Trabajar menos es más difícil que trabajar más, pues implica dejar de hacer muchas cosas que hoy hacemos. Sin embargo, trae tantas recompensas que bien vale la pena intentarlo.
Ser productivo significa lograr los mismos resultados trabajando menos tiempo. Esto que parece tan obvio y tan sencillo, es algo bien complicado de implementar. El entorno laboral, la sociedad y nuestra estructura misma nos llevan a pensar que entre más ocupados estemos mejores trabajadores somos. O dime si, ¿no sería un reto para ti decirle a tu jefe un día cualquiera, tipo diez de la mañana, que te vas a tomar el resto del día o el resto de la semana libre porque ya no tienes nada por hacer y ya cumpliste tus metas?
Estoy seguro de que, aunque seas capaz de hacerlo, antes de decirlo se te van a pasar por tu mente al mentos dos pensamientos retadores que te van a hacer dudar. El primero es que si dices que no tienes nada por hacer o que ya terminaste lo que tenías, te van a poner más trabajo; es decir, te van a castigar con más tareas por ser eficiente y productivo. Lo segundo que se puede pasar por tu mente es que si terminas tan rápido van a pensar que tu cargo no se requiere y que podrían ahorrar dinero si prescinden de ti y reparten tus tareas entre tus compañeros. Ambos pensamientos te van a llevar de manera automática a no decirlo o a ocuparte en algo más – quizás de manera inconsciente – para mostrar que tienes trabajo por hacer y estás comprometido con la empresa.
Sin embargo, trabajar menos tiempo es algo muy gratificante porque nos da mayor libertad, más flexibilidad en cuanto a qué hacer y cuándo hacerlo, nos deja más tiempo para nuestra familia, nuestros amigos, nuestros pasatiempos y hasta para descansar. En resumen, trabajar menos tiempo nos permite tener una mayor sensación de balance, equilibrio y calidad de vida. Algo que estoy seguro todos buscamos.
Es por esto que la idea de implementar jornadas laborales de cuatro días es tan atractiva y tentadora para muchos. Pero lo que quizás no somos conscientes es que la jornada laboral de cuatro días y la reducción misma de la jornada laboral son acciones que conllevan varios retos individuales y organizacionales y podrían inclusive aumentar el nivel de estrés de muchas personas, pues implican cambios en la forma como trabajamos y en la forma como nos relacionamos, que no siempre son fáciles de implementar.
A QUÉ DEBES RENUNCIAR
Si de verdad te interesa aumentar tu productividad y dedicar menos tiempo a trabajar, empieza por modificar los siguientes comportamientos en la forma como abordas tu trabajo:
Decir que sí a todo lo que te pidan: deja de creer que prestar un buen nivel de servicio o ser un buen compañero o miembro de equipo implica decir todo el tiempo que sí. Siempre que te pidan algo, antes de aceptarlo, valida que sea necesario y no deseable, asegúrate de que seas tú quien deba hacerlo y que no haya una forma más sencilla de hacerlo que no te involucre a ti. Para lograrlo, debes aprender a decir que no de manera asertiva, que aunque retador, es una de las maneras más efectivas de liberar tiempo para ti.
Trabajar sin contar con un plan: muchas personas dicen que mientras planean mejor hacen las cosas. Sienten que la planeación no agrega ningún valor porque no están viendo resultados tangibles de su trabajo. Sin embargo, está demostrado que una hora dedicada a la planeación ahorra diez horas en la ejecución. Así que debes dedicar siempre un rato para planear tu semana y unos minutos para planear tu jornada, de manera que asegures la adecuada organización de tu tiempo y tus tareas a partir de tu disponibilidad, los compromisos adquiridos y tu nivel energético.
Empezar por las tareas más fáciles: priorizar es un ejercicio que nos ayuda a identificar qué hacer y en qué orden hacerlo. Nos ayuda a evitar la procrastinación y a desgastarnos haciendo primero lo más fácil. A partir de la combinación de los criterios de urgencia e importancia evitamos que las cosas pequeñas, cortas y fáciles ocupen nuestro tiempo y nos hagan sentir agotados para cuando vayamos a abordar las tareas más difíciles. Organiza tu trabajo con base en tus objetivos y empieza los días haciendo aquello que te agrega más valor, que con seguridad será lo más complejo y retador.
Dejar que lo urgente acapare tu atención: la sensación de urgencia de las tareas llama nuestra atención como los objetos brillantes. La cercanía de una fecha límite dispara nuestra adrenalina y nos impulsa a la acción. Esto nos aleja de criterios como la importancia y la necesidad de hacer algo, llevándonos a hacer cosas que no nos acercan a nuestros objetivos y que quizás ni siquiera hay que hacer. Aplicar mecanismos básicos de planeación y priorización te ayudará a evitar que lo urgente acapare y consuma tu atención.
Distraerte (o dejarte distraer) continuamente: debes mantenerte enfocado en lo que estás haciendo y evitar que otros temas, herramientas o personas te distraigan. Excepto si eres un médico, estoy seguro que cualquier cosa puede esperar a que termines lo que estás haciendo para ser atendido. Desactiva las notificaciones, avisa que vas a estar ocupado y utiliza audífonos que te ayuden a aislarte para que te puedas concentrar. De lo contrario no serán una distracción, sino una elección.
Hacerlo todo tú mismo: la mejor forma de lograr que las cosas se hagan sin que nos consuman tiempo es delegándolas. Que alguien más, bien sea personas o sistemas, lo haga por ti. El 80 % de las actividades que realizas en tu día a día alguien más podría hacerlas en lugar de ti. Deja que todas aquellas actividades de poca importancia sean realizadas por herramientas u otras personas, mientras te dedicas a hacer actividades de mayor valor y que solo tú puedas hacer.
Sostener reuniones de más de media hora: estudios han demostrado que 9 de cada 10 reuniones son innecesarias. Bien sea porque no se requerían o porque pudieron haber sido un correo o una llamada. Las reuniones deberían limitarse solo a las discusiones requeridas para la toma de decisiones. Así que elimina todas aquellas que no tengan este fin y además limita el tiempo que les das para que sean concretas y todos los participantes vayan directamente al grano.
Pedir plazos largos para tus compromisos: la Ley de Parkinson dice que las tareas se toman tanto tiempo como les demos. Además, entre más tiempo tengamos disponible para hacer algo, más tentados estamos a procrastinar su ejecución. Por ello acorta los plazos que tienes para realizar las tareas y entre más retadora e incómoda sea la actividad, menos plazo para hacerla deberías pedir. Alargarlo solo aumentará la duración del malestar.
Buscar la perfección: se dice que lo excelente es enemigo de lo bueno. Además, estudios han demostrado que cuando se ha alcanzado el 90% de una tarea, apenas se ha invertido el 50% del tiempo que requiere. Y es que ese 10% final de calidad, que en últimas lo que busca es alcanzar la excelencia o la perfección, es altamente demandante en tiempo y no retribuye la inversión que demanda. Aprende a encontrar ese punto de inflexión en donde la calidad es suficiente y, aunque el entregable no sea perfecto, la demanda de tiempo que requerirá mejorarlo no lo justifica, para que pares de trabajar.
Revisar las redes sociales durante la jornada laboral: tomar nuestro teléfono y revisar las últimas novedades en Instagram, TikTok, X (antes Twitter) y no sé cuantas otras redes sociales y sistemas de mensajería es una actividad involuntaria que hacemos sin si quiera darnos cuenta. Y aunque pensamos que esto no nos toma más de cinco minutos, al realizarlo de manera periódica cada 20 o 30 minutos, podría consumirnos por lo menos una hora diaria en medio de la jornada laboral. No te digo que no las consultes, pero hazlo al final del día cuando hayas terminado de trabar. Es distinto salir a las 6:00 p.m. tras haber revisado redes todo el día, que hacerlo a las 5:00 p.m. para luego sentarte a navegar por ellas. ¿O no?
Por esto es que podemos asegurar que trabajar menos es más difícil que trabajar más. Sin embargo es algo que vale la pena y que nos trae grandes recompensas. Así que anímate a intentarlo.