del día a tiempo de concentración: Cuando te sientes frente al computador, que es el momento más productivo del día para casi todas las personas dado el alto nivel de energía con el que empezamos la jornada tras el descanso que proporciona un buen dormir, y ya con todas las herramientas e información requeridas y que dejaste preparadas desde el día anterior, ponte a trabajar en esa tarea más importante que identificaste al realizar tu planeación. Evita abrir el correo – desactiva su inicio automático si es el caso – y desactiva también las notificaciones, tanto del correo como de los sistemas de chat. Enfócate en esta tarea, de manera individual y utiliza mecanismos como audífonos o un aviso sobre tu escritorio para aislar ruidos o perturbaciones externas que te puedan desconcentrar. Ahora, recibirías un beneficio adicional si realizas esta tarea aplicando la técnica Pomodoro.

   
   

3. Lee el correo una vez termines la primera tarea: Al haber terminado la primera tarea del día, algo all que deberías dedicar no más de dos horas – de no ser así, significa que no estás abordando tu trabajo por tareas sino por proyectos que debes partir en componentes menores –, puedes proceder a abrir el correo electrónico laboral. Este es el momento ideal para dedicar unos 15 minutos dar una mirada a todos aquellos mensajes que te han llegado desde el día anterior y dar respuesta a todos aquellos que requieren una acción que puedes completar en menos de dos minutos; para los que demanden un esfuerzo o tiempo mayor, debes dejarlos para después, bien sea anotándolos en tu lista de pendientes o llevándolos de una vez al calendario separando el momento en el que los vas a gestionar.   

Si quieres que esto funcione de verdad, no puede depender solo de una persona. Porque si tú no revisas el correo, pero todo tu equipo sí… las interrupciones vuelven. Si tú priorizas, pero los demás operan en urgencia… la fricción aparece. 

Por eso, este no es solo un hábito individual. Es una decisión de equipo. Un equipo que define cuándo se responde, un equipo que protege espacios de concentración, un equipo que deja de confundir rapidez con productividad. Cuando eso pasa, el cambio es evidente: menos estrés, más claridad y mejores resultados.

Así que la próxima vez que te sientes frente al computador, haz una pausa antes de abrir el correo y pregúntate: ¿Voy a empezar mi día ejecutando lo importante… o reaccionando a lo urgente de otros? Esa decisión, que parece pequeña, define mucho más de lo que crees.