Si quieres que el tiempo te rinda más, implementa estos quince pequeños cambios que te ahorrarán miles de horas.
El tiempo, al igual que el dinero, no se pierde de manera intencional en grandes cantidades, sino en pequeños montos, ni se consigue fortuitamente en grandes cantidades.
Así como no conozco a nadie que diga que quiere perder diez millones, tampoco conozco a nadie que diga que quiere perder cuatro horas o un par de días para luego sentir que no tiene tiempo. Sin embargo, sí he visto a muchas personas perder, sin darse cuenta, una moneda de 100 y unos cuantos segundos en acciones o actividades que nos les agregan ningún valor. El problema es que la suma de esos pequeños momentos puede llegar a representar una gran cantidad. Tiempo valioso que con seguridad vamos a sentir que nos hizo falta para dedicárselo a aquello que realmente queríamos.
De la misma manera, así como conseguir dinero en grandes cantidades como ganarse la lotería o recibir una herencia es algo que a muy pocos les pasa, recuperar el tiempo en grandes cantidades casi nunca sucede. En cambio encontrarse una moneda en la calle o conseguir un 10% de descuento en una compra es algo más frecuente y común. Es por esto que hoy te comparto quince pequeños cambios que te ahorrarán miles de horas si los pones en práctica:
AGRUPA TAREAS SIMILARES: el tiempo que implica cambiar de actividad es un tiempo perdido. Este principio viene de la producción en donde se demostró que es más eficiente producir mil unidades de un producto y luego mil de un segundo, que producir una unidad de uno y luego fabricar una del otro. Sé que esto lo aplicas en tu casa al lavar la ropa por cargas, en lugar de prenda por prenda, o cuando vas al mercado cuando te faltan varias cosas y no cada vez que se te acaba algo. ¿Entonces por qué no lo haces en tu trabajo diario? Realiza los pagos una vez a la semana, lee tu correo dos veces al día, dedica media hora a hacer llamadas.
HAZ UNA LISTA DE COSAS QUE NO VAS A HACER: cuando programamos nuestros días, la mayoría de las veces nos enfocamos en lo que tenemos por hacer. Sin embargo pocas veces dedicamos tiempo a listar aquellas cosas que no vamos o deberíamos hacer. Esta acción es tan importante como la primera y te ayuda a identificar ladrones de tiempo y actividades de poca importancia que te están consumiendo tiempo.
ESCRIBE CADA DÍA TUS TRES METAS: no es lo mismo estar ocupado que ser productivo. Así que antes de empezar cada día, o mejor, desde el día anterior antes de terminar tu jornada, revisa las cosas que tienes por hacer e identifica tres de ellas que si las culminas te harían sentir como un ganador. Escríbelas y asegúrate de empezar el día trabajando en ellas. No las abandones hasta que no estén culminadas.
PON EL TELÉFONO EN ESCALA DE GRISES: una de las mayores distracciones que enfrentamos en la actualidad es nuestro teléfono celular. Un gran responsable de ello es el diseño de las imágenes que nos ofrece. Pasándolo a escala de grises se volverá tan poco atractivo a tu vista que preferirás no usarlo. Te lo aseguro, ya me pasó.
CREA REGLAS O FILTROS EN TU CORREO: la angustia que genera el correo electrónico se debe principalmente al número de mensajes que recibes. Utilizando reglas (para Outlook) o filtros (para Gmail) podrás fácilmente eliminar, mover o disponer de mensajes que provengan de un remitente específico, en los que estés copiado – en lugar de ser dirigido directamente a ti – o que tengan un determinado asunto, entre otras características, sin si quiera tener que verlos.
DESACTIVA LAS NOTIFICACIONES: dependiendo del estudio, se dice que toma entre dos y quince minutos recuperar totalmente la concentración tras una interrupción o distracción. Todas las aplicaciones vienen por defecto con las notificaciones activadas. Desactiva todas aquellas que no sean urgentes (solamente las del banco y los domicilios podrían llegar a serlo). Verás cómo tu trabajo te rinde más y cuánto tiempo recuperas.
UTILIZA AUDÍFONOS PARA CONCENTRARTE: cuando te quieras concentrar usa audífonos que te permitan aislarte de ruidos externos y te ayuden a enfocarte en aquello que quieres hacer. Esto, además ahuyentará a quienes quieran interrumpirte pues son un símbolo implícito de ocupación. Y si pones música o sonidos que aumenten tu concentración el poder de este cambio será mucho mayor.
CIERRA APLICACIONES Y VENTANAS: la persona promedio dedica cuatro horas a la semana a cambiar de aplicación o ventana en su computador o celular. Este tiempo es el que toma el cambio y no incluye el que dedicamos a utilizar las aplicaciones o programas. Así que si eres de los que mantiene varios archivos, correos y presentaciones abiertos en tu computador este tiempo podría ser aún mayor. Vuelve costumbre parar tres veces al día y cerrar todo aquello que tengas abierto. Si encuentras algo que no quieras olvidar, mejor anótalo en tu lista de pendientes.
DUERME LEJOS DEL CELULAR: la adicción al celular es tan grande que la mayoría de las veces ni siquiera nos damos cuenta cuando lo tomamos durante el día. La solución a esto sería mantenerlo lejos, pero resulta poco práctico para la mayoría de las personas. Sin embargo, al menos duerme lejos de él para que no sea lo primero que cojas al despertar. Regálate los primeros momentos del día para que agradezcas, planees tu día, medites, hagas ejercicio o simplemente te arregles en paz, sin la adrenalina y angustia que generan la lectura de chats, correos y redes sociales.
ANOTA TODO LO QUE TENGAS POR HACER: nuestra mente está hecha para pensar y no para recordar. Por ello, compila tu lista de pendientes en un lugar – físico o digital – en el cual anotes todo aquello que tengas por hacer o que no quieras olvidar, tanto en el ámbito laboral como en el personal. Asegúrate de que este mecanismo viaje siempre contigo y verás como nada se te vuelve a pasar.
COPIA A MENOS PERSONAS EN TUS CORREOS: entre más personas estén copiadas en un correo, más serán las potenciales respuestas (correos) que vas a recibir. Por ello copia únicamente a las personas que de verdad necesitan estar enteradas de algo y utiliza otros mecanismos como la nube, servidores compartidos y Teams para dar acceso a los equipos a información de interés común.
TOMA MÁS DECISIONES: se dice que las persona no necesitamos más tiempo sino que necesitamos decidir más. Por ello en lugar de rumiar las decisiones, dedica tiempo a decidir solo aquello que sea de verdad relevante en tu vida y automatiza, crea reglas o fíjate límites para tomar decisiones frente al 95% de las cosas que afrontas en tu día a día, pues ninguna de ellas va a ser determinante para tu futuro.
DEPURA TU ARCHIVO: el 80% de los documentos y correos que guardamos nunca los volvemos a utilizar. Sin embargo, sí congestionan nuestro archivo y hacen que sea más difícil encontrar lo que buscamos por la gran cantidad de información. Así que, si quieres encontrar fácilmente tus archivos, guarda solo aquellos que de verdad sean importantes y vayas a necesitar en el futuro, ubicando los de más uso en un repositorio – el activo – y en otro – el de referencia – lo de menor utilización.
HAZ DE UNA LO QUE TOME MENOS DE DOS MINUTOS: una de las mejores técnicas para mantener la lista de pendientes con pocas tareas por hacer es realizar de una vez cualquier cosa que te pidan que te tome menos de dos minutos ejecutarla. Si ya tienes tu mente pensando en dicho tema es más eficiente evacuarlo de una vez que ir a anotarlo (o peor aún dejarlo a la suerte de tu memoria) y volver a retomarlo en un futuro para su ejecución.
EVITA EL PSEUDOTRABAJO: acciones como leer el correo a primera hora de la jornada, ponerse a organizar el escritorio antes de empezar a trabajar, revisar el celular para ver quién te ha escrito, parecen acciones inofensivas que te están ayudando a evacuar de una mejor manera lo que tienes por hacer. Sin embargo, estas acciones son catalogadas como pseudotrabajo o actividades que te ayudan a calentar silla, porque las realizamos para sentir que estamos ocupados y así evitar afrontar una tarea más compleja o difícil que queremos procrastinar.
Si quieres más recomendaciones para ahorrar tiempo o recuperarlo, te sugiero además tomar una sola vez estas decisiones que te ahorrarán tiempo.